Organizational Design: Um Guia Completo

Organizational design é tanto uma arte como uma ciência. O processo de criação de um sistema no qual as pessoas podem trabalhar juntas para alcançar objetivos comuns é altamente complexo e não há uma maneira de fazê-lo corretamente. Neste artigo, vamos explicar o que é o design organizacional, o que impulsiona o design organizacional, como desenhar uma organização e como um design eficaz pode ser medido em termos de eficácia organizacional. Vamos mergulhar!

Conteúdo
O que é design organizacional? Uma definição
Cinco princípios de design organizacional
Cinco fatores que afetam o design organizacional
Eficácia organizacional
Conclusão
FAQ

O que é design organizacional? Uma definição

Para começar com uma definição técnica: Desenho organizacional é a administração e execução do plano estratégico de uma organização. Isto significa que a estratégia da organização determina o desenho organizacional ideal. Além disso, também significa que não há realmente nenhuma melhor prática de desenho organizacional. O desenho organizacional é mais a criação do melhor ajuste entre as escolhas estratégicas da organização e o cenário organizacional.

Isto é representado na figura abaixo. O design organizacional é determinado pela direção estratégica da empresa, ou seja, pela visão, missão e objetivos da empresa. Estes levam a estratégias em que a empresa compete, as quais são habilitadas através do desenho organizacional.

Por exemplo, a Empresa A opera num mercado estabelecido e procura manter a sua posição. Esta empresa terá uma estratégia de liderança de baixo custo, focada na eficiência. Em termos de desenho organizacional, esta empresa terá uma autoridade forte e centralizada, controle rigoroso e muitos procedimentos operacionais padrão.

A empresa B é uma organização inovadora e de rápido crescimento que enfatiza a aprendizagem. Esta empresa terá um design mais fluido e flexível, uma estrutura muito mais descentralizada, controle frouxo, os funcionários estão trabalhando diretamente com os clientes, e são recompensados pela criatividade e assunção de riscos.

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Na empresa A, a assunção de riscos e o fracasso são punidos enquanto na empresa B, é muito mais provável que seja recompensada, avaliada e os ensinamentos do projecto falhado serão usados como trampolim para um novo projecto.

Os 5 princípios de desenho organizacional

Uma das coisas mais difíceis no desenho organizacional é sobre o que estamos desenhando. A resposta óbvia seria “a organização”. No entanto, o que é exatamente o que estamos projetando sobre a organização? É aqui que entram os cinco princípios de design organizacional.

O nosso ponto de partida para isto é Goold & Livro da Campbell Designing Effective Organizations. Goold e Campbell propõem cinco princípios de design organizacional. O design organizacional é um puxão de guerra entre estes cinco princípios. Cada princípio tem o seu próprio teste para ver se a situação actual é válida.

Isto vai ser um pouco complicado, por isso aguente-se! Mais tarde, vamos torná-lo mais concreto com diferentes exemplos.

1. Princípio da especialização. Este princípio diz que devem existir limites para encorajar o desenvolvimento de competências especializadas. O teste aqui é se alguma cultura especializada, que são entidades que têm que ser diferentes do resto da organização, tem proteção suficiente contra a influência da cultura dominante.
2. Princípio de coordenação. Este princípio estabelece que as atividades que são feitas devem ser coordenadas em uma única unidade. Esta unidade pode ser uma unidade de negócios, função empresarial, (coordenação horizontal) unidade de sobreposição, sub-negócio, unidade de recursos principais, unidade de serviços compartilhados, unidade de projeto ou unidade controladora. O teste aqui é se há necessidade de coordenação entre departamentos que é difícil de fazer. Estas ‘ligações difíceis’ são ligações onde o trabalho em rede normal não proporcionará benefícios de coordenação. Nesse caso, a coordenação deve ser facilitada, ou a responsabilidade deve ser colocada dentro de uma única unidade. Existem muitas unidades diferentes que podem ser usadas no desenho organizacional, como mostraremos abaixo.
3. Princípio do conhecimento e competência. Este princípio estabelece que as responsabilidades devem ser atribuídas à pessoa ou equipe mais apta a fazê-las. Isto significa que as tarefas são retidas por níveis superiores com base no seu conhecimento e vantagem competitiva. Se este não for o caso, elas devem ser posicionadas em níveis mais baixos na organização.
   Isso significa que o CEO não deve estar envolvido em todas as decisões – especialmente não em decisões que envolvam especialistas com muito mais conhecimento da matéria. O CEO está lá para o grande quadro e para equilibrar decisões complexas que impactam a organização e a estratégia.
4. Princípio de controle e compromisso. Este princípio é sobre ter um controle efetivo, por um lado, mantendo o compromisso e o compromisso, por outro lado. Isto é sempre um equilíbrio. O teste aqui é ter um processo de controle que esteja alinhado com a responsabilidade da unidade, seja econômico para implementar e motivador para as pessoas da unidade.
   Isso significa que o CEO não está dando o ‘go’ na decisão de compra por um teclado de $30 – isso seria altamente desmotivante e o controle sobre despesas tão pequenas deveria ser colocado mais baixo na organização para ser adaptável de qualquer forma.
5. Princípio da inovação e adaptação. Este princípio estabelece que as estruturas organizacionais devem ser suficientemente flexíveis para se adaptarem a um mundo em constante mudança. O teste aqui é que o desenho organizacional ajudará no desenvolvimento de novas estratégias e na adaptação a mudanças futuras. Mais adiante neste artigo, daremos um estudo de caso de uma organização que foi incapaz de se adaptar a um ambiente em rápida mudança, prejudicando seus processos internos e seus resultados.

Estes cinco princípios são afetados por diferentes fatores no ambiente interno e externo da organização. Anteriormente, falamos de estratégia. A anteriormente mencionada Empresa A visava manter a sua quota de mercado e optimizar a sua margem de lucro. Esta empresa se beneficiará de (1) maior especialização para reduzir ineficiências, (2) menor coordenação, (3 & 4) maior responsabilidade e controle na organização, e (5) a estrutura organizacional será mais rígida.

Estes cinco princípios permitem ao projetista organizacional (re)projetar e alinhar a organização com os fatores-chave que afetam o projeto organizacional.

Cinco fatores que afetam o projeto organizacional

Existem cinco fatores que impactam muito no projeto organizacional. Esses fatores são:

1. Estratégia. A estratégia dita as prioridades estratégicas de uma organização. Este é o fator de influência mais importante da estrutura e do design organizacional.
2. Ambiente. O ambiente em que uma empresa opera influencia sua estratégia, mas também dita como ela se posiciona. Em um ambiente em rápida mudança, a organização tem que projetar para maior flexibilidade, ou adaptabilidade, enquanto em um ambiente estável a organização pode otimizar para eficiência.
3. Tecnologia. A tecnologia da informação é um capacitador chave para a tomada de decisões. O estado da TI também impacta o design organizacional. Quando os sistemas estão instalados e a tomada de decisão é baseada em dados, a estrutura organizacional e o projeto – incluindo o potencial de controle hierárquico – será diferente de uma organização onde a maioria dos dados é armazenada em planilhas Excel não organizadas.
4. Tamanho & ciclo de vida. O tamanho e o ciclo de vida da organização também impactam a estrutura e o design da organização. Uma empresa com 20 pessoas tem desafios muito diferentes quando se trata de design comparado a uma empresa com 200.000 pessoas.
5. Cultura. A cultura organizacional é outro elemento chave que impacta a estrutura organizacional e o design – e, vice-versa, o design também impacta a cultura.

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Quando uma organização é estruturada e projetada de uma forma que se encaixa em seu propósito, ela resultará em eficácia organizacional. A eficácia organizacional inclui a obtenção de recursos nos quais a empresa compete (ou seja, a empresa tem a capacidade de ser competitiva), eficiência (ou seja, otimização dos recursos necessários para atingir as metas, o que significa que há um processo operacional suave com pouco desperdício) e eficácia (i.e. alcance de metas estratégicas).

Na seção seguinte, vamos analisar cada um destes cinco fatores, explicando como estes impactam o projeto organizacional.

Estratégia

A estratégia organizacional é o ponto de partida mais importante para a estrutura e o projeto organizacional. Vai além do escopo deste artigo para explicar como uma estratégia é criada – temos um ótimo artigo sobre estratégia de RH caso você queira verificar isso.

Michael E. Porter propôs que as organizações podem competir através de um custo mais baixo ou através da capacidade de oferecer produtos e serviços distintos que comandam um preço premium. O segundo passo é determinar se a organização tem um escopo estreito ou amplo. Isto significa que a organização ou compete em muitos ou em segmentos selecionados de clientes.

Isso resultou na estrutura de Estratégias Competitivas da Porter, na qual quatro estratégias competitivas são identificadas: liderança de custos, foco em custos, diferenciação e diferenciação focada.

As diferentes estratégias justificam um desenho organizacional diferente. Por exemplo, pegue uma empresa de bebidas que vende licor de uísque premium. O foco aqui é um segmento de mercado específico (clientes ricos que bebem whisky) com estratégias de diferenciação envolvendo uma marca forte.

Nesta organização, a produção pode ser uma unidade de negócio especializada focada em uma coisa: produzir um produto tecnológico especializado para DJs. Há alguma especialização no departamento de produção, mas a verdadeira inovação acontece dentro de equipes especializadas em produtos em que R&D e marketing estão em constante contato com os clientes para desenvolver novas características e produtos que o mercado precisa.

Simplesmente, vendas e marketing são unidades de negócio. Eles têm unidades diferentes, cooperativas e horizontalmente coordenadas sob elas – por exemplo, branding e patrocínios, marketing digital, relações públicas, vídeo/multimídia. Estas unidades são altamente colaborativas entre si e estão constantemente em contato com o mercado, levando a uma alta coordenação. Especialistas têm alta responsabilidade e embora exista um procedimento formal de sign-off para campanhas de marketing, muitas das campanhas acontecem em equipes de projeto descentralizadas que consistem de pessoas de múltiplas unidades overlay que comunicam entre si com freqüência, já que o mercado é um nicho de mercado no qual o marketing precisa ser bem coordenado.

Compare isso com uma estratégia de liderança de baixo custo e amplo custo alvo. Tomamos como exemplo uma empresa de produção de sabão. Eles produzem centenas de sabonetes – e embora façam algum marketing e vendas a lojas de varejo para algumas de suas linhas, a maioria dos sabonetes é produzida para marcas externas. A estrutura organizacional é altamente siloada e não se espera que mude.

Quando aplicamos isto aos cinco princípios de design organizacional, há: (1) alta especialização entre produção e vendas, (2) baixa coordenação é necessária, (3 & 4) conhecimento e controle são relativamente altos na organização e há (5) pouca colaboração necessária entre departamentos. De fato, quando uma nova linha de sabão é introduzida, as especificidades são comunicadas ao departamento de produção e após alguns testes, a empresa está preparada para produzir esse sabão nos próximos anos.

Ambiente

O ambiente também tem impacto na estrutura organizacional e no design. A indústria, as matérias primas, o mercado (de trabalho), o governo (internacional) e as influências socioculturais moldam o design necessário em diferentes graus.

O fator mais importante é a estabilidade ambiental. Há duas dimensões que influenciam a estabilidade ambiental:

• Dimensão simples-complexa. Isto se refere ao grau em que fatores externos influenciam a organização e a concorrência. Estes são múltiplos para grandes empresas como AT&T e British Telecom, onde todos os factores anteriormente mencionados actuam. Em comparação, uma loja de hardware familiar em um subúrbio enfrenta baixa complexidade ambiental.
• Dimensão estável-estável. Isto se refere aos elementos do ambiente que são dinâmicos. Grandes marcas de consumo como o McDonald’s são influenciadas pela mídia online. Elas são altamente visíveis em plataformas como Twitter, Instagram e TikTok, e um único post de tweet ou blog pode prejudicar muito uma marca. Por outro lado, as empresas de serviços públicos têm se mantido estáveis por muito tempo. Tomemos bibliotecas públicas nos EUA entre os anos 70 e 2000. Estas foram financiadas pela cidade local, condado, estado e governo federal.

Um ambiente altamente estável e similar justifica processos organizacionais padronizados e não-dinâmicos. Exemplos incluem os produtores de sabão ou fabricantes de recipientes. Por outro lado, um ambiente altamente instável e complexo exige que a organização se adapte constantemente. Exemplos incluem fabricantes de chips e empresas aeroespaciais.

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Programa de CERTIFICADO ONLINE Vimos isso através da COVID-crisisisis, onde muitas empresas se tornaram digitais sem esforço e algumas até fecharam seus escritórios.

WordPress, uma popular plataforma de blogging, tem uma força de trabalho 100% remota. Isto é possível através do uso extensivo de tecnologia e colaboração orientada por tecnologia.

Information Technology também permite que as organizações se tornem mais descentralizadas, melhorem a coordenação horizontal através de intranets, e a colaboração externa se torna possível através de extranets. Na verdade, Slack, uma das ferramentas de colaboração mais utilizadas, permite que colaboradores internos e externos se juntem à mesma equipe através de diferentes canais internos e externos, permitindo uma comunicação rápida.

Tamanho &Ciclo de vida

Tamanho é outro fator que impacta o design organizacional. Pequenas organizações são geralmente responsivas, flexíveis, planas, orgânicas e empreendedoras. Grandes organizações criam valor através da eficiência, têm alcance e marca globais, um mercado mais estável e dão mais ênfase aos gestores. Isto leva a diferentes escolhas de design organizacional.

As organizações crescem, elas passam por diferentes estágios de desenvolvimento. Saber em qual estágio uma organização está ajuda a detectar o desalinhamento entre os objetivos e a estratégia organizacional e a estrutura organizacional. Além disso, ajuda a identificar qual crise a organização provavelmente enfrentará.

Cultura

Cada organização tem a sua própria cultura única baseada nos seus valores, suposições, crenças, atitudes, sentimentos, histórias, heróis, símbolos, linguagem e hábitos. Essas culturas são melhor resumidas na estrutura de valores concorrentes.

Esta estrutura propõe que há uma série de valores concorrentes em uma organização: flexibilidade vs. estabilidade, e um foco interno vs. externo. Os valores competem, o que significa que não é possível ser tanto estável e flexível, ou focado tanto interno quanto externo.

Culturas diferentes levam a diferentes estruturas organizacionais. Uma organização com foco interno terá mais colaboração, enquanto uma organização com foco externo terá mais grupos de projetos e unidades de negócios voltados para o cliente.

Simplesmente, uma organização altamente estável tem unidades de negócios claramente definidas, enquanto uma organização flexível tem unidades horizontais muito mais focadas no mercado que usam diferentes especialistas para criar valor para o cliente.

Eficácia organizacional

Após ter criado um projeto organizacional apropriado para os cinco fatores que mencionamos anteriormente, o resultado é uma organização eficaz. Isto significa uma organização que é capaz de alcançar sua missão e objetivos.

Oficácia organizacional é difícil de medir. Entretanto, quando a entendemos bem, os sinais na organização podem nos fornecer informações sobre melhorias para a organização. Vamos concluir este artigo com três abordagens para medir a eficácia organizacional.

As abordagens correspondem a diferentes fases do processo de produção. Este é um modelo de entrada – processo – saída (IPO). Em cada etapa, a eficácia organizacional pode ser medida.

1. O primeiro indicador da eficácia organizacional é a abordagem baseada em recursos. Esta abordagem analisa o input e avalia a eficácia avaliando se a organização obtém efetivamente os recursos necessários para o alto desempenho.
2. A abordagem do processo interno analisa o processo de produção e avalia a eficácia usando a saúde interna e a eficiência econômica. Exemplos incluem uma cultura forte, comunicação confiável, tomada de decisão rápida, comunicação sem distorções e interação entre a organização e suas partes.
3. O terceiro indicador é a abordagem de metas. Esta abordagem avalia a eficácia, observando o quão bem a organização alcança seus objetivos. A chave aqui é focar nas metas operacionais, pois estas são mais fáceis de especificar e medir.

Para saber mais sobre o aperfeiçoamento da eficácia organizacional, confira nosso guia de desenvolvimento organizacional.

Estudo de caso

Para ilustrar isto, deixe-me compartilhar este estudo de caso sobre uma empresa de produção de grãos de café. Esta empresa ocasionalmente se esforça para fornecer os grãos de café necessários para a produção. Isso leva a problemas de abastecimento e, depois que a empresa falhou suas últimas metas de vendas trimestrais, é lançado um inquérito.

Acontece que há um desalinhamento entre o cenário político cada vez mais instável dos países produtores de café, levando a interrupções no abastecimento, e a estrutura organizacional fixa. Um inquérito adicional aos processos decisórios mostra que as decisões para mudar as linhas de abastecimento têm de ser aprovadas no nível C, levando a um atraso nas capacidades de tomada de decisões. Esses soluços são a principal razão pela qual as metas de vendas trimestrais não foram atingidas.

Para corrigir isso, a organização decide colocar a responsabilidade por partes dos departamentos de gestão e compras da cadeia de suprimentos mais abaixo na organização. Isto leva a uma tomada de decisão mais rápida, tornando a organização mais flexível para responder às mudanças no ambiente externo.

Neste estudo de caso, vimos sintomas em todos os três níveis: a entrada, o processo e a saída. Em um sistema ideal, você vai querer reconhecer esses sintomas no nível de entrada ou de processo antes que eles afetem o resultado. Isto pode ser feito implementando salvaguardas e criando um sistema de alerta precoce.

Conclusão

E isso encerra este artigo sobre design organizacional, no qual revisamos os cinco princípios-chave do design organizacional, que são coordenação, especialização, conhecimento e competência, controle e compromisso, e inovação e adoção.

Existem uma série de factores que influenciam estes princípios. Isto inclui a estratégia organizacional, ambiente externo, tecnologia, tamanho da organização & ciclo de vida e cultura. Estes fatores exercem pressão sobre os diferentes princípios de desenho organizacional.

A configuração destes cinco princípios determina como será a organização. Uma organização com alta coordenação estará altamente conectada, mas ao custo da especialização. Uma organização com alto nível de controle e comprometimento estará perdendo em inovação e adoção.

No final, o design e a estrutura organizacional são sobre tomar decisões equilibradas que darão à organização uma vantagem competitiva e que a ajudarão a alcançar seus objetivos.

É impossível cobrir tudo neste guia. Se você tiver alguma dúvida ou adição, sinta-se à vontade para comentar abaixo!

FAQ

O que é design organizacional?

O desenho organizacional é a administração e execução do plano estratégico de uma organização. Isto significa que a estratégia da organização determina o desenho organizacional ideal.

Quais são os princípios do desenho organizacional?

Há cinco princípios do desenho organizacional: especialização, coordenação, conhecimento e competência, controle e compromisso, e inovação e adaptação.

Que factores têm impacto no design da organização?

Existem cinco fatores que causam grande impacto no design organizacional: estratégia, ambiente, tecnologia, tamanho e ciclo de vida e cultura.

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