O que é um Arquivo de Empregados?
Os empregadores devem utilizar um arquivo de empregados para capturar e manter todos os documentos de RH, folha de pagamento, benefícios e conformidade em um único local. Com a evolução da tecnologia de RH, os empregadores devem armazenar todos os documentos essenciais de pessoal para cada empregado dentro do seu sistema de RH. A falha em manter e produzir adequadamente a documentação pode resultar em violações de conformidade ou potenciais multas.
Documentos protegidos por leis de privacidade, tais como registros médicos/de seguros e verificações de referências/fundos, não devem ser incluídos no arquivo básico do empregado.
Aqui está um instantâneo dos itens que podem ser incluídos em um arquivo básico do funcionário:
-
Descrição do trabalho
-
Aplicação de trabalho e/ou currículo
-
Oferta de trabalho
-
Formulário IRS W-4
-
Recebimento ou reconhecimento assinado do manual do empregado
-
Avaliações de desempenho
-
Formulários relativos aos benefícios do empregado
-
Formulários com contactos de emergência
-
Queixas dos clientes e/ou colegas de trabalho
-
Awards ou citações para excelente desempenho
-
Registros de freqüência ou conclusão de programas de treinamento
-
Avisos e/ou outras ações disciplinares
-
Notações sobre freqüência ou atraso
- >
Any contract, acordo por escrito, recibo ou confirmação entre o empregado e o empregador
-
Documentos relativos à saída do trabalhador da empresa
A solução de RH da Paycor oferece uma manutenção unificada dos registos dos empregados e muito mais. Explore nossa página de produtos de RH para saber como eliminamos arquivos em papel e mantemos suas informações seguras. Aprenda mais sobre novos funcionários onboarding e como arquivar impostos sem W2.