O que é uma folha de tempos?

Uma folha de tempos é uma ferramenta física ou virtual que lhe permite registar e manter um registo do seu tempo de trabalho. Isso significa que, como empregador, você poderá ver exactamente quantas horas cada empregado trabalhou.

Timesheets eram anteriormente conhecidos como livros de ponto. Elas foram usadas pela primeira vez no século 19 na forma de uma folha de papel que incluía tarefas, dias de trabalho e horas de trabalho escritas nela. Os empregados os carimbavam através de máquinas de relógio de ponto cada vez que chegavam ou saíam do trabalho. Estes eram essenciais na determinação do salário de um trabalhador.

Como era um livro de horas, “Sistemas de contabilidade de custos” da Metcalfe, 1885.

Qual é a finalidade de uma folha de horas?

Num ambiente de trabalho, o seu principal uso é para a folha de pagamento, gestão de recursos humanos e contabilidade. As folhas de tempos funcionam como uma base de dados que contém todos os registos de tempo necessários para que os empregadores possam pagar aos trabalhadores de forma justa. Estas também fornecem a prova do seu trabalho se ainda não tiver outra solução semelhante em vigor.

Você também pode usar as folhas de tempos na gestão de projectos. Sabendo quanto tempo a sua equipa gasta em tarefas pode ajudá-lo a detectar problemas de gestão de tempo e melhorar a sua forma de trabalhar.

Parado com outros métodos e ferramentas, as folhas de tempos aumentam a transparência. Mais pessoas verão quanto tempo você trabalhou, quantas pausas você fez e quando você tirou um dia de folga. No caso das folhas de horas virtuais, como ferramentas de gestão de projectos ou software de acompanhamento do tempo, os gestores de projectos podem ver em que é que os outros trabalharam e durante quanto tempo.

Ao contar as horas exactas gastas em tarefas, também irá calcular o custo do projecto, a taxa de compromisso dos seus funcionários e quantos recursos irá necessitar.

Ferramentas online podem permitir-lhe adicionar tempo de acordo com um projecto ou tarefa específica:

Adicionar tempo em massa no Paymo

Os funcionários podem até usá-los para melhorar a sua produtividade. Eles serão capazes de ver exatamente quantas horas gastaram em uma tarefa e visualizar como eles gastaram tempo diariamente.

Dados objetivos e transparentes podem ajudá-lo a ganhar a confiança de seus funcionários. Eles não questionarão mais se os outros estão trabalhando tanto quanto eles ou se os gerentes lhes pagam menos do que eles merecem.

Uma das vantagens mais importantes das folhas de horas e a razão para o seu uso generalizado é o fato de permitirem que todos os trabalhadores trabalhem horas iguais.

Para horários típicos de 8 horas, será obrigatório que todos os funcionários adicionem horas diárias que correspondam a esse limite. O ideal é que todos trabalhem exatamente pelo mesmo período de tempo que os outros membros da equipe.

As empresas podem se beneficiar porque os gerentes terão uma visão geral de para onde seu dinheiro está indo e como eles dividem os gastos. Como resultado, eles podem reduzir custos ou parar de investir dinheiro em áreas onde isso não faz sentido economicamente e redirecionar esses fundos para atividades mais lucrativas.

Movendo-se para a importância do tempo para a folha de pagamento e contabilidade. Se você for pago com base em horas faturáveis, uma folha de horas será a sua primeira prova que você pode mostrar para justificar os seus ganhos. Freelancers e trabalhadores por hora podem usar essas folhas de horas para comparar seus registros de horas anteriores entre si ou para fazer estimativas realistas para projetos futuros.

Digital versus folhas de horas de papel

Comparado com as folhas de horas de papel, com ferramentas online baseadas em nuvem você tem menos probabilidade de perder dados.

Cobrir-se com todos os papéis? A maioria destes armazena seus dados com segurança em servidores ou na nuvem por muitos anos e pode até mesmo facilitar a pesquisa em toda a confusão.

Acreditar ou não, algumas empresas ainda estão usando timesheets baseados em papel. Isto porque as timesheets físicas têm as suas vantagens como poupar custos e manter todo o processo simples.

No entanto, as desvantagens são que os empregados podem perder estas folhas de horas de trabalho e assim acabar sem qualquer evidência do seu trabalho para mostrar aos seus supervisores. Além disso, é muito mais difícil pesquisar através de folhas de horas de trabalho arquivadas do que através de um software. Este último ordena todos os documentos de acordo com as suas preferências para que possa identificar o que precisa mais rapidamente.

Pairing electronic timesheets with advanced project management or invoicing tools can ease the managers’ work. Estas facilitam o arquivamento, relatórios e facturação através de ferramentas e processos automatizados.

Online timesheets também lhe permitem ver as horas do seu trabalhador em tempo real sem ter de esperar que os documentos em papel passem pelo departamento de RH até que finalmente cheguem até si. Desta forma, irá reduzir muito do tempo inútil desperdiçado à medida que se deslocam de um departamento para outro.

O benefício mais importante das folhas de horas de trabalho digitais é que normalmente vêm com uma solução de seguimento de tempo. Isto permite aos funcionários monitorar as horas exatas que gastam em tarefas ou projetos específicos, facilitando todo o processo de acompanhamento de tempo.

Algumas ferramentas transformam automaticamente suas horas trabalhadas em folhas de horas e relatórios. Isto irá ajudá-lo a poupar tempo em tarefas organizacionais e dedicar mais atenção ao que é importante para o seu projecto a longo prazo.

Simplesmente, as melhores ferramentas de seguimento de tempo irão adicionar imediatamente os registos de tempo seguidos com o seu cronómetro à sua folha de tempos. Caso tenha medo de se esquecer de iniciar e parar o relógio de ponto, pode adicionar o tempo manualmente ou em massa. No entanto, estas duas soluções de controlo do tempo não são tão precisas quando se trata de estimar as horas trabalhadas como o controlo do tempo em tempo real usando um cronómetro é.

A escolha de uma opção depende de quão disposto está a investir num sistema digital ou se apenas quer continuar com o processo clássico baseado em papel. Leve em conta as necessidades da sua equipa e dos sistemas de RH existentes. Para obter resultados precisos, teste ambas as opções durante um mês para ver qual se adequa à sua organização.

Consulte se pretende uma folha de tempos simples para o ajudar a calcular os salários ou uma solução completa para registar e monitorizar o seu tempo. Antes de implementar qualquer uma destas, pense se vai utilizá-la internamente ou se vai enviar folhas de horas aos seus clientes.

As características da sua equipa também são importantes. Alguns dos seus colaboradores podem estar a trabalhar remotamente. Estar fora do escritório significa que eles não têm um acesso tão fácil aos seus documentos. Se você não estiver usando timesheets virtuais, você terá que enviá-los via correio postal ou encontrar uma solução separada para estes trabalhadores.

Por outro lado, se sua equipe for pequena, você pode nem mesmo precisar de uma solução com muitas características. Uma ferramenta simples pode fazer o trabalho por si. No entanto, à medida que sua empresa cresce, você precisará reconsiderar o uso de timesheets e outras ferramentas. Estas irão ajudá-lo a trabalhar de forma mais eficiente e a lidar com o aumento da carga de trabalho.

Como funciona uma folha de tempos?

As empresas pedem aos funcionários que utilizem folhas de tempos para monitorizar o tempo que passam dentro e fora do trabalho. Os empregadores podem aprovar folhas de horas ou pedir provas para ver se um trabalhador gastou o tempo adicionado produtivamente.

O procedimento completo é muito simples. Os empregados adicionam seu tempo exato de trabalho, intervalos ou dias de férias, de acordo com cada dia da semana. Os dados são então enviados aos gerentes de RH ou registrados no sistema no caso de ferramentas de software. Finalmente, serão adicionados ao arquivo ou receberão a aprovação dos gestores dos funcionários antes de serem armazenados.

A maioria das empresas dir-lhe-á exactamente quando e como deve preencher a sua folha de tempos. Para este efeito, elas criam políticas de timesheet. Estes documentos contêm a informação de que necessita, incluindo qual a ferramenta que deve utilizar, como o seu tempo é verificado e quando deve enviar as folhas de tempos. Por exemplo, a sua empresa pode querer que complete a sua folha de tempos no final de cada dia ou no final de uma semana de trabalho completa.

A economia do dever de adicionar tempo de trabalho regularmente aumenta a responsabilidade pelo trabalho. Os funcionários serão os responsáveis por adicionar e monitorar seu próprio tempo de trabalho. Isto evita que as pessoas percam tempo, pois você pode pedir-lhes para validar o trabalho que eles dizem ter terminado. Desta forma, será menos provável que percam tempo com actividades não produtivas.

Aqui está como poderia ser a folha de horas semanal de um membro da equipa de marketing digital:

No nosso exemplo, o membro da equipa está a trabalhar em tarefas de curto e longo prazo de três projectos diferentes. Pegamos o caso clássico de um dia de trabalho geral de 9 a 6 com um intervalo de uma hora. Observe como alguns dias são dedicados a um único projeto, enquanto durante os outros dias as atividades são divididas de acordo com a prioridade ou os requisitos do cliente.

Eu agora sei o que são folhas de horas e como posso me beneficiar delas, mas quando devo usá-las?

Se você não tem certeza de quantas vezes deve usar uma folha de horas, pense nas necessidades da sua empresa. Normalmente, as organizações utilizam folhas de horas de trabalho para a folha de pagamento. Isto significa que na realidade só precisam da folha de horas de trabalho uma vez por mês. Mas os empregados não se lembrariam do que fizeram todos os dias depois de tanto tempo. Por este motivo, existem cerca de cinco tipos de folhas de horas de trabalho que podem ser escolhidas:

• Folhas de horas diárias – os empregados registam o seu tempo no início e fim de cada dia de trabalho
• Folhas de horas semanais – os empregados registam o seu tempo para os cinco dias de trabalho no fim de cada semana
• Folhas de horas quinzenais – os empregados enviam as suas horas de trabalho de duas em duas semanas num dia específico
• Folhas de horas mensais – os empregados enviam as suas folhas de horas todos os meses numa data escolhida
• Semi-timesheets mensais – os trabalhadores podem enviar as suas timesheets duas vezes por mês

Se estiver hesitante em trazer timesheets para a sua organização, Lembre-se que usar isto não tem de ser complicado. Os aplicativos online tornam ainda mais fácil adicionar tempo de trabalho se sua interface for simples e eles vêm com guias ou vídeos instrucionais. Mudar de folhas de tempos baseadas em papel para virtuais não deve ser difícil se você testar todas as ferramentas que correspondem às suas necessidades.

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