Noções Básicas dos Formulários SharePoint. O que são os Formulários SharePoint?

SharePoint Forms têm servido como uma excelente ferramenta de colaboração e gerenciamento por muitos anos. Usando esta ferramenta, pode-se processar dados corporativos de todos os tipos, volumes e propósitos.

Um Formulário SharePoint é uma janela (tela) com vários campos com etiquetas para os usuários inserirem seus dados: nome e sobrenome, endereço, e-mail, número de telefone, etc. Os formulários SharePoint são criados para simplificar todos os processos de negócio, fluxos de trabalho e também para tornar o trabalho com um banco de dados mais agradável e bem organizado. Além disso, os formulários com etiquetas ajudam os usuários a evitar que dados incorretos sejam inseridos.

Existem muitas soluções e ferramentas para facilitar o trabalho com formulários do SharePoint e criar formulários atraentes e avançados para aumentar as chances de serem preenchidos pelos usuários.

Personalização de Formulários: Como fazer corretamente

Apesar de utilizar listas para armazenar várias informações, que é um dos propósitos fundamentais do SharePoint, há ocasiões em que desejamos fazer formulários elegantes e impressionantes ou aumentar sua eficiência. De fato, a configuração e personalização das listas do SharePoint é bastante problemática, pois vários formulários para elas são projetados e implementados através de codificação personalizada, InfoPath e ferramentas de fornecedores terceirizados. Existem diferentes maneiras de criar formulários para o SharePoint, algumas das quais vamos examinar neste artigo.

Para que servem os formulários do SharePoint?

Forms são projetados para representar, ocultar e otimizar os dados dos usuários. Eles permitem a troca de dados entre usuários e fontes de dados em um navegador. Os formulários podem ser criados em qualquer aplicação e são depois ligados à lista relevante no SharePoint. Algumas ferramentas permitem que você crie formulários dentro do ambiente do SharePoint; entretanto, parece mais fácil do que realmente é. Sem habilidades especiais ou a ajuda de um desenvolvedor, pode ser um verdadeiro desafio.

Não obstante, por meio de alguns métodos, pode-se simplificar o processo.

As Melhores Práticas de Personalização de Formulários do SharePoint

Embora uma interface nativa do SharePoint forneça as ferramentas essenciais para criar formulários personalizados, como uma visualização de lista personalizada, pode-se ainda precisar fazer alterações mais específicas no design. Vamos explorar vários métodos para que você possa escolher um que atenda perfeitamente às suas necessidades.

Listas do SharePoint

Este método é ideal se você não precisar de extensas modificações e estiver satisfeito com a funcionalidade principal dos formulários do SharePoint. Na criação de listas, um formulário correspondente está disponível por padrão e habilita:

• Otimização de ordem de campo
• Validação de entrada
• Anexação de arquivo
• Limitação de acesso
• Fluxos de trabalho

Todos os recursos estão disponíveis no menu Configurações da lista e são suportados com um tutorial quando necessário. No entanto, se você precisar executar lógica de negócios nos campos, não é a escolha ideal.

InfoPath

Esta ferramenta foi desenvolvida pela Microsoft especificamente para gerenciamento avançado de formulários do SharePoint.

Tem muito mais funcionalidades em comparação com seu predecessor (XDocs), inclusive:

>

• Criação de visualizações múltiplas de formulários
• Possibilidade de trabalhar com dados estruturados
• Campos de texto estendidos
• Cálculos
• Lógica e fluxos de trabalho do negócio

O maior problema com o Microsoft InfoPath é que ele não será suportado pela Microsoft no futuro próximo. Mais um inconveniente é a falta de intuitividade, exigindo tempo considerável para um tutorial.

SharePoint Forms Designer

Esta poderosa ferramenta permite não apenas a personalização de formulários do SharePoint, mas também a configuração de diferentes interfaces de partes da web. Basta adicionar uma visualização de dados à sua página e ela lhe dará acesso à inserção de campos de uma fonte de dados como formulários. A diversidade de recursos do Designer fornece a habilidade de:

• Esconder/mostrar campos
• Alterar o layout
• Trabalhar com o código do formulário
• Usar controles de dados
• Adicionar gráficos e textos

Primeiro e acima de tudo, o SharePoint Designer torna possível influenciar diretamente os arquivos e propriedades do SharePoint. É por isso que, para obter o máximo valor dele, deve-se estar atento ao básico da estrutura e armazenamento de arquivos do SharePoint. Esta é uma ferramenta gratuita distribuída pela Microsoft. Ao mesmo tempo, o produto é bastante complicado e muitas vezes requer conhecimentos especiais e habilidades de codificação.

Visual Studio

No caso de nenhuma solução pronta para uso atender às suas necessidades, é hora de considerar o projeto de uma solução personalizada. Visual Studio é um ambiente de desenvolvimento de aplicações completo, capaz de implementar quase todas as suas ideias. Devido à sua integração com o SharePoint, você pode estender seus formulários com todas as funcionalidades necessárias. No entanto, é um processo dispendioso que requer a contratação de programadores, bem como algum tempo para o desenvolvimento, testes e criação de documentação. Você pode considerar tal solução quando você tiver recursos para manter um projeto de software completo para adicionar apenas alguns formulários no seu SharePoint.

Além da Microsoft

Hoje em dia, a maioria das soluções fornecidas pela Microsoft e pelo SharePoint são inconvenientes para usar ou requerem habilidades especiais para um usuário sem poder. Para superar este problema, muitas soluções secundárias com uma interface amigável apareceram na paisagem. Uma dessas soluções é um aplicativo chamado Forms Designer by SharePoint VirtoSoftware, criado para atender todas as necessidades de uma empresa e fornecer uma interface altamente intuitiva. Ele permite a criação de formulários personalizados e estendidos diretamente no SharePoint, sem a necessidade de setup de aplicativos adicionais. A ferramenta não requer nenhuma habilidade de codificação, ela funciona como um aplicativo SharePoint ou parte da web, e é econômica e não exige a instalação de um pacote adicional da Microsoft em escala real. O Virto Forms Designer está disponível para o Office 365, e para as plataformas SharePoint 2016, 2013, e 2010. SharePoint Forms Designer online add-in ou web part são totalmente integrados ao ambiente SharePoint e funcionam diretamente com as listas do SharePoint.

Um design flexível permite a personalização de cores, estilos de texto e aparência de campo, e o recurso de layout oferece a habilidade de criar diferentes layouts da mesma lista do SharePoint para vários usuários ou grupos de usuários. Este recurso é essencial para proteger as informações confidenciais da empresa e permitir o acesso a certos dados apenas para usuários com permissões. Além disso, os layouts melhoram a usabilidade ao exibir o formulário da mesma lista em visões distintas e conjunto de campos de lista para cada departamento.

Você simplesmente precisa arrastar e soltar os controles prontos para uso, abas, painéis e acordeões para projetar seus próprios formulários sofisticados para listas do SharePoint. Salve seus formulários preenchidos e use-os posteriormente simplesmente exportando e importando os modelos necessários.

A ferramenta permite que os usuários criem formulários específicos para edição, exibição e criação de formulários para diferentes tipos de conteúdo disponíveis em uma lista. Por exemplo, você pode criar formulários de edição de item distintos, formulário de edição de item novo, formulário de exibição de item e formulários de edição/novo/exibição de pasta muito rapidamente na mesma interface.

Mais, aqui você pode definir estilos CSS e estender seu formulário com codificação adicional de HTML ou JavaScript, usando editores incorporados. Em uma palavra, o Forms Designer elimina os inconvenientes das soluções padrão e abraça a maioria de suas melhores características. A interface amigável e intuitiva não requer nenhuma habilidade em particular ou treinamento por criação de formulários, assim mesmo um novato pode facilmente criar formulários complexos no SharePoint.

A Melhor Personalização Deve Atender às Necessidades do Seu Produto

No geral, as opções de integração do SharePoint proporcionam aos usuários uma grande flexibilidade. Depende de você qual solução escolher para o seu negócio, seja ferramentas padrão gratuitas com a solução limitada ou aplicativos profissionais e intuitivos, como o Forms Designer.

Você pode aprender mais como criar um formulário no SharePoint com o Virto Forms Designer ou baixar a versão de teste do SharePoint Online Forms Designer para Office 365 ou do SharePoint Forms Designer para SharePoint 2013 e 2016 e verificar como ele se encaixa no seu próprio ambiente SharePoint.

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