Organizational Communication: 9 Steps to Create Successful Strategy

組織的コミュニケーションは、ビジネスを成功させるために不可欠な前提条件の1つである。 従業員のエンゲージメント、コラボレーション、職場の信頼、従業員の体験に影響を与えるため、あらゆる職場戦略において重要な役割を担っています。

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このブログでは、効果的な組織コミュニケーションを築くことの最も重要な利点と、組織コミュニケーション戦略を成功させるためのステップを説明します。

組織的コミュニケーションとは

組織的コミュニケーションには、従業員間のコミュニケーションや従業員と管理者のコミュニケーションなど、組織全体の公式および非公式なコミュニケーションが含まれます。

組織的コミュニケーションは、大きく4つのタイプに分けられます。

フォーマルコミュニケーション

フォーマルで明確かつ具体的であることは、職場で情報の流れを適切にするための素晴らしい方法となります。 フォーマルなコミュニケーションによって、誰もがビジネス目標について知らされ、それに沿った行動をとることができます。

このようなコミュニケーションは、法的な要件を満たすためにも必要です。

インフォーマルなコミュニケーション

ご想像のとおり、このタイプのコミュニケーションはフォーマルなコミュニケーションの対極にあるものです。 グレープバインコミュニケーション」とも呼ばれます。

インフォーマルコミュニケーションの最大の利点は、職場で情報をすばやく共有できることです。 また、製品や社内外のプロセスを改善するための新しいアイデアの共有や開発にも役立ちます。 コーヒーメーカーの横で、どれだけのイノベーションのアイデアが生まれたか、あなたはきっと驚かれることでしょう。

水平方向のコミュニケーション

組織のコミュニケーションのこのタイプは、同じ階層レベルにあるチーム、グループまたは個人間で発生します。 水平方向のコミュニケーションは、サイロを破壊し、職場における部門横断的なコラボレーションを向上させる上で重要な役割を果たす。 技術、マーケティング、営業の各チームを連携させ、全員が同じ見解を持つようにする上で、重要な役割を果たします。

垂直コミュニケーション

構造化された組織内で最も一般的なコミュニケーション形態は、上下方向のパターンに従ったものである。 ビジネスリーダー、チームリーダー、従業員の間のコミュニケーションが含まれる。 この種のコミュニケーションは、職場において不可欠である。

どのようなタイプのコミュニケーションであっても、職場でのコミュニケーションは、どの組織にとっても重要な管理要素です。

組織コミュニケーションの主な目的には、新しい方針に関する従業員の更新、危機管理、組織全体の安全確保、変更管理、デジタル変革、合併・買収、また従業員のフィードバックや受信などがあります。

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成功するために、組織は、従業員が会社の重要な最新情報を知らされ、日常的な組織の会話に参加できるような包括的な組織コミュニケーション戦略を持つ必要があります。

15 Goals of Effective Organizational Communication

効果的な組織コミュニケーションは、さまざまな方法で組織の成功に影響を及ぼします。 その中には、

1. ポジティブな従業員体験を生み出し、従業員の士気や満足度、関与を高める。
2. 従業員が雇用条件を理解し、彼らのコミットメントや忠誠心を促進することができるようにする。
3. 従業員による声の共有を促進し、雇用主に対する従業員の満足度を大幅に向上させる。
4. 職場における誤解や誤った情報の拡散の可能性を低減する。
5. 部門を超えた従業員間のコミュニケーションとコラボレーションを向上させる。
6. 従業員が会社のミッション、ビジョン、コアバリューと一致できるようにする。
7. 従業員に常に情報を提供することで、従業員のエンゲージメントを向上させる。
8. 従業員が必要なときに重要かつ適切な情報を簡単に見つけられるようにする。
9. 組織内の情報フローを合理化する。
10. 情報検索や無関係な話題でのコミュニケーションに費やす時間の無駄をなくし、従業員の生産性を向上させる。
11. プロセスや手順を改善し、最終的にはより大きな効率性とコスト削減を実現する。
12. 従業員とその上司の間でより良い関係を構築する。
13. 職場での信頼関係を向上させる。
14. コミュニケーションをより楽しいものにする。
15. 非配線、遠隔地、デスクレス社員とのコミュニケーションを改善する。

以下のインフォグラフィックで、職場におけるコミュニケーションの最も重要な利点をご紹介します。 👇

COVID-19 時代の組織的コミュニケーション

組織的コミュニケーションは、コロナウイルス大流行の際に重要な役割を担った。 流行期間中、従業員はこれまで以上に、サポートされ、意見を聞いてもらう必要がありました。 実際、彼らは突然、仕事の習慣を変え、その場で適応しなければなりませんでした。

パンデミックの前に在宅勤務に慣れていた人もいましたが、この勤務形態は他の人にとってまったく新しいものでした。

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組織のコミュニケーションは、パンデミック時に従業員をサポートする上で重要な役割を果たしただけでなく、ビジネスを可能な限り円滑に運営する上でも重要な役割を果たしました。

Key Statistics on Organizational Communication During the Outbreak

以下の統計は、コロナウイルスの大流行のような危機に際して、効果的な組織のコミュニケーション戦略を持つことの重要性を浮き彫りにしています。

• 全体として。 パブリックリレーションズ研究所とペッパーコムが行った調査では、93％の社員が、自分の会社はCOVID-に対応していると回答しています。19危機を効果的に乗り切るために（Peppercomm & The Institute for Public Relations）
• 85%の社員が、経営陣が会社のニュースについて定期的にアップデートしてくれると最もやる気が出ると回答（Trade Press Services）
• 81%がコミュニケーション部門が社内コミュニケーションに非常に関与していると回答（Peppercomm & The Institute for Public Relations）
• アウトブレークの際に社員に伝えるチャンネルとしては、パーソナルなタッチポイントが好まれる傾向にありました。 上司やマネージャーを通した直接のコミュニケーション（61％）、1対1のコミュニケーション（30％）。(Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• 危機の中でリーダーシップが効果的に組織を導いていると強く思う従業員は42%のみ (Perceptyx)
• 人事リーダーの54%が、リモートワーク用の技術やインフラの不備が最大の障壁であると指摘した (Perceptyx)。 (Gartner)
• Willis Towers Watsonの調査では、15%の企業がパンデミックは生産性に悪い影響を与えたと回答しています (Corporate Adviser)
• パンデミック中に行われた英国の調査では、73%の回答者が自宅で仕事をした方が効率が良いと考えています (Statistica)
• 帰国コミュニケーション・エグゼクティブのうち、「大規模な」プランニングを行ったのはわずか10％であり、トゥーワークの準備は初期段階にとどまっています。 物理的な職場環境の具体的な変更も含まれている（ペッパーコム & 広報研究所）

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9 Steps to Create a Successful Organizational Communication Strategy

それでは、あなたの組織で成功する組織コミュニケーション戦略を作るための重要な9ステップを説明します。

お急ぎの方は、下の動画をご覧ください👇

組織コミュニケーション計画をビジネス戦略にリンクさせる

人事、社内コミュニケーション戦略家、組織のリーダーの多くは、組織コミュニケーションをビジネス戦略にリンクさせることが効果的で一貫したビジネスオペレーションに不可欠であると認めています。

しかし、多くの組織では、まだ内部コミュニケーション計画や戦略を策定していないのが現状です。

効果的な組織コミュニケーション戦略を策定するために、雇用主はまず、組織のミッション、ビジョン、中核的な企業価値など、全体的な戦略プランにコミュニケーションを関連付けることから始めるべきです。

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たとえば、従業員の定着率や従業員エンゲージメントを高めることで業績を向上させるというビジネス戦略があるとします。

この場合、従業員のコミュニケーションが重要な役割を果たすため、組織のコミュニケーション戦略はビジネス戦略に直接リンクしている必要があります。

聴衆を理解する

聴衆を特定することは、組織のコミュニケーション戦略の有効性を確保するための重要なステップです。

効果的でない組織的コミュニケーションの主な原因の1つは、雇用主が職務や部署、場所、興味、好みなどに基づいて対象者を区分しないことです。

結果として、ほとんどの社員が、自分とはまったく関係のない情報であっても、同じ種類の情報を受け取ることになるのです。

するとどうなるか。

社内のコミュニケーション・コンテンツへの関与や消費率が非常に低くなります。

これは、すべてのコミュニケーターが排除し、避けようとしていることなので、内部オーディエンスを定義し、理解することは、優れた組織コミュニケーション戦略を開発するための重要なステップなのです。

全社員を巻き込む

組織的コミュニケーションは、全社員を巻き込み、参加させるべきプロセスです。

コミュニケーションは主にビジネス上の問題や方針、手順、会社の最新情報について従業員にメッセージを伝えることを含むという考え方は、間違った考え方である。

職場におけるコミュニケーションは、決して一方通行であってはならない。 一方、双方向の会話は、健全な職場文化を創造し、支える大きな力を持っている。 従業員の問題、質問、コメント、アイデア、懸念に耳を傾けることは、忠誠心を高め、従業員の生産性を向上させる。

結局のところ、組織内の全員が、うまく機能する組織コミュニケーション戦略を構築する役割を持っています。

1. CEOやシニアマネジャーは、最終的には、組織の雰囲気を作り、優れた組織文化を確立する責任を負っています。
2. 人事担当者やその他の人材戦略担当者も、特に従業員の期待、好み、ニーズが大きく変化した今日の職場では、組織のコミュニケーションにおいて重要な役割を担っています。
3. マネージャーやチームリーダーは、従業員と日々コミュニケーションをとる責任があります。
4. すべての従業員には、自分の声、懸念や問題を共有し、フィードバックを提供し、チームメイトと協力する責任がある。

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魅力的で適切なコンテンツを作成する

残念ながら、多くの従業員が社内のコンテンツに関与していないのが実情です。 さらに、多くの社員は、会社のイントラネットや電子メールを通じて配信されるメッセージを無視しています。

これは、配信されたコンテンツが自分たちの業務に関連していないことが主な原因です。 全社員に大量のニュースレターを送り、彼らがそれを読んでくれることを期待するのは、今日ではまったく現実的ではありません。

効果的な組織のコミュニケーション戦略には、それ以上のものが必要です。 ICプラクティショナーが重要な戦略的ビジネスパートナーとみなされるようになった今、彼らの新しい役割は、社内コンテンツが実際に従業員に消費されるようにすることで、ゲームをステップアップさせることです。

しかし、コンテンツとオーディエンスのセグメンテーションは、特に大規模な組織では、コミュニケーターがより魅力的なコンテンツを作成して従業員に配布できるようにする適切な従業員コミュニケーション ツールなしでは不可能である。

適切なチャネルでコンテンツを配信する

さて、適切なコンテンツが準備でき、それを受け取るべき人がわかっているとしても、もう1つ考慮すべき重要な要素があります：コンテンツを配信するために使用するコミュニケーションチャネルです。

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イントラネット、電子メール、社内ソーシャルメディア、Slackなどのプライベート メッセージング アプリ、ドキュメント共有、プロジェクト管理ツールはすべて、組織における社内コミュニケーションの手段です。

そのため、このコミュニケーション エコシステムは非常に複雑になっており、効率的に管理するのが難しくなっています。

このため、多くの組織が、組織のすべてのコミュニケーション チャンネルを、すべての重要な情報をすべての従業員がいつでも利用できる単一の場所に接続できる、最新の従業員コミュニケーション ソリューションを利用するようになっています。

適切なコミュニケーション テクノロジーを導入する

適切な従業員コミュニケーション テクノロジーを選択することで、組織のコミュニケーション戦略を次のレベルにまで引き上げることができます。

イントラネットなど、現在のソリューションによるエンゲージメント レベルが低いとわかっている場合、それはおそらく何かを変える必要がある兆候です。

多くのイントラネットはまだ時代遅れで、プライベートなコミュニケーション方法に関しても、従業員の好みに合っていないのです。

したがって、モバイルファーストの従業員コミュニケーションソリューションの導入は、もはやオプションではなく、必須です！

職場の大半はZ世代とミレニアム世代の労働者で占められているとわかっていれば、彼らがスマートフォンを使ってどれだけ時間を使い、コミュニケーションを行っているかもわかっているはずです。

したがって、Smarpのようなモバイルファーストの社内コミュニケーションソリューションに切り替えることで、職場のコミュニケーション方法が変わることが保証されます。

成果を測定する

ほとんどの組織が、コミュニケーション計画の成果を測定して定量化することが必要であることに同意していますが、この目標を達成するのは困難です。

さらに、IC実践者の60%はまだ社内コミュニケーションの取り組みを測定していません。

社内コミュニケーションの取り組みを追跡し測定することは、何がうまくいっているか、何を改善する必要があるかを理解するために非常に重要です。

このデータを収集することで、次のような質問に答えることができます：

• 従業員は社内コンテンツにどれくらい関わっているか？
• メッセージにどう反応しているか？
• 従業員が最も関与するコンテンツの種類は何か？
• どの従業員が最も関与しているか（いいね、シェア、コメント）？

データを使用して組織のコミュニケーション戦略を改善する

いったんデータを収集し分析すれば、今後改善やより良い決定を下すことが容易になる。

たとえば、従業員が動画コンテンツに最も関心を示していることに気づいたら、そのようなコンテンツをもっと制作するためのサインになります。

さらに、動画は、シンプルで楽しいため、若い世代が好んで消費するタイプのコンテンツです。

データを活用するもう1つの優れた方法は、社内のインフルエンサーを理解し、彼らに報酬を与え、ブランドの大使にすることです。

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Smarp では、世界中の企業が、従業員コミュニケーション ソリューションから得られるデータの助けを借りて、組織のコミュニケーション活動を変革することに成功しました。

Watch your workplace transform

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上記のステップをすべて成功させることができれば、職場の文化全体が一変します。 従業員は自分の仕事や会社全体に対してより満足するようになり、その結果、従業員のエンゲージメントと生産性のレベルが向上するのです。

このプロセスを実行するのは簡単ではないかもしれませんが、努力は報われ、投資対効果は明らかでしょう。

劣悪な組織コミュニケーションのコスト

このブログ記事の前半で見たように、組織コミュニケーションは、企業がもっと集中すべきトピックと言えるでしょう。 しかし、SHRM（Society for Human Resource Management）の調査によると、多くの企業がコミュニケーション不足によって損失を被っています。

従業員10万人の400社を対象としたある調査では、従業員とのコミュニケーション不足、および従業員間のコミュニケーション不足によって、1社あたり年間平均6240万ドルの損失が発生していると回答しています。

さらに、ミスコミュニケーションによって、従業員100人の中小企業は年間平均42万ドルの損失を被りました。

さらに、効果のないコミュニケーションによって、誤解が増え、関係が損なわれ、信頼が失われ、社員の生産性が下がり、職場のフラストレーションが高まります。

Boost Your Organizational Communication Strategy with Smarp

Smarp は、組織が職場におけるコミュニケーションを改善し、どこにいても従業員とよりよくつながることができるように設計されたモバイル ファーストの従業員コミュニケーション プラットフォームです。

従業員が関連情報を探すのにあまりにも多くの時間を費やしているため、雇用主はこのプロセスをより合理的かつ効果的にする必要があります。

Smarp のような社内コミュニケーション テクノロジーにより、雇用主はパーソナライズされたコンテンツを従業員に提供し、より信頼できる方法でコミュニケーションをとり、従業員間の関係を改善することができるようになったのです。

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