謝辞（別名：受領書）は、ビジネス取引ではかなり一般的なもので、プロ意識の印となります。
それは、商品や製品の受領だけではありえません。 それは、文書の受領の確認である場合もあります。 応募者の履歴書を受領したことを確認する履歴書受領通知書があります。 同様に、退職願は、従業員が退職する前に提出した手紙を会社が受け取ったことを確認するものである。 最後に、商品やその他の関連書類の受領を確認する手紙は、ビジネス・アクノレッジメント・レターです。 また、資料や書類の確認以外にも、以前の電話や会議についても言及することができます。 ここまで理解すれば、最も明白なのは、以前に取り決めたことを「確認」することであり、したがって、今後行われる行動のベースを設定することです。 また、一方の当事者が契約の義務を果たしたことを示す法的文書としての役割もあり、したがって当事者間の信頼と友好を築くのに役立つ。
Elements of a Letter of Acknowledgement:
So, what creates a letter of acknowledgement? それは次のような要素を持っています：
- レターヘッドです。 個人的なレベルで書いているのであれば、これは必要ありません。 しかし、これが会社の代表としてであれば、会社名と受取人の住所、手紙を書いた/送った日付を記載することが重要です。
- ヘッダー。 この下に、日付を記載します。 ヘッダーの一部である場合とない場合があります。 次の段落から始めてもいいし、スペースを空けて次の行に書いてもいい。
- Subject: 件名は、何が認められたかを話すことになり、以前のケースや請求書番号の「参照」に置き換えることができます。
- 本文：本文は、「拝啓……」から始めることができます。 一行目には、当たり前のことを述べます。 序文では次のようなフレーズがよく使われます：
- Firm is acknowledging the receipt of the document(s)…
- I, person, hereby acknowledge the receipt of the following document(s)…
- I, person, hereby acknowledge the receipt of the following document(s)…
- 私、個人は会社を代表して、以下の文書の受領を確認するために書きます。
- 私たち会社は、受領者が私たちを送ってくれたことに感謝します。
- この自己紹介の行の後に、何が届いたか、次に何をするか、もし商品が破損していたら、それを明記します。
- おわりに 最後の行は、会社が受信者とさらにビジネスを行うことを望む方法について、または好意を促進する任意の文になります。 また、今後どのように連絡を取るか、あるいは必要であれば、会社や担当者が受信者とさらに連絡を取るかどうかを述べることができます。 最後にお礼を述べ、会社を代表して署名することもできます。
あなたへのアドバイス：
覚えておく必要があるもう少しのことは、まず、タイミングです。 確認は、材料が手元にあるときに行うべきで、遅れると混乱と不安を生むだけです。 別の見方をすれば、遅れることは、認めないよりはましです。 なぜなら、遅延は謝罪することができるからです。 承認しないことには修正がきかない。 第二に、アウトラインを描くこと。 日付や仕様を確認し、ポイントをリストアップして、情報の配置を計画する。 ここではじっくりと時間をかけてください。 相手の立場に立って読むことを意識し、誠実に聞こえるように。 3つ目は、短く丁寧に。
これで完璧な謝礼状へのレシピが完成しました。 正しく混ぜるだけでOKですね
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