「変化は避けられない」という古いことわざがあります。 建設プロジェクトでは、「変更注文は避けられない」と言った方が適切かもしれません。 変更注文のことを考えるだけでぞっとするようであれば、変更注文のプロセスを微調整することを検討する時かもしれません。
変更注文は、うまく管理できれば、恐れる必要はありません。 変更注文プロセスを導入することで、変更注文の必要性を効率的に特定し、プロジェクトで発生した変更注文を管理することができます。
変更注文プロセスを顧客や下請業者と必ず共有し、変更注文の開始と処理方法について全員が同じ考えを持っているようにします。
効果的な変更注文プロセスを構築するためのヒントをいくつか紹介します。
契約から始める
変更注文は、元の建設契約と作業範囲に対する単なる補遺または修正で、オーナーまたは請負業者が開始することができる。 変更命令は、通常、元の作業範囲またはあいまいな建設図面の漏れまたは誤りなどの多くの理由による追加作業の実行を含む。 現場の状況の変化、材料の代替、規制上の問題、安全上の懸念などは、変更指示が必要となるその他の理由です。
変更指示に関する条項に特に注意しながら、建設契約を注意深く読み、理解すること。 彼らは、変更注文を開始するための時間枠、特定の情報と必要な文書だけでなく、請負業者が開始した変更のための変更注文を承認する権限を持つエージェントに関する要件を含むことがあります。
いくつかの契約は、変更注文に関する矛盾する言語または句を含むことがあります。 ある条項では、書面による承認済みの変更指示書がなければ変更作業を開始できないと述べている一方で、契約書には、所有者が合意なしに追加作業を要求することを認める文言が含まれているかもしれない。 オーナーと契約を締結する前に、これらの問題に必ず対処してください。
Review Plans and Specifications
変更指示プロセスのこの部分は、建設契約の見直しと同時に行う必要があります。 図面のあいまいさ、スコープの誤りや省略は、オーナーや建築家と一緒に対処し、これらを修正し、プロジェクトでの変更注文の必要性を軽減する必要があります。
作業範囲、計画、および仕様の問題をレビューして特定しないと、不要な変更注文が後々発生することになります。 デューデリジェンスを行わないことは、大きな間違いです。
Don’t Ignore or Delay Change Orders
変更がオーナーまたは請負業者によって開始されたかどうかに関係なく、それらはできるだけ迅速に処理される必要があります。 変更命令を無視したり、遅らせたりすると、建設プロジェクトに悲惨な事態を招く可能性があります。 プロジェクトの後半まで変更注文を先延ばしにすると、過大なスケジュールと膨大なコスト超過を招きます。
いったん変更注文が開始されたら、迅速にコスト交渉を行い、書面で作業開始の承認を得て、スケジュール調整を行い、修正作業を開始する必要があります。
Communicate With All Parties Involved
Change Order Processの一部として、プロジェクトに関わるすべての関係者とコミュニケーションをとる必要がある。 話し合いは、要求された変更の理由と、それをどのように管理するかを明らかにすることから始める必要があります。
新しい作業範囲を慎重に定義し、それが現在の建設スケジュールとパフォーマンスにどのように影響するかを議論するために、所有者の認定代理人と協力する。 変更指示が必要なときにどのように作業が進むかについて、オーナーと同じ考えを持っていることを確認します。
また、彼らのスケジュールとタイムラインに調整を行うために、下請け業者と一緒に座る必要があります。 スコープの変更が、彼らが行っている作業に直接、または間接的にどのように影響するか、また、彼らが実行するために契約している作業範囲の変更指示が必要かどうかを議論してください。
変更注文プロセスと変更される作業について全員が最新情報を得ることで、変更注文作業をプロジェクトスケジュールに統合し、プロジェクト完了に与えるかもしれない影響を最小限に抑えることができる。 契約範囲に対する実際の変更が存在するかどうかで論争が起こる可能性があるため、これは厄介なプロセスになることがあります。
あなたが最初に行う必要があるのは、追加の作業がどのように見積もられるかを確立し、コストに同意するために所有者と協力して作業することです。 これは、ユニット価格、時間と材料の価格設定、または一括コストとして行うことができます。 これはすでに契約文書に記載されているかもしれませんし、オーナーと協力して相互に合意できる解決策を見つける必要があるかもしれません。
次に取り組む必要があるのは、変更命令の結果としてタイムラインの延長が必要かどうかです。 要求された追加作業が、最初の契約で設定された期限を超えて完了するために追加の時間を必要とする場合、特に所有者が開始した変更注文を押し戻すことを恐れてはいけません。
Document Everything
変更注文プロセスのすべてのステップを文書化することによって紛争や請求を避ける。 これを行うための良い方法は、変更注文を開始および要求するためのテンプレートを作成することです。 変更注文に関するあなたと所有者の間のすべての通信の書面による記録を保持します。 コストと他の交渉された条件をカバーする、所有者から承認され、署名され、実行された文書なしに、変更注文の作業を始めないでください。
変更注文の作業を開始したら、時間と材料のコストを含む、行われている作業を文書化します。 これらの文書を必ず所有者と共有し、途中で発生する可能性のある問題について議論してください。
A good change order process established a method for managing change orders across your projects.良い変更注文プロセスは、プロジェクト全体の変更注文を管理する方法を確立しました。
一度プロセスが確立されると、それを評価し、修正して、可能な限り合理化することができます。
変更注文の管理に関する詳細については、A Quick Guide to Management Change Orders.
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