中小企業向け優先順位付けマトリックス入門

プロジェクトマネージャーの責任にはさまざまな形があります。変更管理の促進、更新情報の伝達、プロセスマッピング、関係者の管理、プロジェクト統合管理など、数え上げればきりがありません

そして、タスクやプロジェクトの優先順位付けは、顧客の期待の変化、市場の変化、その他の要因により、組織の優先度が変わることが多いことから、極めて重要な管理スキルです。 さらに、プロジェクトのリソースは、プロジェクトの規模や種類にかかわらず、ほとんどの場合不足しています。 優先順位付けマトリックスとは何か

プロジェクトを成功させるためには、ツールが不可欠です。 チーム コラボレーションのためのプロジェクト管理ソフトウェアや、プロジェクトをスケジュール通りに進めるためのガント チャートやバーンダウン チャートなどは、その一例です。 優先順位付けマトリックスもその1つです。 基準マトリックスや優先順位マトリックスと呼ばれることもありますが、これはビジネス分析ツールで、特定の基準を用いて、個人やプロジェクトチームが選択肢を客観的に比較し、決定できるようにするものです。

• どのプロジェクトが緊急で重要か
• どのプロジェクトが組織に最も価値をもたらすか
• 成功のチャンスが最も高いか

1 人のチームから大企業まで、誰でもプロジェクトの優先順位決定マトリックスをあらゆるタスクやプロジェクト、単純または複雑に使用することが可能です。 正しく使用すれば、信頼できる競合管理および解決手法であり、チームが集中しなければならないプロジェクトを選択する、より効率的な方法を提供します。

2×2 マトリクス

アイゼンハワー マトリクスとしても知られている、この単純な優先順位付けマトリックス テンプレートは、以下の図のように 2 つの軸と 4 つの象限を含んでいます。 X軸（横軸）は緊急度を、Y軸（縦軸）は重要度を表しています。

アイゼンハワー行列の優先順位付けには、2つの軸に4つの象限があります。 これは、個人やマネージャーが、どのタスクが重要で、緊急で、必要なのかを判断するのに役立つ。 出典

• 第 1 象限（重要かつ緊急）。 これらは、必ず実行しなければならないタスクで、今すぐ取り組まなければなりません。 この領域には何も入れないのが理想的です。 例としては、危機的状況、緊急事態、厳しい締め切りのプロジェクトなどがあります。
• 第2象限（重要だが緊急ではない）。 これらは、緊急の締め切りはないが、あなたの成功に不可欠なタスクです。 しかし、気をつけないと、第2象限のタスクが第1象限に入りやすくなることを忘れないでください。 たとえば、調査、プロジェクト計画、プロセス開発などです。
• 第3象限（緊急だが重要ではない）。 これらのタスクは最終的な成果には貢献しませんが、それでも緊急性を持って処理されるべきです。 可能であれば、拒否するか、委任しましょう。 例としては、誰かがタスクを完了するのを手伝う、特定のメールや電話、その他の割り込みや気が散ることです。
• クワドラント4（緊急でもなく重要でもない）。

Six Sigma優先順位付けマトリックス

Six Sigmaのアプローチは、継続的なプロセスの改善、ギャップ分析、および無駄を排除することがすべてである。 そのため、シックスシグマの優先順位付けマトリックスは、直ちに注意を要する重要な問題を特定するための不可欠なツールです。

シックスシグマの優先順位付けマトリックスは、加重基準を使用して複数 (少なくとも 2 つ) のデータセットを比較します。 2×2 グリッド マトリックスよりも複雑で、より徹底した設計と適用プロセスに従います。

この原因および結果の優先順位付けマトリックスの例では、複数のデータセットを比較しています。 ソースはこちら。 CIToolkit.com

優先順位付けマトリックスはいつ使うべきですか？

優先順位付けマトリックスは、事前に定義した選択基準に基づいてオプションをランク付けする目的で、選択肢を比較したい場合に使用します。

プロジェクトの優先順位付けに

すべてのプロジェクトが平等に作られているわけではありません。 プロジェクトマネージャーとチームは、プロジェクト完了時に合意された成果物を提供するために、多くの制約と戦います。 貴重な時間とリソースを無駄にしないために、組織は、組織に最も利益をもたらし、実装が成功する可能性が最も高いプロジェクトに優先順位を付けなければなりません。

時間の管理を改善する

標準の To Do リストでは生産性が落ちると感じる場合、優先順位マトリックスは時間管理の代替ツールになります。 簡単な優先順位図(上の2×2マトリックス図を参照)を使うことで、判断することができます。

• 今日締め切りのプロジェクトなど、重要かつ緊急で、すぐに完了させるべきタスクはどれか
• 避けるべきタスクや時間の 5% 未満しか割かないタスクはどれか。 例えば、長時間のゲームや無頓着なインターネット閲覧などです。

合意促進

あなたがマーケティング担当で、あなたの部署に資金と注目を集めるために競合する7つのプロジェクトがあるとしたら、どのプロジェクトを優先するかを決定する、事実に基づく論理的プロセスが必要でしょう。 誰に尋ねるかによって、優先順位は異なります。 ブランディングのスーパーバイザーは、当然のことながら、組織のブランディング戦略を優先させたいと思うかもしれませんし、製品のスーパーバイザーは、部門の優先順位リストの一番上に研究開発を置きたいと思うかもしれません」

単純な優先順位付けチャートでさえ、対立の解決に役立ちます。

優先順位付けマトリックスの使い方

では、優先順位付けマトリックスを使い始めるにはどうしたらよいのでしょうか。

Step 1: 基準を確立する

すべてのプロジェクトは、目的から始まります。 すべての製品、サービス、またはソリューションは、解決しようとする問題から始まります。

Tips for establishing your criteria

• 基準は、プロジェクトの全体的な目標と一致する必要があります。 ビジネス開発の目標や評価するオプションの性質に応じて、基準には、影響力、問題の広範さ、および調査スコアを改善する可能性などを含めることができます。 下の表は、どの従業員のモチベーションの問題を調査するかを決める場合の例です。

この例では、ランキングの項目「モチベーションの問題」が1列目の項目として記載され、各優先度基準は続く各列を見出しで表示しています。 出典 Syque.com

• スコアリング値を設定する。 採点値は、比較や順位付けの基準となる。 スコアを割り当てる方法は 1 つではないので、目的に最適なモデルや尺度を選択しましょう。

Western Region Public Health Training Center からの別の優先順位付けマトリックスの例です。 右側で使用されている評価スケールに注目してください。 ソースはこちら。 YouTube

• 各基準に重みを付けます。 各優先基準の重要度は、基準の重みで表される。 ほとんどのモデルは、基準間で一定のポイント数（上記の「モチベーションの問題」の例のように100）を配分するか、または以下の例のように数値を割り当てます。

マトリックスの基準重みとスコア値を決定する。 ソースはこちら Process.st

Step 2: アイテム/ソリューションを評価する

この時点で、選択肢の評価を始める準備ができています。

Tips for rating your solutions

• 選択肢を単独ではなく、チームで一緒に評価することです。 評価は適切かつ客観的であるべきです。 誰かが自分のプロジェクトを好むようなバイアスは避けたいものです。 可能であれば、2つの異なるチームに各オプションを評価してもらい、その平均を算出する。
• 問題を理解している人を集める：主題の専門家や状況を完全に理解している人を連れてくること。 また、該当する場合は、会社の方針や戦略計画などの資料を提供し、評価の目的について方向付けるようにしましょう。

ステップ3：加重スコアを計算する

選択肢を評価したら、それぞれの加重スコアの計算に取りかかりましょう。

加重スコアを計算するヒント

• 各選択肢のスコアに基準の重みをかけて、加重スコアを得ます。 終わったら、すべての重み付けされたスコアを足して、各選択肢の累積スコアを得ます。 累積値が最も高いオプションが最も優先されます。

この例では、累積スコア（「合計スコア」の行を参照）に基づき、オプションBがオプションAよりも優先されます。 Process.st

• 生の合計を取得し、次に相対的な小数点以下の値を取得します。 生の合計を得るには、各行の小数点以下の値を追加します。 一度行われ、総計を計算します。 次に、相対的な小数点以下の値を取得するために総計で各行の合計を割ります。

選択肢の相対的な小数値に基づいて、この例では、栄養と運動のクラスがこの糖尿病予防プロジェクトで最も高い優先度を占めていることがわかります。 出典 西部地区公衆衛生トレーニング センターの YouTube チャンネル

Step 4: 結果を比較する

繰り返しになりますが、評価は客観的で偏りのないものにしたいので、結果を他のチームと比較することは理にかなっています。 この方法では、全員が同意する解決策に到達するまで、意見の相違があれば話し合うことができます。

Tips for comparing results

• 結果を比較し、統合する。
• 議論と交渉：全員が選択肢を採点したので、結果を組み合わせて優先順位のマスターリストを作成する。 チームでは意見の相違はつきものなので、調整できるように準備しておく。

正しいツールで正しいプロジェクトに集中し、時間をよりよく管理する

一人でもチームでも、時間、お金、エネルギーは有限な資源です。 プロジェクトチームの場合、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを完了させるために、関係するさまざまなプロジェクト管理プロセスグループ（基本的にはプロジェクトのライフサイクル）をしっかりと把握することが重要です。 そのため、タスクやプロジェクトに優先順位をつけ、どれが最も有益かを判断することは理にかなっています。 この点で、優先順位付けマトリックスは間違いなく役に立ちます

。