タイムシートとは

タイムシートとは、労働時間を記録し、把握するための物理的または仮想的なツールです。 つまり、雇用者として、各従業員が何時間働いたかを正確に把握することができます。

タイムシートは、以前はタイムブックとして知られていました。 19世紀に、タスク、勤務日、勤務時間が書かれた紙のシートという形で初めて使用されました。 出勤・退勤時にタイムレコーダーで打刻していた。

What a time book looked like, Metcalfe’s “Systems of Cost Accounting”, 1885.

タイムシートの目的とは？

労働環境では、主に給与、人事管理、会計に使用されます。 タイムシートは、雇用主が労働者に公平に賃金を支払うために必要なすべての時間エントリを含むデータベースのように機能します。 また、他の同様のソリューションがまだない場合は、仕事の証明にもなります。

また、プロジェクト管理にもタイムシートを使用できます。 チームがタスクに費やした時間を知ることで、時間管理の問題を発見し、仕事のやり方を改善することができます。

他の手法やツールと組み合わせることで、タイムシートは透明性を高めます。 より多くの人が、あなたがどのくらい働いたか、何回休憩を取ったか、いつ休んだかを見ることができます。 プロジェクト管理ツールや時間追跡ソフトウェアのような仮想タイムシートの場合、プロジェクト マネージャーは、他のメンバーが何にどのくらい取り組んだか見ることができます。

タスクに費やした正確な時間を数えることで、プロジェクトのコスト、従業員の従事率、およびどれだけのリソースが必要かも計算できます。

オンライン ツールでは、特定のプロジェクトやタスクに従って時間を追加することができます:

Paymo で時間を一括追加する

従業員は、生産性を向上させるためにそれらを使用することもできます。 タスクに費やした時間を正確に把握し、日々の時間の使い方を可視化することができます。

透明性と客観的なデータが増えることで、従業員の信頼を得ることができます。 他の社員が自分と同じくらい働いているかどうか、また、マネージャーは自分たちに見合うより少ない給料しか払っていないかどうか、疑問を持たなくなります。

タイムシートの最も重要な利点とその普及の理由の1つは、すべての労働者が平等に働けるという事実です。

典型的な8時間スケジュールの場合、すべての社員はその基準に見合う毎日の時間を追加しなければならないことが必須でしょう。 理想的には、誰もが他のチームメンバーとまったく同じ時間働くつもりです。

マネージャーは、彼らのお金がどこに行くかと彼らが支出を分割する方法についての見通しを得ることができるので、企業は恩恵を受けることができます。 その結果、コストを下げたり、経済的に意味のない分野への資金投入をやめ、その資金をより収益性の高い活動に振り向けることができます。

給与計算と会計における時間の重要性に話を移します。 請求可能な時間に基づいて支払われる場合、タイムシートは、あなたの収入を正当化するために示すことができる最初の証拠となります。

Digital versus paper timesheets

紙のタイムシートと比較して、クラウドベースのオンラインツールでは、データを失う可能性が低くなります。

紙のタイムシートを使っている企業もあるようです。 これは、物理的なタイムシートは、コストを節約し、全体のプロセスをシンプルに保つなどの利点があるからです。

しかし、欠点は、従業員がこれらのタイムシートを紛失する可能性が高く、したがって、上司に示すために自分の仕事の証拠がないままに終わるということです。 また、アーカイブされたタイムシートを検索するのは、ソフトウェアを使用するよりもはるかに困難です。 5820>

電子タイムシートを高度なプロジェクト管理ツールや請求書作成ツールと組み合わせることで、管理者の仕事を楽にすることができます。 これらは、自動化されたツールとプロセスによって、アーカイブ、レポート、および請求が容易になります。

また、オンライン タイムシートでは、人事部門を通過してようやく手元に届くまで紙のドキュメントを待つことなく、労働者の時間をリアルタイムで確認することが可能です。 このように、1つの部門から別の部門に移動する際に無駄になる時間を大幅に削減できます。

デジタルタイムシートの最も重要な利点は、通常、時間追跡ソリューションが付属しているということです。 これにより、従業員は特定のタスクやプロジェクトに費やした正確な時間を監視することができ、時間追跡プロセス全体が容易になります。

一部のツールは、勤務時間を自動的にタイムシートやレポートに変換します。 これは、組織的なタスクの時間を節約し、長い目で見てプロジェクトにとって重要なものにもっと注意を向けるのに役立ちます。

同様に、最高の時間追跡ツールは、ストップウォッチで追跡したタイムログを直ちにタイムシートに追加します。 タイム ウォッチの開始と停止を忘れることを恐れている場合、手動または一括で時間を追加することができます。 しかし、これら 2 つのタイムキーピング ソリューションは、労働時間の見積もりに関しては、ストップウォッチを使用してリアルタイムで時間を追跡するほど正確ではありません。

1 つのオプションを選択するには、デジタル システムに投資する意思があるか、従来の紙ベースのプロセスに固執するかどうかによります。 チームのニーズと既存の人事システムを考慮に入れてください。 正確な結果を得るためには、両方のオプションを1カ月間テストし、どちらが組織に合うかを確認します。

給与計算に役立つシンプルなタイムシートか、時間を登録し監視する完全なソリューションか、検討しましょう。 いずれかを導入する前に、社内で使用するのか、それとも顧客にタイムシートを送信するのかを考えてください。

チームの特性も重要です。 従業員の中には、リモートで働いている人もいるかもしれません。 オフィスの外にいると、書類に簡単にアクセスできないことになります。 仮想タイムシートを使用していない場合、郵便でタイムシートを送るか、これらの従業員のために別のソリューションを考えなければなりません。 シンプルなツールで十分なのです。 しかし、会社が大きくなるにつれて、タイムシートやその他のツールの使用について再考する必要があります。

タイムシートの仕組み

企業は従業員にタイムシートの使用を求め、出勤時間や退勤時間を監視しています。 雇用主はタイムシートを承認するか、労働者が追加された時間を生産的に過ごしたかどうかを確認するために証拠を求めることができます。

全体の手順は非常に簡単です。 従業員は、曜日ごとに正確な勤務時間、休憩時間、休暇を記入する。 そのデータを人事担当者に送るか、ソフトウェアツールの場合はシステムに登録します。 最後に、アーカイブに追加されるか、従業員のマネージャーの承認を受けてから保存されます。

ほとんどの企業は、いつ、どのようにタイムシートを完成させるべきかを正確に教えてくれるでしょう。 この目的のために、彼らはタイムシートポリシーを作成します。 これらの文書には、どのツールを使用するか、時間をどのようにチェックするか、いつタイムシートを送信するかなど、必要な情報が含まれています。 例えば、会社は、毎日の終わりに、または完全な仕事の週の終わりにタイムシートを完了することを望むかもしれません。

定期的に作業時間を追加する義務を持つことは、仕事の説明責任を向上させます。 従業員は、自分の時間を追加し、監視する責任を負うことになる。 これは、彼らが終了したと主張する仕事を検証するよう求めることができるので、人々が時間を浪費するのを防ぐことができます。

ここで、デジタル マーケティング チーム メンバーの週間タイムシートはどのようなものになるでしょうか:

この例では、チーム メンバーは 3 つの異なるプロジェクトの短期および長期タスクに取り組んでいます。 一般的な9時から6時の勤務で、1時間の休憩があるという古典的なケースを取り上げました。

タイムシートとは何か、どのように恩恵を受けるかはわかりましたが、いつ使えばいいのでしょうか？

タイムシートを使う頻度がわからない場合は、会社のニーズについて考えてみてください。 通常、組織は給与計算のためにタイムシートを使用します。 つまり、実際にはタイムシートは月に1回しか必要ないのです。 しかし、そんな時間が経てば、社員は毎日何をしたのか思い出せなくなります。 そのため、タイムシートはおおよそ5種類から選ぶことができます。

• 日次タイムシート – 従業員は各勤務日の最初と最後に時間を記録します
• 週次タイムシート – 従業員は毎週末に5勤務日のすべての時間を記録します
• 隔週タイムシート – 従業員は2週間ごとに特定の日に勤務時間を送信します
• 月次タイムシート – 従業員は毎月あなたが選んだ日にタイムシートを送信します
• Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Semi-Sem月次タイムシート-労働者は月に2回タイムシートを送信できます

タイムシートを組織に導入することを躊躇しているのであれば。 しかし、その使い方は難しいものではありません。 オンラインアプリの場合、インターフェイスがシンプルで、説明書やビデオが用意されていれば、さらに簡単に勤務時間を追加することができます。 紙ベースのタイムシートからバーチャルなタイムシートへの移行は、ニーズに合ったすべてのツールをテストすれば、決して難しいことではありません。 ぜひ知識を広め、あなたのチームメイトやフォロワーと共有してください。