プロフェッショナル、起業家、フリーランサー、マネージャーとして、ミーティングやイベント、アクティビティへの関心や可用性を確認するよう求めるメールを、おそらく定期的に受け取っていると思います。 これは、あなたとのアポイントを固定し、衝撃的な失望体験に会うというフラストレーションを避けるために行われます。
この大きな理由は何でしょうか？ホスト側が、あなたがアポイントを取ったことを覚えていないかもしれない、アポイントを真剣に取っていないかもしれない、または、あなたの都合に自信がないと思っている可能性はありませんか？ これには多くの理由があるはずです。
- How to Confirm Appointments by Email
- 1 – 明確に伝える
- 例I: メールでのアポイントメント確認
- 2 – Be Brief and Specific
- Example II: Confirming of Appointments by Email
- 3 – Make It a Reminder Mission
- 4 – Be Detailed
- 5 – 長くなりすぎないように
- 例3：メールでアポイントを確認する
- 6 – Get to The Point
- 7 – プロのフォーマットに従う
- Example IV: アポイントメントの確認メール
- 8 – Use a Formal Language
How to Confirm Appointments by Email
Email はアポイントメントを確認するのに最適な方法の一つです。 電話のように自分の時間や相手の時間を邪魔することがありません。
ここで、Eメールでアポイントメントを確認する10のヒントを紹介します：
1 – 明確に伝える
できる限りの方法でアポイントメントを確認するために、明確に伝えましょう。 明確であることは、あなたが特定の時間に彼または彼女と会うことをメール受信者に保証するための素晴らしい方法です。 また、明確にすることで、アポイントメントの確認が効果的になります。
例I: メールでのアポイントメント確認
RE: FRANK WALESとのアポイントメント確認
Allen 様、
明日、8月25日午後1時にFrank Walesとのアポイントメントを確認させていただきたいと思います。
Cordially,
Linda Brown,
Secretary, Lester Wester Limited
2 – Be Brief and Specific
メールで予約を確認するときは簡潔にすることです。 短く、シンプルに言いましょう。 具体的には、アポイントの日時を明記します。
Example II: Confirming of Appointments by Email
RE: Shawn Williams – アポイントメントの確認
親愛なるクリントン様、
これは、明日6月18日の午前10時までにShawn Williamsとのミーティングを確認するための特別なお知らせです
あなたのミーティングの場所は、中国本土のLanceman Streetの1階、オフィス12のLintel Scrapsで行われる予定です。
念のため、これはShawnの携帯電話番号です、+98157479837.
何か質問があれば、遠慮なく連絡してください。
ありがとうございました、良い出会いがありました。
Best Regards,
Alice Maxwell
Administrative Assistant to Shawn Williams, Lintel Scraps Limited
3 – Make It a Reminder Mission
Just like the sample above, the confirmation of appointment is basically a mission to remind Clinton with Shawn Williams….これは明らかに、クリントンとのミーティングについて、思い出させてもらうミッションのようです。 具体的な日時と会場が明確に書かれています。
4 – Be Detailed
One good way to confirm an appointment is by giving detailed information.これは、メールでのアポイントメント確認の良い方法は、リマインダーとすることです。 クリントンは、時間通りにショーン・ウィリアムズに行くために必要なすべての情報を持っている。 彼は、会議の会場を見つけるのに問題がある場合、電話でShawn Williamsまたは管理アシスタントに連絡することができます。
招待を受け入れ、辞退するための電子メールの例はこちら
あなたの任命者に約束を逃す理由を与えないようにします。
5 – 長くなりすぎないように
メールが長すぎると、相手は興味を失い、結果的にメッセージを受け取れなくなります。
例3：メールでアポイントを確認する
親愛なるロバーツ様、明日1月21日の午前9時までに、当社のゾーンオフィスで当社チームとのミーティングにご都合がつくようで幸いです。
ありがとうございます。明日お会いできることを楽しみにしています。
Evelyn Coker
Productions Director, Micara Productions
6 – Get to The Point
相手にアポイントを確認したいことを明確にするために機会を無駄にする必要はない。 読者が不必要にスクロールダウンしないように、すぐにポイントをヒットします。
招待状のメール例はこちら
7 – プロのフォーマットに従う
プロのメールには、日付、挨拶、参照、本文、結論が必要です。 アポイントメントを確認するという名目で、クライアントに迷惑をかけないようにしましょう。
Example IV: アポイントメントの確認メール
Date: 23rd September, 2012.
RE.B: アポイントメントの確認メール
Date: 23rd September, 2012.
RE.B: アポイントメントの確認メール
Re.B: アポイントメントの確認メールの良い例文がこちら。 アポイントメントの確認
Dear Mr. Robinson,
I am writing to confirm an appointment with you on 24th of September, 2015 at Learned Hall, winter road.
Best wishes,
Andrew Paul
Managing Director, Adrepal Photos
8 – Use a Formal Language
Avoid the use of slangs.これは、スラングの使用を避けることです。 そのため、相手の興味を失わせるような文法的な間違いのない、正式な言葉を使うようにしましょう
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