Vertaile kaksi luetteloa Excelissä

Kuinka vertailla kahta luetteloa Excelissä? (6 parasta menetelmää)

Alhaalla on mainittu kuusi erilaista menetelmää, joita käytetään kahden sarakkeen kahden luettelon vertailuun Excelissä vastaavuuksien ja erojen löytämiseksi.

1. Menetelmä 1: Vertaile kahta luetteloa käyttämällä yhtäläisen merkin operaattoria
2. Menetelmä 2: Täsmää tiedot käyttämällä rivierotekniikkaa
3. Menetelmä 3: Täsmää rivierot käyttämällä IF-ehtoa
4. Menetelmä 4: Täsmää tiedot, vaikka olisi riviero
5. Menetelmä 5: Korosta kaikki täsmäävät tiedot käyttämällä ehdollista muotoilua
6. Menetelmä 6. Määrittele kaikki täsmäävät tiedot: Partial Matching Technique

Keskustellaan nyt kutakin menetelmää yksityiskohtaisesti esimerkin avulla –

#1 Vertaile kahta listaa käyttämällä yhtäläisen merkin operaattoria

• Vaihe 1: Seuraavaan sarakkeeseen, heti kahden sarakkeen jälkeen, lisätään uusi sarake nimeltä ”Status”.”

• Vaihe 2: Laita nyt soluun C2 kaava =A2=B2.

• Vaihe 3: Tällä kaavalla testataan, onko solun A2 arvo yhtä suuri kuin solun B2. Jos molempien solujen arvot vastaavat toisiaan, tulokseksi saadaan TRUE, tai muuten tulokseksi saadaan FALSE.

• Vaihe 4: Vedä kaava nyt soluun C9 muiden arvojen määrittämiseksi,

Mikäli yhteisillä riveillä on samoja arvoja, saamme tulokseksi TODELLA TODELLA tai FALSE.

#2 Tietojen täsmäyttäminen käyttämällä rivierotekniikkaa

Valvottavasti et ole käyttänyt ”Rivierotekniikkaa” työpaikallasi, mutta tänään näytän sinulle, miten voit käyttää tätä tekniikkaa tietojen täsmäyttämiseen rivi riviltä.

• Vaihe 1: Korosta ei-täsmättävät solut riveittäin valitsemalla ensin koko data.

• Vaihe 2: Paina nyt Excelin pikanäppäintä ”F5” avataksesi ”Siirry erikoisikkunaan” -työkalun.

• Vaihe 3: Avaa tämä ikkuna F5-näppäimellä. Paina nyt ”Go-To”-ikkunassa ”Special”-välilehteä.

• Vaihe 4: Valitse seuraavassa ”Go To Special”-ikkunassa ”Row Difference”-vaihtoehto. Kun olet valinnut ”Row Difference”, napsauta ”Ok.”

Saamme seuraavan tuloksen:

Kuten yllä olevasta ikkunasta näkyy, se on valinnut solut, joissa on riviero. Täytä siihen nyt jokin väri korostaaksesi rivieroeron arvot.

#3 Match Row Difference by Using IF Condition

Miten voimme jättää IF-ehdon pois, kun haluamme sovittaa tiedot rivi riviltä. Ensimmäisessä esimerkissä olemme saaneet tulokseksi joko TRUE tai FALSE, mutta entä jos tarvitsemme erotustuloksen oletustuloksen ”TRUE tai FALSE” sijaan. Oletetaan, että tarvitset tulokseksi ”Matching”, jos rivieroa ei ole ja tuloksen pitäisi olla ”Not Matching”, jos rivieroa on.

• Vaihe 1: Avaa ensin IF-ehto soluun C2.

• Vaihe 2: Sovelletaan loogista testiä A2=B2.

• Vaihe 3: Jos tämä looginen testi on TODELLA TODELLINEN, syötetään tuloskriteerit. Tässä skenaariossa tuloskriteerit ovat ”Vastaava”, ja jos rivi ei vastaa, tarvitsemme tulokseksi ”Ei vastaa.”

• Vaihe 4: Sovelletaan kaavaa tuloksen saamiseksi.

• Vaihe 5: Vedä nyt kaava soluun C9, jotta muut arvot saadaan määritettyä,

#4 Tietojen täsmäytys, vaikka olisi riviero

Tietojen täsmäytys rivieromenetelmillä ei välttämättä toimi aina, vaan arvo voi olla muissakin soluissa, joten näissä skenaarioissa on käytettävä eri tekniikoita.

Katsokaa nyt alla olevaa dataa.

Yllä olevassa kuvassa on kaksi numeroluetteloa. Meidän on verrattava listaa 2 listaan 1. Käytetään siis suosikkifunktiotamme VLOOKUP.

Jos tiedot täsmäävät, saamme luvun; muussa tapauksessa saamme virhearvoksi #N/A.

Virhearvojen näyttäminen ei näytä ollenkaan hyvältä. Virhearvojen näyttämisen sijaan korvataan ne sanalla ”Ei saatavilla”. Käytä tähän excelin IFERROR-toimintoa.

#5 Korosta kaikki täsmäävät tiedot

Jos et ole excel-kaavojen ystävä, ei hätää; voimme silti pystyä täsmäämään tietoja myös ilman kaavaa. Käyttämällä yksinkertaista ehdollista muotoilua excelissä voimme itse asiassa pystyä korostamaan kahden luettelon kaikki yhteensopivat tiedot.

• Vaihe 1: Valitse tätä varten ensin tiedot.

• Vaihe 2: Siirry nyt Ehdollinen muotoilu -valikkoon ja valitse ”Korosta solusäännöt > >> Päällekkäiset arvot.”

• Vaihe 3: Nyt näet ”Duplicate Cell Values” -muotoiluikkunan.

• Vaihe 4: Voit itse asiassa valita eri muotoiluvärit Excelin pudotusvalikosta. Valitse ensimmäinen muotoiluväri ja paina ok-painiketta.

• Vaihe 5: Tämä korostaa kaikki vastaavat tiedot kahdesta luettelosta.

• Vaihe 6: Juuri siinä tapauksessa, että kaikkien täsmäävien tietojen korostamisen sijasta halutaan korostaa ei-yhdenmukaiset tiedot, valitaan ”Duplicate Values” -ikkunassa vaihtoehto ”Unique”.”

Tällöin korostetaan kaikki yhteensopimattomat arvot.”

#6 Osittainen täsmäytystekniikka

Olemme havainneet ongelman, joka liittyy siihen, että kahdessa luettelossa on ei-itävää tai samaa tietoa. Esimerkiksi jos luettelon 1 tiedoissa on ”ABC Pvt Ltd” ja luettelossa 2 on vain ”ABC”. Näissä tapauksissa kaikki oletuskaavamme ja -työkalumme eivät tunnista lainkaan. Näissä tapauksissa meidän on käytettävä erikoismerkkiä tähti (*) osittaisten arvojen yhteensovittamiseksi.

Luettelossa 1 meillä on yrityksen nimi ja tulotiedot. Luettelossa 2 meillä on yritysten nimet, mutta ei tarkkaa arvoa kuten luettelossa 1. Tämä on hankala tilanne, jonka olemme kaikki kohdanneet työpaikallamme.

Tällaisissa tapauksissa voimme silti sovittaa tietoja yhteen käyttämällä erikoismerkkiä tähti (*).

Saamme seuraavan tuloksen.

Vetäkää nyt kaava soluun E9 muita arvoja varten,

Jokerimerkkiä asteriskia (*) käytettiin edustamaan mitä tahansa merkkimäärää, joten se vastaa sanan ”ABC” täyttä merkkiä ”ABC Pvt Ltd.”.”

Muistettavaa

• Yllämainittujen tekniikoiden käyttäminen kahden luettelon vertailuun Excelissä riippuu tietorakenteesta.
• Rivikohtainen täsmäytys ei sovellu parhaiten, jos tiedot eivät ole järjestettyjä.
• VLOOKUP on usein käytetty kaava arvojen vertailuun.

Suositellut artikkelit

Tämä on ollut opas kahden listan vertailuun excelissä. Tässä käsitellään 6 parasta menetelmää kahden sarakkeen luetteloiden vertailemiseksi vastaavuuksien ja erojen löytämiseksi excelissä (Equal Sign Operator, Row Difference Technique, IF Condition, Partial Matching Technique ja jne.) yhdessä esimerkkien ja ladattavan excel-mallin kanssa. Voit oppia lisää Excelistä seuraavista artikkeleista –

• Compare Two Excel Columns Using Vlookup
• Partial Match with Vlookup
• Compare Two Excel Columns
• Shade Alternate Rows in Excel