Lukuisten yritysten, joiden kanssa olen työskennellyt viime vuosina, suurin osa käyttää Google Docsia artikkeliluonnosten ja asiakirjojen toimittamiseen ja yhteistyöhön. Googlen tuottavuuspaketista on tullut defacto-työalusta miljoonille ihmisille ja organisaatioille ympäri maailmaa. Ja hyvästä syystä: se on ilmainen, sitä on helppo käyttää ja se on jo nyt jokaisen Google-tilin omaavan käyttäjän käytettävissä (mikä tarkoittaa yli miljardia aktiivista Gmail-käyttäjää).
Yksi ongelmaksi olen kuitenkin havainnut sen, miten helposti ihmiset jättävät huomiotta Google Docsiin liittyvät yksityisyyden suojaan liittyvät huolenaiheet, kun he jakavat ja tekevät yhteistyötä asiakirjojen parissa. Käyttäjät ja organisaatiot valitsevat usein mukavuuden tietojensa suojaamisen sijasta ja käyttävät anonyymiä jakamista, jolloin arkaluonteiset liiketoimintatiedot ovat tahattomien osapuolten saatavilla.
Tässä kerrotaan, mitä sinun on tiedettävä tietojesi yksityisyyden suojaamisesta, kun jaat Google Docs -dokumentteja kollegoiden ja ystävien kanssa.
Googlen jakamisasetukset
Google tarjoaa kolme asiakirjojen jakamistapaa, joista kussakin on erilaiset yksityisyys- ja käyttöoikeusasetukset:
Yksityisyysspektrin molemmissa päissä ovat asetukset ”Julkinen verkossa” ja ”Tietyt henkilöt”. ”Julkinen verkossa” -asetus tekee asiakirjasta täysin julkisen ja indeksoitavissa olevan, mikä tarkoittaa, että se näkyy Googlen haussa ja kuka tahansa, jolla on asiakirjan URL-osoite, voi käyttää sitä. Toisaalta ”Tietyt henkilöt” -asetus asettaa asiakirjan vain niiden henkilöiden saataville, joiden kanssa päätät jakaa sen. Jos kutsumaton taho saa selville asiakirjan URL-osoitteen, hän ei pääse siihen käsiksi.
Keskimmäinen vaihtoehto, ”Kuka tahansa linkin kanssa”, ei tee asiakirjasta hakukoneiden indeksoitavaa, mutta ihmiset, joilla on linkki, pääsevät siihen käsiksi. Tämä anonyymi jakaminen on ongelmallista, koska monet organisaatiot käyttävät sitä, kun ne haluavat jakaa asiakirjan suurelle joukolle ihmisiä, mutta eivät halua nimenomaisesti lisätä heidän sähköpostejaan jakamisasetuksiin. Ja he käyttävät tätä asetusta usein yhteistyöhön arkaluonteisia sisältöjä sisältävien asiakirjojen parissa. Heidän perustelunsa on, että kunhan asiakirjan URL-osoitetta ei anneta kenellekään, kukaan ei löydä sitä. Vai mitä?
Väärin.
Miten anonyymi jakaminen Google Docsissa paljastaa salaisuutesi
Nopeasti kasvavan teknologiablogin toimittajana seuraan säännöllisesti analytiikkasivua nähdäkseni ”lähettäjät”. Sieltä näen, mistä lähteistä käyttäjät tulevat sivustolleni, ja se auttaa minua seuraamaan sivustoja, jotka linkittävät takaisin TechTalksin sisältöön tai julkaisevat sitä uudelleen.
Muutama aika sitten, kun kävin läpi lähettäjiä, huomasin, että joku oli päässyt TechTalksiin Google Sheetsin kautta. Kuten kaikkien suosittelijoiden kohdalla, siellä oli linkki lähdetiedostoon.
Uteliaana napsautin linkkiä, ja minut siirrettiin taulukkolaskentataulukkoon, joka oli yllätyksettömästi jaettu nimettömänä, ja johon kuka tahansa linkin omaava pääsi käsiksi. Yllättävää oli kuitenkin se, että asiakirja oli avoin muokattavaksi, mikä tarkoitti, että sain tehdä siihen haluamiani muutoksia.
Taulukkolaskenta sisälsi satojen bloggaajien, mukaan lukien itseni, yhteystiedot ja verkkosivujen URL-osoitteet. Pystyin nopeasti näkemään yhden toisen käyttäjän nimen, joka muuten käytti asiakirjaa sillä hetkellä, todennäköisesti saman käyttäjän, joka oli juuri klikannut linkkiä TechTalksiin. (Hän ei voinut nähdä henkilöllisyyttäni, kiitos anonyymin jakamisen, joka näyttää ilman nimenomaisia oikeuksia olevien käyttäjien nimet nimettöminä eläiminä.)
Pikaisella Google-haulla myöhemmin sain selville, että hän työskenteli sponsorointi- ja diilien jakamisyrityksessä. Muutamaa tapahtumatonta minuuttia myöhemmin, kun kirje tupsahti postilaatikkooni yhteystietosivuni kautta, tiesin jo avaamatta sitä, kuka sen oli lähettänyt ja mitä se sisältäisi.
Tämä on räikeä esimerkki ”tietoturvasta tuntemattomuuden kautta”, jossa ihmiset jättävät omaisuutensa suojaamattomana internetiin ja luulevat, ettei kukaan löytäisi niitä.
Ollakseni oikeudenmukainen voin sanoa, että tässä nimenomaisessa tapauksessa en törmännyt mihinkään yksityisiin ja arkaluontoisiin tietoihin. Kaikki mitä taulukkolaskenta sisälsi oli jo saatavilla netissä. Mutta tämä ei ollut ensimmäinen kerta, kun joku selasi blogiini Google Docin URL-osoitteen kautta. Viime kuukausien aikana olen nähnyt useita asiakirjoja, joissa on tietoja, joita ei ole tarkoitettu yleisön, eikä varsinkaan minun, nähtäväksi. Eräässä Google-dokumentissa kerrottiin erään PR-yrityksen sisäisistä keskusteluista heidän suunnitelmistaan keskustella palvelustaan ja tarjouksistaan kanssani. Toinen oli luonnos julkaisemattomasta tiedemiesryhmän tekoälyä käsittelevästä whitepaperista.
Google satunnaistaa melko hyvin asiakirjojensa URL-osoitteet, mikä tarkoittaa, että on hyvin pieni mahdollisuus, että joku arvaa asiakirjan URL-osoitteen raa’alla voimalla. Mutta kuten yllä olevat esimerkit osoittavat, joka kerta, kun napsautat Google Docs- tai Sheets -tiedostoon upotettua linkkiä, paljastat asiakirjasi osoitteen kenelle tahansa, joka katsoo linkin määränpään analytiikkaa.
Miten suojaat yksityisyytesi Google Docs -palvelussa
Älä anna ”Kuka tahansa linkin avulla” -toiminnon vääränlaisen yksityisyyden tunteen hämätä. Käytä anonyymiä jakamista vain, jos sinulle sopii, että kuka tahansa näkee asiakirjasi sisällön. Tämä pätee myös helppokäyttöiseen ”Hae jaettava linkki” -toimintoon, jonka löydät kontekstivalikosta ja yksinkertaistetusta jakamisvalintaikkunasta.
Muussa tapauksessa käytä ”Tietyt henkilöt” -asetusta ja lähetä yksilölliset yhteistyökutsut jokaiselle henkilölle, jonka pitäisi päästä käsiksi tiedostoon.
Työskennellessäsi monien ihmisten kanssa etkä halua jakaa jokaista asiakirjaa jokaiselle yksittäiselle käyttäjälle, voit käyttää Google-ryhmiä. Ryhmien avulla voit niputtaa käyttäjät yhteen sähköpostiosoitteeseen ja antaa asiakirjan käyttöoikeudet kollektiivisesti kaikille heille.
Mitä ikinä teetkin, älä käytä anonyymiä jakamista mukavuuden vuoksi.
Muistutus Googlen yksityisyydestä
Kaiken tämän sanottuasi, älkäämme unohtako, että riippumatta siitä, millaisia yksityisyydensuoja-asetuksia säädätkin asiakirjoillesi, se ei suojaa sinua Googlen tiedonjanoisilta silmiltä itse. Käyttämällä Google Docsia annat Googlelle pääsyn dokumenttisi sisältöön, vaikka et jakaisikaan sitä kenenkään kanssa. Jos tämä sattuu olemaan ongelma, harkitse salattujen vaihtoehtojen käyttämistä Googlen palveluille.
Loppusanat: Käytä Google Docsia. Se on aika siisti työkalu. Mutta tunne myös sen rajat.