Mikä on työntekijätiedosto?
Työnantajien tulisi käyttää työntekijätiedostoa kaikkien henkilöstö-, palkka-, etuus- ja vaatimustenmukaisuusasiakirjojen tallentamiseen ja ylläpitämiseen yhdessä paikassa. HR-teknologian kehittyessä työnantajien tulisi tallentaa kaikki kunkin työntekijän keskeiset henkilöstöasiakirjat HR-järjestelmäänsä. Asiakirjojen asianmukaisen ylläpidon ja tuottamisen laiminlyönti voi johtaa säännösten noudattamatta jättämiseen tai mahdollisiin sakkoihin.
Ensalaisuuslainsäädännön suojaamia asiakirjoja, kuten lääketieteellisiä/vakuutustietoja ja suosituksia/taustatarkastuksia, ei pitäisi sisällyttää työntekijän perustyöntekijäkansioon.
Tässä on tilannekatsaus asioista, jotka voidaan sisällyttää työntekijän perustiedostoon:
-
Työnkuvaus
-
Työhakemus ja/tai ansioluettelo
-
Työtarjous
-
IRS-lomake W-lomake-4
-
Työntekijän käsikirjan vastaanotto tai allekirjoitettu kuittaus
-
Työsuorituksen arviointi
-
Työntekijän etuuksiin liittyvät lomakkeet
-
Lomakkeet, joissa ilmoitetaan yhteyshenkilöt hätätapauksissa
-
Asiakkaiden ja/tai työkavereiden valitukset
-
Palkinnot tai kunniamaininnat erinomaisesta suorituksesta
-
Pöytäkirjat läsnäolosta tai koulutusohjelmien suorittamisesta
-
Varoitukset ja/tai muut kurinpitotoimet
-
Merkinnät läsnäolosta tai myöhästelystä
-
Jokainen sopimus, kirjallinen sopimus, kuitti tai kuittaus työntekijän ja työnantajan välillä
-
Dokumentit, jotka liittyvät työntekijän poistumiseen yrityksestä
.
Paycorin HR-ratkaisu tarjoaa yhtenäisen työntekijäkirjanpidon ja paljon muuta. Tutustu HR-tuotesivuumme ja opi, miten poistamme paperikansiot ja pidämme tietosi turvassa. Lue lisää uusien työntekijöiden perehdyttämisestä ja siitä, miten voit tehdä veroilmoituksen ilman W2:ta.