Toimittaja

Mikä on toimittaja yrityksessä?

Toimittaja on henkilö tai yritys, joka tarjoaa tuotteen tai palvelun toiselle yritykselle. Toimittajan tehtävänä liiketoiminnassa on toimittaa valmistajalta laadukkaita tuotteita hyvään hintaan jakelijalle tai jälleenmyyjälle jälleenmyyntiä varten. Toimittaja yrityksessä on henkilö, joka toimii välittäjänä valmistajan ja jälleenmyyjän välillä varmistaen, että yhteydenpito sujuu ja varastot ovat riittävän laadukkaita.

Toimittajan merkitys tuotteen elinkaaressa

Toimittajilla on valtavan tärkeä rooli tuotteen elinkaaren kaikissa vaiheissa. Raaka-aineiden hankinnasta tuotannon käynnistämisen tukemiseen ja parempien raaka-ainevaihtoehtojen etsimiseen, kun markkinat alkavat kyllästyä, yritysten on tehtävä tiivistä yhteistyötä toimittajiensa kanssa saadakseen tuotteistaan parhaan mahdollisen hyödyn irti.

Esimerkkejä toimittajan roolista

Toimittajan rooli yrityksessä voi olla vaativa, sillä vähittäiskauppiaat odottavat tiettyä laatutasoa ja valmistajat odottavat toimittajien myyvän paljon varastoja. Tästä johtuen toimittajien on oltava joustavia ja ymmärrettävä, miten suhteita hallitaan. Muita tärkeitä elementtejä toimittajan roolissa ovat:

• Paikallisten lakien noudattaminen: Toimittajien on noudatettava kaikkia asiaankuuluvia lakeja ja standardeja, mukaan lukien ihmisoikeuksien suojelu ja lapsityövoiman käyttö.
• Tasapuoliset liiketoimet kaikilta vähittäiskauppiailta: Toimittajien on tarjottava kaikille vähittäiskauppiaille yhtäläiset mahdollisuudet tehdä liiketoimia niiden kanssa. Jälleenmyyjää ei saa hylätä sijaintinsa tai muun syyn vuoksi.
• Paras mahdollinen hinta: Tavarantoimittajien on taattava vähittäiskauppiaille paras hinta ja laatu, jotta niiden välinen luottamus säilyisi. Tämä auttaa varmistamaan toistuvan liiketoiminnan tulevaisuudessa.
• Ei eturistiriitoja toimittajille: Toimittajien ei pidä tehdä liiketoimintaa sellaisten kanssa, joiden kanssa heillä voi olla eturistiriita. Tällaisia olisivat esimerkiksi perheenjäsenet, ystävät ja uudet tai vanhat työtoverit. Tällä pyritään vähentämään epäoikeudenmukaisen kohtelun todennäköisyyttä muiden asiakkaiden keskuudessa.

Mitä on toimittajasuhteiden hallinta?

Toimittajasuhteiden hallinta on prosessi, jossa suunnitellaan ja hallinnoidaan kaikkia suhteita toimittajiin, jotka toimittavat tuotteita tai palveluja yritykselle. Kyse voi olla raaka-ainetoimittajista, yleishyödyllisten palvelujen toimittajista tai siivouspalvelujen toimittajista. On tärkeää hallita näitä suhteita, jotta yritys voi varmistaa tuotteiden ja palvelujen tehokkaan toimittamisen yritykselle.

Toimittajahallintaprosessin luominen ja ylläpitäminen, jossa hahmotellaan nimenomaisesti reitti toimittajan hallinnoimiseksi, on tärkeää, jotta yritys voi valita oikeat, yrityksen tarpeisiin sopivat toimittajat. Toimittajahallintaprosessi menee pidemmälle kuin vain oikean toimittajan valitseminen, siinä hahmotellaan prosessi, jolla rakennetaan luottamusta toimittajien kanssa ja parannetaan heidän tarjoamiaan palveluja.

Mitä hyötyä toimittajasuhteiden hallinnasta on?

Suhteiden hallinta on valtava osa mitä tahansa osastoa, mutta toimittajien kohdalla se on sitäkin tärkeämpää, koska nämä ovat yksiköitä, jotka eivät ole yrityksen sisäisiä. Toimittajat ovat yrityksen ulkopuolella, mikä tarkoittaa, että yrityksen on oltava varovainen toimittajalle antamiensa tietojen kanssa. Yrityksen on löydettävä oikea tasapaino, sillä toimittajan on tunnettava, että yritys arvostaa häntä, ennen kuin hän tarjoaa erinomaista palvelua saumattomasti ja ylittää tavanomaisen toiminnan tehdäkseen vaikutuksen yritykseen.

• Kustannusten vähentäminen: Toimittajasuhteiden hoitaminen tarkoittaa, että toimittajat pysyvät yrityksessä pitkään ja vaihtuvuus pysyy mahdollisimman vähäisenä. Työskentely yhden tai kahden toimittajan kanssa, jotka voivat toimittaa monia eri materiaaleja, on parempi kuin monen eri toimittajan kanssa. Tämä tarkoittaa, että yritys voi työskennellä toimittajien palvelujen parantamiseksi ja kustannusten alentamiseksi.
• Innovaation edistäminen: Kun yritys tekee tiivistä yhteistyötä toimittajan kanssa, ne voivat yhdessä johtaa innovointia. Tätä kautta molemmat osapuolet voivat parantaa tarjontaansa eksponentiaalisesti.
• Yhteistyö: Kun yritykset luovat vahvat suhteet toimittajiinsa, palaute ja avoin viestintä helpottuvat. Yhteistyöstä tulee näin saumatonta, ja yritys voi antaa toimittajilleen havaintoja siitä, miten he voivat parantaa heille tarjottavaa palvelua ja päinvastoin.
• Prosessien parantaminen: Kun palautteesta tulee arkipäivää, yritys ja toimittajat alkavat ymmärtää suhteensa sisäistä toimintaa. Toimittaja alkaa ymmärtää, mistä tuotteista liiketoiminta voisi olla kiinnostunut, ja liiketoiminta tietää oikean ajankohdan tilata toimittajalta, jotta se saa tilauksen ajallaan.

Toimittajasuhteiden hallinnan parhaat käytännöt

1. Rakennetaan kestäviä suhteita: Jos yritys aikoo käyttää toimittajaa useammin kuin kerran, sen tulisi pyrkiä rakentamaan kestävä suhde, jonka avulla se voi vastata puhelimeen ja puhua toimittajalleen helposti. Suhde varmistaa, että yritys ymmärtää toimittajiensa koko kyvykkyyden, joten yritys tietää, milloin se pyytää toimittajaltaan liikaa. Vahvan suhteen rakentaminen varmistaa, että toimittajat huolehtivat yrityksen tarpeista tulevaisuudessa ennen muita.
2. Investoi teknologiaan: Nykyään on olemassa ohjelmistoja kaikkeen, joten yritykselle on helppo löytää oikea toimittajahallintaohjelmisto, joka on räätälöity yrityksen nimenomaisiin tarpeisiin. Teknologian avulla yritykset voivat seurata toimittajia, luoda kojelaudan, jotta ne saavat tilannekuvan siitä, miten kaikki sujuu, ja löytää kipupisteet nopeasti helppolukuisten tietojen avulla.
3. Maksa toimittajille ajoissa: Tämä tuntuu itsestään selvältä, mutta toimittajien maksaminen ajoissa on loistava tapa ylläpitää hyvää toimittajasuhdetta. Jotkut yritykset seuraavat toimituksia ja tilauksia huonosti, mikä tarkoittaa, että maksut saattavat myöhästyä. Tämä jättää toimittajan huonoon asemaan, koska sen kassavirta ei ole turvattu ja se ei ehkä luota olemassa olevaan asiakkaaseen yhtä paljon kuin hankkimaansa uuteen asiakkaaseen. Seurantaohjelmiston ja hyvän toimittajahallintaprosessin avulla yritys voi varmistaa, että maksut suoritetaan ajallaan ja toimittajat pysyvät tyytyväisinä.
4. Streamline Supplier Agreements: Virtaviivaistetut toimittajasopimukset (Streamlined Supplier Agreements, SSA) tarkoittavat, että kaikkia toimittajia kohdellaan samalla tavalla riippumatta siitä, mitä palvelua he tarjoavat. Kun uusia toimittajia otetaan palvelukseen, prosessi on paljon nopeampi, koska sopimus on sama kaikille toimittajille. Pieniä muutoksia voidaan tietysti tehdä, mutta ne voidaan allekirjoittaa murto-osassa siitä ajasta, joka kuluu yli 10-sivuisen asiakirjan allekirjoittamiseen. Tämä helpottaa suhteiden hallintaa, koska kaikki osastolla tietävät, miltä sopimus näyttää.
5. Riskien arviointi: Yritysten olisi tutkittava tavarantoimittajia, ennen kuin ne ryhtyvät tekemään liiketoimia niiden kanssa, jotta voidaan varmistaa, että ne ovat taloudellisesti vakaita. Yritysten tulisi aina kysyä toimittajan referenssejä tiedustellakseen erityisiä huolenaiheita, joita yrityksellä saattaa olla. Riskienhallinnan kannalta on erittäin tärkeää kysyä referensseiltä, miten toimittaja käsittelee lisääntynyttä kapasiteettia, ovatko ne johdonmukaisia toimitusaikojen ja -laadun suhteen, onko toimittaja avoin tärkeiden tietojen suhteen, mikä on myynnin jälkeisen palvelun taso jne. Riskien arviointi ennen toimittajan käyttöönottoa voi vähentää myöhemmin ilmeneviä epävarmuustekijöitä.

Mitä eroa on toimittajan ja jakelijan välillä?

Kuten edellä korostettiin, toimittaja toimittaa tuotteen tai palvelun toiselle taholle, yleensä jakelijalle, joka myy sen tukku- tai vähittäismyyjälle. Toimittaja voi olla myös tuotteen valmistaja ja tuotteen jakelija. Useimmiten ne eivät pysty vastaamaan jakelusta aiheutuvasta ylimääräisestä työtaakasta, joten ne ulkoistavat tämän toiminnan toiselle yritykselle. Jakelija puolestaan hankkii tuotteet toimittajilta ja myy ne tukku- tai vähittäiskauppiaalle hieman korkeampaan hintaan saadakseen hieman voittoa itselleen. Tärkein ero näiden kahden ryhmän välillä on se, että toinen tekee läheisempää yhteistyötä valmistajan (toimittajan) kanssa ja toinen läheisempää yhteistyötä vähittäismyyjän (jakelijan) kanssa.

Want to Learn More?