Tervetulokirje esimerkki uudelle asiakkaalle.
Muuta huomioitavaa kirjoittaessasi tervetulokirjeitä asiakkaille
Tervetulokirjeet
Tervetulokirjeet ovat kirjeitä, jotka on kirjoitettu kohteliaasti tervehtimään ja esittelemään organisaatiolle. Ne voidaan lähettää koulun uusille opiskelijoille, yrityksen uusille työntekijöille, konferenssin osallistujille jne. Tervetulokirjeiden ensisijaisena tavoitteena on kohottaa vastaanottajien moraalia ja kertoa heille, että he ovat nyt tärkeä osa tiimiä. Kirjeitä pidetään kohteliaisuuden eleenä ja hienoimpana tapana osoittaa vastaanottajalle, että arvostat hänen läsnäoloaan, ponnistelujaan tai kiinnostustaan tehdä jotakin. Tervetulokirjeet voivat myös sisältää joitakin tärkeitä tietoja, joista vastaanottajat eivät ehkä ole vielä tietoisia.
Tervehdyskirjeitä kirjoittaessasi tavoitteesi on saada vastaanottajat tuntemaan olonsa ”kotoisaksi”. Siksi sinun on oltava mahdollisimman ystävällinen. Aloita esittelemällä organisaatio virallisesti vastaanottajalle. Kiitä ja onnittele häntä kohteliaasti siitä, että hänestä on tullut osa tiimiä. Vakuuta vastaanottajalle, että hän on tehnyt oikean päätöksen valitessaan organisaatiosi. Muista puhutella vastaanottajaa hänen nimellään. Ole lyhyt ja sisällytä vain tarvittavat tiedot. Päätä kirje kiittämällä vastaanottajaa vielä kerran ja allekirjoita se nimelläsi ja tittelilläsi.
Kirjeet asiakkaille
Kirjeet asiakkaille ovat kirjeitä, joita henkilö tai organisaatio kirjoittaa muille henkilöille ja/tai organisaatioille, jotka hyötyvät lähettäjän tuotteista tai ammatillisista palveluista. Ne voivat olla tervetuliaiskirjeitä, joilla toivotetaan asiakkaat tervetulleiksi organisaatioon, esittelykirjeitä, joilla esitellään tuote tai palvelu asiakkaille, tai kiitoskirjeitä, joilla arvostetaan asiakkaita heidän jatkuvasta tuestaan. Ne voivat olla myös vastauskirjeitä, joilla vastataan asiakkaiden kyselyihin, tai tiedotuskirjeitä, joilla ilmoitetaan asiakkaille tärkeistä asioista, kuten tuotteiden ja palvelujen alennuksista, toimistojen siirroista jne. Periaatteessa kirje asiakkaalle voi olla melkein mitä tahansa, kunhan se, mitä viestität, liittyy liiketoimintaan.
Kirjeet asiakkaille ovat liikekirjeitä, ja siksi niiden tulisi olla muodollisia ja ammattimaisia. Aloita kirje asianmukaisella tervehdyksellä. Kerro selkeästi kirjeesi tarkoitus. Jos asiakasta vaaditaan ryhtymään tiettyyn kiireelliseen toimenpiteeseen, tarkenna tarkasti, mitä hänen on tehtävä. Ole lyhyt ja suoraviivainen ja vältä epäolennaisten yksityiskohtien lisäämistä. Päätä kirje kehottamalla vastaanottajaa lämpimästi vastaamaan tai ryhtymään tarvittaviin toimiin. Allekirjoita kirje ja anna yhteystietosi. Tulosta kirje yrityksen kirjepaperille.