Tickler-tiedosto on tuottavuuden pitkäaikainen apuväline, ja se on muistutusjärjestelmä, joka on tarkoitettu täydentämään tavallista kalenteri- ja aikataulutusjärjestelmääsi. Vaikka muistilistoja on useita erilaisia, tunnetuin niistä (pitkälti David Allenin Getting Things Done -kirjan ja Merlin Mannin 43 kansiota -kirjan ansiosta) on 43 kansiota sisältävä järjestelmä, jossa on 31 numeroitua ”päivä”-kansiota ja 12 kansiota, joihin on merkitty vuoden kuukaudet.
Ajatus on varsin yksinkertainen: kaikki, mistä sinun on muistutettava jonain tulevana ajankohtana, laitetaan muistilistaan. Joka aamu kyseisen päivän kansio vedetään esiin ja sisältö laitetaan postilaatikkoosi, ja kaikki, mitä laitoit sinne päiviä, viikkoja tai kuukausia aikaisemmin, on heti käsilläsi, kun tarvitset sitä.
43 kansion ansiosta muistutusten asettaminen on mahdollista – jopa helppoa – jopa vuodeksi eteenpäin. Jokainen numeroitu kansio edustaa kuukauden päivää. Niiden taakse on sijoitettu kaikki kuukausien mukaan merkityt kansiot, ja edessä on seuraavan kuukauden kansio. Koska tänään on 5. syyskuuta, edessä on siis kansio 5, jonka jälkeen tulevat kansiot 6-31, sitten lokakuu seuraavasta syyskuusta seuraavaan syyskuuhun. Kun tyhjennän tämän päivän kansion, laitan sen numeroitujen kansioiden taakse, jolloin ”6” jää seisomaan valmiina nostettavaksi esiin huomenna.
Kuukauden lopussa lokakuun kansio avataan ja sen sisältö laitetaan asianmukaisiin numeroituihin päiviin, ja tyhjennetty kansio laitetaan kuukausien taakse. Näin luodaan kansioiden rullaava kierto, jossa esitellään joka aamu kansio, jossa on kyseisen päivän sisältö.
Mitä kansioihin laitetaan, on sinun päätettävissäsi, mutta selvästi kaikki päivätty on hyvä ehdokas: laskut, laskut, päivätty materiaali lähetettäväksi, konsertti- ja keikkaliput, matkustusasiakirjat ja niin edelleen. Myös muita asioita, joita tiedät tarvitsevasi tiettynä päivänä, voidaan lisätä, kuten passi sinä päivänä, jolloin lennät pois maasta, tai shekkivihko laskunmaksupäivänä.
Korttikortteihin voidaan kirjoittaa toistuvia tapahtumia, joista haluat muistuttaa itseäsi – kuten kasvien kastelu kolmen päivän välein. Tyhjennät kansiosi postilaatikkoon, käsittelet postilaatikon, näet muistutuksen, kastelet kasvit ja laitat kortin mihin tahansa päivämäärään kolmen päivän kuluttua.
Jotkut ihmiset käyttävät tickler-kansiota ”ulospääsynä” postilaatikosta. Eli jos he eivät ole päivän loppuun mennessä käsitelleet postilaatikkoaan tyhjäksi, kaikki menee huomisen tickeriin. En ole tämän suuri kannattaja, mutta oletan, että se antaa heille jonkinlaista psykologista tyydytystä, kun he lähtevät päivän päätteeksi tyhjään postilaatikkoon.
Vaikeinta tickler-tiedoston käyttämisessä on oikeastaan sen käytön aloittaminen. Voi viedä jonkin aikaa, kun tottuu laittamaan asioita tickler-tiedostoon ja sitten tarkistamaan sen joka päivä saadakseen ne takaisin sieltä pois. Itse asiassa saatat joutua tekemään niin kuin minä tein, kun aloin ensimmäistä kertaa käyttää muistiotiedostoa: aseta muistutuksille muistutus! Toisin sanoen laitoin Outlookiin ”Tarkista muistitiedosto” -tehtävän ja asetin sen toistumaan joka aamu. Toki joka aamu unohdin, kunnes ilmoitus tuli muistuttamaan minua.
Viimein tickler-tiedoston käyttämisestä tulee kuitenkin tapa. Kun lisäät siihen yhä enemmän tavaraa, tarkistat sitä yhä todennäköisemmin, ja kun tarkistat sitä yhä useammin, laitat sinne yhä todennäköisemmin tavaraa. Nämä kaksi tapaa vahvistavat toisiaan, joten jonkin ajan kuluttua saavutat ”kriittisen massan” ja unohtaminen lakkaa olemasta ongelma.
Taaksepäin pääsemiseksi on todella hyödyllistä pitää muistitikku jossakin näkyvällä paikalla (ilman, että se on tiellä). Pöytäkansiolaatikot sopivat tähän täydellisesti – ne ovat yleensä alle 30 cm:n syvyisiä, ne eivät vie paljon tilaa, niitä on saatavana erilaisissa houkuttelevissa (ja, myönnän, ei-niin-kiinnostavissa) malleissa, ja niiden avoin yläosa tarkoittaa, ettei ole pienintäkään estettä ottaa esiin tämän päivän kansiota.
Johdonmukaisesti käytettynä kansiomuistiinpanovihkosta voi tulla tärkeä osa ”ulkoaivojasi”, ja se ponnahtaa esiin tavaroita, silloin kun tarvitset niitä, ja pitää ne poissa tieltä, silloin kun et tarvitse. Nykymaailmassa, joka on täynnä huipputekniikkaa koko ajan, se on jopa hieman rauhoittavaa: yksinkertaista, selvästi matalaa tekniikkaa ja tehokasta.
Bonusvinkki: Tähän vinkkiin törmäsin täällä, ja se on niin hyvä, että minun oli pakko sisällyttää se. Normaali 43-kansion asetus antaa sinulle päivämäärät, mutta ei päivien nimiä, mikä voi olla hämmentävää. Käytä päivien tunnistamiseen sidontaliittimiä, jotka on merkitty viikonpäivillä ja kiinnitetty etukansioiden yläosaan. Kun poistat jokaisen kansion ja siirrät sen taakse, aseta sen klipsi viimeisen kansion jälkeen olevaan kansioon sidontaliittimellä. Loistavaa!