SharePoint-lomakkeiden perusteet. Mitä SharePoint-lomakkeet ovat?

SharePoint-lomakkeet ovat toimineet erinomaisena yhteistyö- ja hallintatyökaluna jo vuosien ajan. Tämän työkalun avulla voidaan käsitellä kaikenlaista yritystietoa, -määrää ja -tarkoitusta.

JarePoint-lomake on ikkuna (näyttö), jossa on useita kenttiä, joissa on tarroilla varustettuja kenttiä, joihin käyttäjät voivat syöttää tietonsa: etu- ja sukunimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero jne. SharePoint-lomakkeet on luotu yksinkertaistamaan kaikkia liiketoimintaprosesseja, työnkulkuja ja myös tekemään tietokannan kanssa työskentelystä miellyttävämpää ja organisoidumpaa. Lisäksi tarroilla varustetut lomakkeet auttavat käyttäjiä estämään virheellisten tietojen syöttämisen.

On olemassa paljon ratkaisuja ja työkaluja, joiden avulla SharePoint-lomakkeiden kanssa työskentelyä voidaan helpottaa ja luoda houkuttelevia ja kehittyneitä lomakkeita, jotka lisäävät mahdollisuuksia, että käyttäjät täyttävät ne.

Lomakkeiden mukauttaminen: How to Do It Right

Kun käytämme luetteloita erilaisten tietojen tallentamiseen, mikä on yksi SharePointin perustarkoituksista, on tilanteita, joissa haluamme tehdä tyylikkäitä ja vaikuttavia lomakkeita tai lisätä niiden tehokkuutta. SharePoint-listojen konfigurointi ja mukauttaminen on itse asiassa varsin ongelmallista, sillä niihin suunnitellaan ja toteutetaan erilaisia lomakkeita mukautetulla koodauksella, InfoPathilla ja kolmannen osapuolen toimittajien työkaluilla. SharePointin lomakkeiden luomiseen on erilaisia tapoja, joista joitakin tarkastelemme tässä artikkelissa.

Mitä SharePoint-lomakkeet tarkoittavat?

Lomakkeet on suunniteltu kuvaamaan, piilottamaan ja optimoimaan tietoja käyttäjiltä. Ne mahdollistavat tietojen vaihdon käyttäjien ja tietolähteiden välillä selaimessa. Lomakkeet voidaan luoda missä tahansa sovelluksessa, ja ne linkitetään sitten SharePointin asiaankuuluvaan luetteloon. Joidenkin työkalujen avulla voit suunnitella lomakkeita SharePoint-ympäristön sisällä; se kuulostaa kuitenkin helpommalta kuin mitä se todellisuudessa on. Ilman erikoistaitoja tai kehittäjän apua se voi olla todellinen haaste.

Joidenkin menetelmien avulla prosessia voi kuitenkin yksinkertaistaa.

Parhaat SharePoint-lomakkeiden mukauttamiskäytännöt

Vaikka natiivista SharePoint-käyttöliittymästä löytyvät keskeiset työkalut mukautettujen lomakkeiden, kuten mukautetun luettelonäkymän, luomiseksi, suunnitteluun voi silti olla tarpeellista tehdä tarkempia muutoksia. Tutustutaan erilaisiin menetelmiin, jotta voit valita tarpeisiisi täydellisesti sopivan menetelmän.

SharePoint-luettelot

Tämä menetelmä on ihanteellinen, jos et tarvitse laajoja muutoksia ja olet pääosin tyytyväinen SharePoint-lomakkeiden päätoimintoihin. Luetteloa luotaessa vastaava lomake on oletusarvoisesti käytettävissä ja mahdollistaa:

• Kenttien järjestyksen optimointi
• Syötteen validointi
• Tiedoston liitetiedosto
• Käyttöoikeuden rajoittaminen
• Työnkulut

Kaikki toiminnot löytyvät Luettelon asetukset -valikosta, ja niitä tuetaan tarvittaessa opetusohjelmalla. Jos kenttiin pitää kuitenkin ajaa liiketoimintalogiikkaa, se ei ole ihanteellinen valinta.

InfoPath

Työkalu on Microsoftin kehittämä erityisesti SharePoint-lomakkeiden kehittyneeseen hallintaan.

Se tarjoaa edeltäjäänsä (XDocs) verrattuna paljon enemmän toimintoja, mm:

• Monien lomakennenäkymien luominen
• Kyky työskennellä strukturoitujen tietojen kanssa
• Lisätekstikentät
• Laskelmat
• Liiketoimintalogiikka ja työnkulut

Microsoft InfoPathin suurin ongelma on se, että Microsoft ei tue sitä lähitulevaisuudessa. Toinen haittapuoli on intuitiivisuuden puute, joka vaatii huomattavan paljon aikaa opetusohjelmaan.

SharePoint Forms Designer

Tämä tehokas työkalu mahdollistaa SharePoint-lomakkeiden mukauttamisen lisäksi myös erilaisten web-osien käyttöliittymien konfiguroinnin. Lisää vain Data View sivullesi, ja se antaa sinulle pääsyn lisätä kenttiä tietolähteestä lomakkeiksi. Designer-ominaisuuksien monipuolisuus antaa mahdollisuuden:

• Kenttien piilottaminen/näyttäminen
• Asennon muuttaminen
• Työskentely lomakekoodin kanssa
• Tieto-ohjainten käyttäminen
• Grafiikoiden ja tekstin lisääminen

Esimerkiksi SharePoint Designer mahdollistaa suoran vaikuttamisen SharePointin tiedostoihin ja ominaisuuksiin. Siksi, jotta siitä saisi suurimman hyödyn irti, tulisi olla tietoinen SharePointin rakenteen perusteista ja tiedostojen tallennuksesta. Kyseessä on Microsoftin jakama ilmainen työkalu. Samalla tuote on melko hankala ja vaatii usein erityisosaamista ja koodaustaitoja.

Visual Studio

Jos mikään valmisratkaisu ei vastaa tarpeitasi, on aika harkita räätälöidyn ratkaisun suunnittelua. Visual Studio on täydellinen sovelluskehitysympäristö, joka pystyy toteuttamaan lähes kaikki ideasi. Koska se on integroitu SharePointin kanssa, voit laajentaa sen lomakkeita kaikilla tarvittavilla ominaisuuksilla. Se on kuitenkin kallis asia, joka vaatii ohjelmoijien palkkaamista sekä jonkin verran aikaa kehittämiseen, testaamiseen ja dokumentaation luomiseen. Voit harkita tällaista ratkaisua, kun sinulla on resursseja ylläpitää täysimittaista ohjelmistoprojektia vain muutaman lomakkeen lisäämiseksi SharePointiin.

Beyond Microsoft

Tänään useimmat Microsoftin ja SharePointin tarjoamat ratkaisut ovat hankalia käyttää tai vaativat erikoistaitoja muulta kuin tehokäyttäjältä. Tämän ongelman voittamiseksi markkinoille on ilmestynyt monia sivuratkaisuja, joissa on käyttäjäystävällinen käyttöliittymä. Yksi tällainen ratkaisu on SharePoint VirtoSoftwaren Forms Designer -sovellus, joka on luotu täyttämään kaikki yrityksen tarpeet ja tarjoamaan erittäin intuitiivinen käyttöliittymä. Se mahdollistaa mukautettujen laajennettujen lomakkeiden luomisen suoraan SharePointissa ilman lisäsovellusten käyttöönottoa. Työkalu ei vaadi koodaustaitoja, se toimii SharePoint-sovelluksena tai web-osana, ja se on kustannustehokas, kun se ei vaadi ylimääräisen täysimittaisen Microsoft-paketin asentamista. Virto Forms Designer on saatavilla Office 365:lle sekä SharePoint 2016, 2013 ja 2010 -alustoille. SharePoint Forms Designer -verkkolisäosa tai web-osa on täysin integroitu SharePoint-ympäristöön ja toimii suoraan SharePoint-luetteloiden kanssa.

Joustava muotoilu mahdollistaa värien, tekstityylien ja kenttien ulkoasun mukauttamisen, ja ulkoasuominaisuus tarjoaa mahdollisuuden luoda samasta SharePoint-luettelosta erilaisia ulkoasuja eri käyttäjille tai käyttäjäryhmille. Tämä ominaisuus on välttämätön, jotta yrityksen arkaluonteiset tiedot voidaan suojata ja sallia pääsy tiettyihin tietoihin vain käyttäjille, joilla on käyttöoikeudet. Asettelut parantavat myös käytettävyyttä, kun saman luettelon lomake näytetään eri näkymissä ja luettelon kenttien sarjoissa kullekin osastolle.

Sinun tarvitsee vain raahata ja pudottaa valmiita ohjaimia, välilehtiä, paneeleita ja harmonioita suunnitellaksesi omia hienostuneita lomakkeita SharePoint-luetteloihin. Tallenna valmiit lomakkeet ja käytä niitä myöhemmin yksinkertaisesti viemällä ja tuomalla tarvittavat mallit.

Työkalun avulla käyttäjät voivat luoda erityisiä muokkaus-, näyttö- ja luontilomakkeita eri sisältötyypeille, jotka ovat käytettävissä luettelossa. Voit esimerkiksi luoda erillisen kohteen muokkauslomakkeen, kohteen uuden lomakkeen, kohteen näyttölomakkeen ja kansion muokkaus/uusi/näyttölomakkeen todella nopeasti samassa käyttöliittymässä.

Tässä voit lisäksi määritellä CSS-tyylejä ja laajentaa lomakettasi HTML- tai JavaScript-lisäkoodauksella sisäänrakennettujen editorien avulla. Lyhyesti sanottuna Forms Designer poistaa standardiratkaisujen haitat ja omaksuu suurimman osan niiden parhaista ominaisuuksista. Käyttäjäystävällinen ja intuitiivinen käyttöliittymä ei vaadi erityisiä taitoja tai koulutusta lomakkeiden luomisessa, joten aloittelijakin voi helposti luoda monimutkaisia lomakkeita SharePointissa.

Parhaan räätälöinnin pitäisi vastata tuotteesi tarpeita

Kaiken kaikkiaan SharePoint-integraatiovaihtoehdot tarjoavat käyttäjille suurta joustavuutta. On sinusta itsestäsi kiinni, minkä ratkaisun valitset yrityksellesi, joko tavalliset ilmaiset työkalut, joissa on rajoitettu ratkaisu, tai ammattimaiset ja intuitiiviset sovellukset, kuten Forms Designer.

Voit tutustua tarkemmin lomakkeen luomiseen SharePointissa Virto Forms Designerilla tai ladata kokeiluversion SharePoint Online Forms Designer Office 365:lle tai SharePoint Forms Designer SharePoint 2013- ja 2016 -versioille ja tarkistaa, miten se sopii omaan SharePoint-ympäristöösi.

Suhteessa olevat tuotteet:
Office 365 Forms Designer	SharePoint Forms Designer

julkaisut.