Yksi yleisimmistä alkavien yritysten esittämistä kysymyksistä koskee sitä, mitä hallinto- ja ohjausjärjestelmään liittyviä asiakirjoja tarvitaan perustamisen yhteydessä. Riippumatta siitä, oletko perustamassa osakeyhtiötä (”LLC”) vai yhtiötä, sinun on otettava aikaa kootaksesi ja ymmärtäessäsi yrityksesi alkuperäisen hallinnointisäännön varmistaaksesi, että olet asianmukaisesti suojattu ja noudatat asiaankuuluvia osavaltioiden lakeja.
On kaksi tärkeintä asiakirjaa, jotka ovat tärkeitä LLC:ille ja yhtiöille perustamisen yhteydessä. Ensimmäinen on perustamisasiakirja, joko yhtiöjärjestys (kun kyseessä on yhtiö) tai perustamistodistus (kun kyseessä on LLC). Toinen tärkeä asiakirja on yrityksen sisäinen hallintoasiakirja, joko yhtiöjärjestys (yhtiöiden osalta) tai toimintasopimus (LLC:iden osalta), jossa määritellään yrityksen perustoimintamenettelyt.
Peruskirja-asiakirjat
Riippumatta siitä, minkälaista yhteisöä olet perustamassa, sinun on laadittava ja arkistoitava jonkinlainen peruskirja-asiakirja. Tätä asiakirjaa kutsutaan yhtiöjärjestykseksi (Articles of incorporation), kun on kyse yhtiöstä, tai perustamistodistukseksi (tai perustamistodistukseksi (certificate of incorporation joissakin osavaltioissa), kun on kyse LLC:stä, ja se on alustava arkistointi, joka tehdään yleensä muodostamasi osavaltion osavaltion valtiosihteerin toimistoon ja jolla muodostetaan yhtiö, kun hallitus on hyväksynyt sen. Perustamisvaltiosta riippuen perustamisasiakirja voidaan täyttää ja jättää verkossa. Jos näin ei ole, sinun on tutkittava huolellisesti peruskirja-asiakirjaa koskevat vaatimukset valitsemassasi perustamisvaltiossa ennen hakemuksen jättämistä, sillä jos vaatimukset eivät täyty, peruskirja-asiakirja hylätään.
Kirja-asiakirjan jättämisen jälkeen seuraava vaihe on luoda ja panna täytäntöön sisäinen asiakirja, joka sääntelee sitä, miten yrityksesi toimii. Nämä asiakirjat ovat ”sisäisiä”, koska niitä ei jätetä valtiolle; toisin kuin yhtiöjärjestysasiakirjat, nämä asiakirjat eivät siis ole julkisesti saatavilla (ellei yritys julkaise niitä). LLC:n tapauksessa tämä asiakirja on toimintasopimus. Yhtiöiden, yhteiskunnallisten yhtiöiden, voittoa tavoittelemattomien yhtiöiden ja voittoa tavoittelemattomien yhtiöiden osalta tämä asiakirja on yhtiöjärjestys.
Osakeyhtiön toimintasopimus
Osakeyhtiön toimintasopimus on kaikkien osakeyhtiön jäsenten (eli omistajien) välillä tehty sopimus. LLC:n jäsenille annetaan yleensä laaja liikkumavara määritellä, miten he haluavat yhtiönsä toimivan. LLC:n toimintasopimus voi olla niin yksinkertainen tai monimutkainen kuin haluat sen olevan. Se voi olla kehys sille, miten yhtiötä olisi hallinnoitava – siinä voidaan määritellä jäsenten alkuperäiset osuudet (joko käteisenä tai luontoissuorituksina), johtovastuut, kirjanpitoperiaatteet ja muut keskeiset käsitykset siitä, miten yhtiön olisi toimittava. Vaihtoehtoisesti se voi olla myös hyvin monimutkainen asiakirja, jossa selvitetään yksityiskohtaisesti, miten jäsenten pääomatilejä käsitellään, miten osakeyhtiön veroilmoitukset laaditaan (ja kuka siitä vastaa) ja mitä rajoituksia jäsenosuuksien ostoon tai myyntiin sovelletaan (esim. etuosto-oikeudet).
Yksi osakeyhtiön toimintasopimuksen keskeisistä vuokralaisista on sen joustavuus. Vaikka on olemassa ilmeisiä sopimusrajoituksia (eli toimintasopimuksessa ei voida sopia jostakin laittomasta asiasta), suurimmaksi osaksi LLC:n jäsenille annetaan vapaus määritellä, miten he haluavat yhtiönsä toimivan, ja he voivat kirjata sen yhtiön toimintasopimukseen.
Tärkeää on muistaa toimintasopimuksesta, että se on jäsenten välinen sopimus, ja jäsenet ovat sidottuja tämän sopimuksen ehtoihin. Toimintasopimuksen määräykset ovat täytäntöönpanokelpoisia tuomioistuimessa.
Yhtiön säännöt
Samankaltainen kuin LLC:n toimintasopimus, Corporationin säännöt määrittelevät, miten hallitus hallitsee yritystä. Yleensä on olemassa lakisääteisiä vaatimuksia siitä, mitä tietoja yhtiöjärjestyksen on sisällettävä, kuten johtajien vähimmäis- ja enimmäismäärä kerrallaan tai miten osakkeenomistajien kokoukset ja ylimääräiset kokoukset voidaan kutsua koolle (esimerkiksi Washingtonin osavaltiossa RCW 23B.02.060:ssa määrätään yhtiöjärjestyksen vaatimuksista), mutta lakisääteisten määräysten lisäksi yhtiö voi sisällyttää yhtiöjärjestykseen lukuisia muitakin yhtiön hallintoa koskevia ohjeita. Jälleen kerran – riippuen liiketoiminnan monimutkaisuudesta tai siitä, aikooko yhtiöllä olla lukuisia osakkeenomistajia, säännöt voivat olla joko melko yksinkertaiset tai erittäin monimutkaiset.
Säännöt ovat alkuperäisen hallituksen toimeenpanemia, ja niitä voidaan muuttaa, jos riittävä prosenttiosuus johtajista tai joissakin tapauksissa osakkeenomistajista äänestää muutoksen puolesta.
Yhtiön sääntöjen ja LLC:n toimintasopimuksen tärkeä ero on se, että yhtiön hallitus ei ole sääntöjen osapuoli. Säännöt ohjaavat yhtiötä, mutta hallituksen yksittäisiä jäseniä ei ole nimetty osapuoliksi säännöissä.
Hallintoa koskevien asiakirjojen ymmärtämisen merkitys
Yksi yleisimmistä virheistä, joita näemme, ovat tee-se-itse-toimintasopimukset ja säännöt. Se, mikä tekee tee-se-itse-virheistä yhä yleisempiä, on verkkomallien tulo, joita voi joko ladata ilmaiseksi tai ostaa LegalZoomin kaltaisilta yrityksiltä. Nämä yritykset mainostavat oikeudellisia asiakirjoja ”yksi koko sopii kaikille” -mallilla, mutta todellisuudessa useimmat yritykset eivät ole samanlaisia, koska omistajilla ja johdolla on erilaiset odotukset rooleistaan ja vastuualueistaan.
Ongelma näissä asiakirjoissa on se, että ne ovat harvoin kattavia, ja usein näitä asiakirjoja hankkivat henkilöt eivät lue niitä huolella tai ymmärrä niitä ennen kuin allekirjoittavat ne ja siirtyvät eteenpäin. On hämmentävää nähdä aloitteleva yritys, jolla on paljon energiaa ja vankka liiketoimintasuunnitelma, mutta jonka omistajilla ei ole täyttä ymmärrystä siitä, miten heidän oman yrityksensä tulisi toimia. Se on yksi niistä asioista, jotka jäävät suurelta osin huomaamatta, kunnes syntyy kiista yrityksestä tai yksi jäsen/osakas haluaa erota. Vasta sitten, kun jokin menee pieleen, nämä asiakirjat kaivetaan esiin ja niitä tutkitaan sen määrittämiseksi, miten riidanratkaisuprosessi toimii. Usein menettelyä ei ole olemassa (ja jos ohjeistusta on, se on vain tavanomainen toimivalta- ja oikeuspaikkalauseke, joka ohjaa tuomioistuinten puoleen), ja vastakkaisten osapuolten selvittämisestä tulee hankalaa ja kallista kaikille osapuolille. Monet yritykset, jotka eivät palkkaa lakimiestä auttamaan näiden alkuperäisten asiakirjojen laatimisessa, joutuvat myöhemmin palkkaamaan lakimiehiä auttamaan oikeudenkäynneissä, jotka johtuvat asiakirjojen puutteista ja epäjohdonmukaisuuksista. Asianajajan palkkaaminen näiden asiakirjojen laatimista varten on paljon edullisempaa kuin pitkälliset siviilioikeudenkäynnit.
Paljon murhetta ja tarpeetonta oikeudellista vaivaa voidaan välttää ottamalla aikaa toimintasopimuksen tai sääntöjen räätälöintiin ja ymmärtämiseen alusta alkaen. Mitä esimerkiksi tapahtuu, jos äänestys menee umpikujaan? Entä jos enemmistöomistaja tulee työkyvyttömäksi tai, taivas varjelkoon, kuolee? Jos he ovat naimisissa, periytyykö heidän puolisonsa osakkuus osakeyhtiössä tai yhtiössä? Haluatko olla kumppanina jonkun puolison kanssa? Kaikkiin näihin ja muihin kysymyksiin voidaan vastata toimintasopimusten ja sääntöjen avulla.
Kun olet aloittamassa ja tarkistamassa alkuperäistä toimintasopimusta tai sääntöjä, varmista, että ne ovat järkeviä yrityksesi kannalta ja että näissä asiakirjoissa esitetyt prosessit ja menettelyt ovat selkeitä ja ytimekkäitä. Varmista, että tärkeät asiat, kuten vahingonkorvaukset ja hallintovaltuuksien laajuus, on määritelty. Varmista lopuksi, että jokainen perustaja, jäsen tai hallituksen jäsen on tutustunut näihin asiakirjoihin ja ymmärtänyt ne. Näin kaikki yrityksen jäsenet ymmärtävät paremmin yrityksesi rakenteen ja luovat suotuisamman ympäristön yrityksesi käynnistämiselle kannattavuuden tiellä.
Lisätietoa tästä aiheesta saat klikkaamalla tästä.
Yllä oleva artikkeli on tarkoitettu vain yleiseen tiedottamiseen, eikä siihen pidä luottaa erityisenä oikeudellisena neuvona. Tämä artikkeli ei muodosta asianajaja-asiakassuhdetta. Jos sinulla on kysyttävää tästä artikkelista, ota rohkeasti yhteyttä Eric Cammiin osoitteessa [email protected]
.