Projektikustannusten arviointi ja budjetointi projektinhallinnassa

Projektin kustannukset voidaan arvioida eri prosessilähteistä (Esimerkkejä alla)

• Työnjakorakenteen (Work Breakdown Structure, WBS)
• Aikataulun laatiminen
• Henkilöstöresurssien suunnittelu
• Riskien tunnistaminen

Kustannustenhallinnan panoksiin kuuluvat,

• Projektinhallintasuunnitelma
• Projektin peruskirja
• Yrityksen ympäristötekijät
• Organisaatioprosessien voimavarat

Vaikka tämän tuotos on

• Kustannustenhallintasuunnitelma.

Projektin kustannusarvion ja kustannuslaskennan laatiminen on äärimmäisen tärkeä osa mitä tahansa projektinhallintaa. Projektin budjettia laskettaessa otetaan huomioon erilaisia asioita, kuten työvoimakustannukset, tarvittavat laitehankinnat, materiaalikustannukset jne.

Mitä on projektin kustannusarviointi?

Projektin kustannusarviointi määritellään projektin kokonaiskustannusten likimääräiseksi arvioimiseksi. Kustannusarvion ja budjetoinnin tarkkuus projektinhallinnassa riippuu projektin laajuuden eli laajuuden perustason tarkkuudesta ja yksityiskohdista. Laajuus määrittelee myös mahdolliset rajoitukset, kuten päivämäärän, resurssit tai budjetin. Riskirekisterin avulla voidaan laskea kustannusarviotyypit, ehdollisen toiminnan taustalla olevat kustannukset ja riskeistä selviytymiseen liittyvät kustannukset.

Hankkeen kustannusten arvioimiseksi on luokiteltava eri kustannuslajit luokkiin, kuten

• Työvoimakustannukset
• Varustekustannukset
• Tarvikekustannukset
• Matkakustannukset
• Koulutuskustannukset
• Kustannusten yleiskustannusasteet jne.

Projektikustannusten arvioinnissa käytettävät tekniikat

Projektikustannusten arvioinnissa käytetään joitakin tekniikoita, kuten: Asiantuntija-arvio, kolmen pisteen arvio, reservianalyysi ja laatukustannukset.

Hankkeen kustannusten arvioimiseksi käytetään kuitenkin muodollisesti muutamia päämenetelmiä (tekniikoita) seuraavasti:

Analoginen estimointi

Tämä estimointitekniikka perustuu asiantuntija-arvioon ja vastaaviin aikaisempiin projekteihin perustuviin tietoihin. Aiemmin tehtyjen vastaavien projektien kustannukset otetaan huomioon 20 %:n lisäyksellä tai vähennyksellä olemassa olevaan projektiin.

Parametrinen estimointi

Nykyisen projektin kustannusten arvioinnissa käytetään aiempia tietoja tai tietoja.

Bottom-up-estimointi

Kun hankkeen laajuus on määritelty, se on luotettavin tekniikkamuoto. Tässä tekniikassa WBS:n perusteella arvioidaan kunkin resurssin tai suoritteen kustannukset.

Niin ikään on olemassa muitakin menetelmiä (tekniikoita), jotka voivat olla hyödyllisiä kustannusten arvioinnissa, kuten PERT-arviointi, toimittajien tarjousanalyysi jne.

Projektin budjetin suunnittelu

Tämän toiminnon päätarkoituksena on jakaa ja hyväksyä projektin loppuunsaattamiseen tarvittavat rahalliset resurssit. Budjetin määrittämisen pääasiallinen tuotos sisältää kustannustehokkuuden perustason. Siinä ei ainoastaan määritetä, mitä kustannuksia syntyy, vaan myös se, milloin kustannukset syntyvät. Budjetin määrittämisessä käytettävät panokset sisältävät seuraavat projektinhallinnan budjetointimenetelmät:

• Toiminnan kustannusarviot
• Arvioiden perusta
• Toiminnan laajuuden perustaso
• Hankkeen aikataulu
• Resurssikalenterit
• Sopimukset
• Organisaatioprosessin voimavarat

Suuntaviivaa. Tämän prosessin tuotos on

• Kustannustehokkuuden perustaso
• Projektin rahoitustarpeet
• Projektiasiakirjojen päivitykset

Projektin budjetointi suoritetaan rinnakkain projektin aikatauluprosessin kanssa. Se on erittäin riippuvainen kolmesta osatekijästä –

• Kustannusarvio
• Tehtävien kestot
• Kohdistetut resurssit

Projektin budjetoinnin ja kustannuslaskennan aikana projektipäällikkö kommunikoi eri henkilöiden kanssa, jotka ovat vastuussa työpanosten hallinnasta sekä projektin kustannusten arvioinnista.

Hän käyttää erilaisia projektinäkymiä, kuten projektin työnjakorakennetta, kustannusarvioita, historiatietoja ja tallenteita, resurssitietoja ja käytäntöjä.

Ilman riskien arviointia budjetointiprosessi ei ole valmis. Riskinarviointiprosessissa otetaan huomioon sellaiset tekijät kuin aikapula, resurssien saatavuus, kehitystiimin kokemus, käytetty teknologia jne. Riskinarviointi voi olla määrä, joka on 25-30 prosenttia projektin kokonaiskustannuksista.

Projektin laadunhallintasuunnitelma

Laadunhallintaprosessiryhmä koostuu kolmesta prosessista:

Laatusuunnitelma

Laatusuunnitelmaprosessiin kuuluu sen tunnistaminen, mitkä standardilaadut ovat projektin kannalta merkityksellisiä ja miten ne täytetään. Siihen kuuluu myös laatumittareiden ja standardimittareiden tunnistaminen projektin prosesseja, viranomaisvaatimusten noudattamista, tuotteen toimivuutta, dokumentointia jne. varten.

Suunnitelman laadunhallinnan syötteet sisältävät

• Projektinhallintasuunnitelma
• Sidosryhmärekisteri
• Riskirekisteri
• Vaatimusdokumentaatio
• Yrityksen ympäristötekijät
• Organisaatioprosessin voimavarat

. Laadunhallinnan tuotos on

• Laadunhallintasuunnitelma
• Prosessien parantamissuunnitelma
• Laadun mittarit
• Laadun tarkistuslistat
• Projektin asiakirjojen päivitykset

Laadunvarmistus

Vaiheeseen kuuluu pääasiassa kaksi toimintoa, ensin projektin laadun analysointi ja projektin laadun parantaminen. Se on prosessi, jossa tarkastetaan laatuvaatimukset ja laadunvalvontamittausten tulokset sen varmistamiseksi, että laatustandardi säilyy koko prosessin ajan. Tämän prosessin panos on sama kuin suunnitelman laadunhallinnan tuotos, kun taas

Tämän prosessin tuotos on

• Muutospyyntö
• Projektinhallintasuunnitelma

.

• Projektiasiakirjojen päivitykset
• Organisaatioprosessin voimavarojen päivitykset

Laadunvalvonta

Tässä suoritetaan laadunvalvontaa koko projektin elinkaaren ajan. Siinä määritellään, miten laatustandardi voi noudattaa määriteltyjä laatustandardeja. Laadunvarmistuksen tuotos on syötteenä laadunvalvonnalle. Kun taas tuotos on

• Laadunvalvontamittaukset
• Muutosten validointi
• Varmennetut suoritteet
• Työsuoritustiedot
• Muutospyynnöt
• Projektin management plan
• Project documents updates
• Organizational process assets updates

Project Human Resource Management

HR management includes the process of organizing, projektiryhmän johtaminen ja johtaminen. Se koostuu ihmisistä, joille on jaettu roolit ja vastuut projektin loppuunsaattamiseksi. Henkilöstöhallinnossa käsitellään neljää prosessia.

Henkilöstösuunnitelman laatiminen

Tässä vaiheessa määritellään projektin roolit ja vastuut, projektin organisaatiokaaviot ja henkilöstöhallinnon suunnitelma

Tässä syötetään

• Projektin hallintasuunnitelma
• Toiminnan resurssivaatimukset
• Yrityksen ympäristötekijät
• Organisaatioprosessien voimavarat

.

Tämän tuotos on

• Henkilöstöresurssien hallintasuunnitelma

Projektiryhmän hankkiminen

Vaiheessa vahvistetaan henkilöresurssien saatavuus ja hankitaan projektitoimintojen suorittamiseen tarvittava ryhmä. Tämän vaiheen syötteenä olisi edellisen vaiheen tuotos. Kun taas tämän vaiheen tuotos olisi

• Projektihenkilöstön tehtävät
• Resurssikalenterit
• Projektinhallintasuunnitelman päivitykset

Kehitä projektiryhmää

Tässä vaiheessa keskitytään tiimin tehokkuuden parantamiseen, tiimin jäsenten keskinäiseen vuorovaikutukseen sekä tiimin ja projektin kokonaissuorituskyvyn parantamiseen. Tämän vaiheen panos olisi edellisen vaiheen tuotos. Kun taas tämän vaiheen tuotos olisi

• Tiimin suorituskyvyn arvioinnit
• Yrityksen ympäristötekijöiden päivitykset

Hallitse projektiryhmää

Tämä prosessi sisältää tiimin jäsenten suorituskyvyn seurannan, ongelmien ratkaisemisen, palautteen antamisen ja tiimin johtamisen projektin suorituskyvyn optimoimiseksi. Tämän vaiheen syötteenä olisi edellisen vaiheen tuotos. Kun taas tämän vaiheen tuotos olisi

• Muutospyyntö
• Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
• Projektiasiakirjojen päivitykset
• Yrityksen ympäristötekijöiden päivitykset
• Organisaatioprosessien voimavarojen päivitykset

Projektin kommunikaationhallinta

Tässä, Projektiviestintä ei tarkoita suullista vuorovaikutusta keskenään, vaan projektiin liittyvän tiedon välittämistä tehokkaasti projektiryhmän, sidosryhmien, projektipäälliköiden jne. kanssa. Siinä olisi käsiteltävä riskitoimia ja -arviointeja, projektisuunnitelmia, kokousten hallintaa ja toimia, katselmuksia ja läpikäyntejä jne.

Tämä segmentti kattaa pääasiassa viisi osa-aluetta

Kommunikaatio sidosryhmien kanssa

Sidosryhmien kanssa kommunikointi

Sidosryhmien kanssa kommunikoidaan tehokkaasti ja ymmärretään niiden vaatimukset. Syötteenä tähän olisivat

• Projektinhallintasuunnitelma
• Sidosryhmärekisteri
• Yrityksen ympäristötekijät
• Organisaatioprosessien voimavarat

.

Kun taas tuotos tästä on

• Viestinnän hallintasuunnitelma
• Projektiasiakirjojen päivitykset

Viestinnän hallinta

Se on prosessi, jossa tallennetaan, projektitietojen jakaminen, kerääminen ja hakeminen viestintäsuunnitelman mukaisesti. Tämän vaiheen panos olisi

• Yrityksen ympäristötekijät
• Organisaatioprosessin voimavarat
• Työsuorituskykyraportit
• Viestinnän hallintasuunnitelma

Kun taas tuotos olisi

• Projektin viestintä

.

• Projektinhallintasuunnitelman päivitykset
• Projektiasiakirjojen päivitykset
• Organisaatioprosessien varojen päivitykset

Viestinnän ohjaus

Viestinnän ohjaus ja seuranta koko projektin elinkaaren ajan. Tämän vaiheen syötteet olisivat

• Projektinhallintasuunnitelma
• Projektiviestintä
• Kysymysloki
• Työsuoritustiedot
• Organisaatioprosessin omaisuuserät

Vaiheen tuotokset olisivat

• Työsuoritustiedot
• . performance information
• Change requests
• Project management plan updates
• Project document updates
• Organizational process updates

Summary

Kustannustenhallinta on prosessi, jossa suunnitellaan ja valvotaan projektin kustannuksia tehokkaasti. Kustannusbudjetointi projektinhallinnassa auttaa kirjaamaan ja seuraamaan projektin jälkeen tehtyjä kuluja.

Jotta projekti saadaan valmiiksi annetussa aikataulussa ja budjetissa, katsomme seuraavassa opetusohjelmassa, mitä riskitekijöitä on lievennettävä.

Projektin kustannusarviointi ja budjetointi määritellään prosessiksi, jossa lähestytään projektin kokonaiskustannuksia.