Pienyritysten opas priorisointimatriisiin

Projektipäällikön vastuualueet ovat moninaisia: muutosten hallinnan helpottaminen, päivityksistä tiedottaminen, prosessien kartoittaminen, sidosryhmien johtaminen, projektien integraation johtaminen – lista voi jatkua.

Ja sitten on vielä tehtävien ja projektien priorisoiminen, joka on ratkaisevan tärkeä johtamisen taito, sillä organisaation prioriteetit muuttuvat usein asiakkaiden muuttuvien odotusten, markkinamuutosten ja muiden tekijöiden myötä. Lisäksi projektiresurssit ovat projektin koosta tai tyypistä riippumatta lähes aina niukat.

Onneksi on olemassa työkalu, jota sekä yksilöt että tiimit voivat käyttää virtaviivaistamaan prosessia, jossa valitaan, mihin projekteihin keskitytään – priorisointimatriisi.

Yleiskatsaus: Mikä on priorisointimatriisi?

Työkalut ovat välttämättömiä projektien onnistumisen kannalta. Projektinhallintaohjelmisto tiimityöskentelyä varten ja Gantt- tai burndown-kaavio, jonka avulla projektit pysyvät aikataulussa, ovat vain muutamia esimerkkejä. Priorisointimatriisi on toinen niistä. Joskus sitä kutsutaan kriteeri- tai prioriteettimatriisiksi, ja se on liiketoiminta-analyysityökalu, jonka avulla yksilöt ja projektiryhmät voivat tiettyjen kriteerien avulla vertailla valintoja objektiivisesti ja siten määrittää:

• mitkä projektit ovat kiireellisiä ja kriittisiä
• mitkä tuovat eniten arvoa organisaatiolle
• millä on parhaat mahdollisuudet onnistua

Kuka tahansa, yhden hengen tiimeistä suuriin yrityksiin, voi käyttää projektien priorisointimatriisia mihin tahansa tehtävään tai projektiin, yksinkertaiseen tai monimutkaiseen. Oikein käytettynä se on luotettava konfliktinhallinta- ja -ratkaisutekniikka, ja se tarjoaa tehokkaamman tavan valita projektit, joihin tiimien on keskityttävä.

Priorisointimatriiseja on useita eri tyyppejä, muun muassa:

2×2-matriisi

Tämä yksinkertainen priorisointimatriisimalli tunnetaan myös nimellä Eisenhower-matriisi, ja se koostuu kahdesta akselista ja neljästä kvadrantista, kuten alla olevassa kuvassa. X-akseli (vaaka-akseli) edustaa kiireellisyyttä, kun taas Y-akseli (pystyakseli) edustaa tärkeyttä.

Priorisoinnin Eisenhower-matriisi sisältää neljä kvadranttia kahdella akselilla. Se auttaa yksilöitä ja johtajia määrittämään, mitkä tehtävät ovat tärkeitä, kiireellisiä ja tarpeellisia. Lähde: Appfluence.com

Kun sijoitat tehtävät omiin kvadrantteihinsa, sinulla on melko pitkälti jo käsitys siitä, mitä priorisoida:

• Kvadrantti 1 (tärkeä ja kiireellinen): Nämä ovat välttämättömiä tehtäviä, jotka on hoidettava heti. Ihannetapauksessa et halua mitään tällä alueella. Esimerkkejä ovat kriisitilanteet, hätätilanteet ja hankkeet, joilla on tiukat määräajat.
• Kvadrantti 2 (tärkeä mutta ei kiireellinen): Nämä ovat tehtäviä, joilla ei ole kiireellisiä määräaikoja, mutta jotka ovat kriittisiä menestyksesi kannalta. Muista kuitenkin, että jos et ole varovainen, kvadrantin 2 tehtävät voivat helposti päätyä kvadranttiin 1. Esimerkkejä ovat tutkimus, projektisuunnittelu, prosessien kehittäminen jne.
• Kvadrantti 3 (kiireellinen mutta ei tärkeä): Nämä tehtävät eivät edistä lopputulosta, mutta ne on silti hoidettava kiireellisesti. Jos ja kun mahdollista, hylkää tai delegoi ne. Esimerkkejä ovat jonkun auttaminen tehtävän suorittamisessa, tietyt sähköpostit ja puhelut sekä muut keskeytykset tai häiriötekijät.
• Kvadrantti 4 (ei kiireellinen eikä tärkeä): Nämä ovat tyypillisiä ajanhukkaajia, kuten pitkien taukojen pitäminen, sosiaalisen median selaaminen tai internetissä surffailu, jossa etsitään tietoa, joka ei liity käsillä olevaan tehtävään – pohjimmiltaan kaikenlaista viivyttelytoimintaa.

Six Sigma priorisointimatriisi

Kuudes Sigma -lähestymistapa tarkoittaa jatkuvaa prosessien parantamista, kuiluanalyysiä ja hukan poistamista. Sinänsä Six Sigman priorisointimatriisi on välttämätön työkalu välitöntä huomiota vaativien kriittisten asioiden tunnistamiseen.

Six Sigman priorisointimatriiseissa verrataan useita – vähintään kahta – tietoaineistoa painotettujen kriteerien avulla. Ne ovat monimutkaisempia kuin 2×2-ristikkomatriisi, ja ne noudattavat perusteellisempaa suunnittelu- ja soveltamisprosessia.

Tässä syy-seurauspriorisointimatriisiesimerkissä verrataan useita tietokokonaisuuksia. Lähde: CIToolkit.com

Milloin kannattaa käyttää priorisointimatriisia?

Priorisointimatriisia käytetään, kun halutaan vertailla valintoja, ja tavoitteena on asettaa vaihtoehdot paremmuusjärjestykseen ennalta määriteltyjen valintakriteerien perusteella.

Projektien priorisoimiseksi

Kaikkea projektia ei ole luotu samanlaiseksi. Projektipäälliköt ja -tiimit kamppailevat lukuisten rajoitteiden kanssa, jotta ne voivat tarjota sovitut tuotokset projektin päättyessä. Jotta arvokasta aikaa ja resursseja ei menisi hukkaan, organisaatioiden on priorisoitava hankkeet, jotka tuovat eniten hyötyä organisaatiolle ja joilla on parhaat mahdollisuudet toteutuksen onnistumiseen.

Paremman ajankäytön hallitsemiseksi

Jos sinusta tuntuu, että tavallinen tehtävälista ei enää riitä tuottavuuteesi, priorisointimatriisi on vaihtoehtoinen väline ajankäytön hallintaan. Käyttämällä yksinkertaista priorisointikaaviota (ks. yllä oleva 2×2-matriisikuvio) voit määrittää:

• mitkä tehtävät ovat kriittisiä ja kiireellisiä, kuten tänään erääntyvät projektit, ja ne on saatava valmiiksi heti
• mitkä tehtävät kannattaa välttää tai niihin kannattaa käyttää alle 5 % ajastasi, kuten pitkäkestoinen pelaaminen tai aivoton internetin selailu

Konsensuksen edistäminen

Jos olet markkinointipäällikkö ja osastollasi on seitsemän erilaista hanketta, jotka kilpailevat rahoituksesta ja huomiosta, tarvitset tosiasioihin perustuvan, loogisen prosessin, jonka avulla voit määrittää, mitkä hankkeet priorisoidaan. Riippuen siitä, keneltä kysyt, prioriteetit vaihtelevat. Brändityön esimies saattaa ymmärrettävästi haluta, että organisaation brändistrategia asetetaan etusijalle, kun taas tuotepäällikkö saattaa haluta tutkimus- ja kehitystyön olevan osaston prioriteettilistan kärjessä.

Jopa yksinkertainen priorisointikaavio voi auttaa ristiriitojen ratkaisemisessa. Oikein tehtynä sen avulla tiimit voivat tasoittaa erimielisyyksiä ja lopulta päästä yhteisymmärrykseen.

Miten priorisointitaulukkoa käytetään

Miten priorisointitaulukoiden käyttö siis aloitetaan? Seuraavassa on joitakin yleisiä ohjeita.

Vaihe 1: Määritä kriteerit

Jokainen projekti alkaa tavoitteesta. Jokainen tuote, palvelu tai ratkaisu alkaa ongelmasta, jonka se pyrkii ratkaisemaan. Ja jokainen priorisointimatriisi alkaa joukolla kriteerejä, joita vasten ratkaisuja tai kohteita arvioidaan.

Vinkkejä kriteerien laatimiseen

• Kriteerien on oltava linjassa projektin yleisten tavoitteiden kanssa: Liiketoiminnan kehittämistavoitteistasi tai arvioitavien vaihtoehtojen luonteesta riippuen kriteereihin voivat kuulua muun muassa vaikutusmahdollisuudet, ongelman yleisyys ja todennäköisyys parantaa kyselyn tuloksia. Alla olevassa taulukossa on esimerkki siitä, jos olisit päättämässä, mitä työntekijöiden motivaatio-ongelmia tutkitaan.

Tässä esimerkissä luokittelun kohteet, ”motivaatio-ongelmat”, on lueteltu rivin kohteina sarakkeessa 1, kun taas kukin priorisointikriteeri otsikoi jokaisen seuraavan sarakkeen. Lähde: Syque.com

• Pisteytysarvojen vahvistaminen: Pisteytysarvosi muodostavat vertailun tai paremmuusjärjestyksen perustan. Ei ole olemassa yhtä ainoaa tapaa antaa pistearvoja, joten valitse tavoitteeseesi parhaiten sopiva malli tai asteikko.

Tässä on toinen esimerkki priorisointimatriisista Western Region Public Health Training Centeristä. Huomaa oikealla puolella käytetty arviointiasteikko. Lähde: YouTube

• Määritä kullekin kriteerille painoarvo: Kunkin prioriteettikriteerin tärkeystasoa edustaa kriteerin painoarvo. Useimmissa malleissa kriteerien kesken jaetaan tietty määrä pisteitä – 100, kuten yllä olevassa ”motivaatio-ongelmat”-esimerkissä – tai annetaan numeerinen arvo, kuten alla olevassa esimerkissä.

Määritä kriteerien painoarvo ja pisteytysarvot matriisiisi. Lähde: Process.st

Vaihe 2: Arvioi kohteet/ratkaisut

Tässä vaiheessa olet valmis aloittamaan vaihtoehtojesi luokittelun.

Vinkkejä ratkaisujen luokitteluun

• Arvioi vaihtoehdot yhdessä tiiminä eikä yksin: Haluat, että arviointi on merkityksellistä ja objektiivista. Et halua kenenkään puolueellisuuden suosivan lemmikkiprojektia. Jos mahdollista, pyydä kahta eri tiimiä arvioimaan kukin vaihtoehto ja laske sitten keskiarvo.
• Kokoa yhteen ihmisiä, jotka ymmärtävät ongelman: Ota mukaan aihepiirin asiantuntijoita tai ihmisiä, joilla on perusteellinen ymmärrys tilanteesta. Varmista myös, että perehdytät heidät arvioinnin tavoitteeseen ja annat heille tarvittaessa materiaalia, kuten yrityksen toimintaperiaatteet ja strategiset suunnitelmat.

Vaihe 3: Laske painotetut pisteet

Kun olet arvioinut vaihtoehdot, voit alkaa laskea kunkin vaihtoehdon painotettuja pistemääriä. Se, miten lasket painotetun pistemäärän, riippuu priorisointimatriisityypistä, jota olet päättänyt käyttää.

Vinkkejä painotetun pistemäärän laskemiseen

• Painotetun pistemäärän saamiseksi kerro kunkin vaihtoehdon pistemäärä kriteerin painolla: Kun olet valmis, laske kaikki painotetut pisteet yhteen saadaksesi kunkin vaihtoehdon kumulatiivisen pistemäärän. Vaihtoehto, jonka kumulatiivinen arvo on korkein, on etusijalla.

Tässä esimerkissä kumulatiivisten pisteiden perusteella (ks. rivi ”kokonaispisteet”) vaihtoehto B on etusijalla vaihtoehtoon A nähden.Lähde: Process.st

• Hae ensin raaka kokonaissumma ja sitten suhteellinen desimaaliarvo: Saadaksesi raa’an kokonaissumman, laske kunkin rivin desimaaliarvot yhteen. Kun tämä on tehty, laske kokonaissumma. Jaa sitten kunkin rivin kokonaissumma kokonaissummalla saadaksesi suhteellisen desimaaliarvon. Mitä suurempi suhteellinen desimaaliarvo, sitä korkeampi prioriteetti.

Vaihtoehtojen suhteellisten desimaaliarvojen perusteella tässä esimerkissä ravitsemus- ja liikuntatunneilla on korkein prioriteetti tässä diabeteksen ehkäisyprojektissa. Lähde: Western Region Public Health Training Centerin YouTube-kanava

Vaihe 4: Vertaile tuloksia

Myös haluat, että arviointi on objektiivista ja puolueetonta, joten on järkevää vertailla tuloksia muun ryhmän kanssa. Näin voidaan keskustella mahdollisista erimielisyyksistä, kunnes päästään ratkaisuun, josta kaikki ovat samaa mieltä.

Vinkkejä tulosten vertailuun

• Vertaile ja yhdistä tulokset: Nyt kun kaikki ovat pisteyttäneet vaihtoehdot, on aika yhdistää tulokset prioriteettien pääluettelon luomiseksi.
• Keskustele ja neuvottele: Erimielisyydet ovat normaaleja tiimeissä, joten ole valmis tekemään muutoksia. Lisäksi on hyvä käytäntö keskustella avoimesti priorisointipisteytyksistä, jotta voit karsia mahdolliset piiloagendat pois.

Keskity oikeisiin projekteihin ja hallitse aikaasi paremmin oikeiden työkalujen avulla

Olitpa sitten yksin tai tiimin kanssa töissä, aika, raha ja energia ovat rajallisia resursseja. Projektiryhmien tapauksessa on ratkaisevan tärkeää, että projektipäällikkö pitää tiukasti hallussaan eri projektinhallintaprosessiryhmät – eli käytännössä projektin elinkaaren – jotta projekti saadaan päätökseen. Näin ollen on järkevää priorisoida tehtävät ja hankkeet sen mukaan, mikä niistä tuottaa eniten hyötyä. Priorisointimatriisi voi ehdottomasti auttaa tässä suhteessa.