Paranna dramaattisesti tapaa, jolla suunnittelet päiväsi

Karkailevatko päiväsi koskaan?

Tuleeko sinusta joskus päivän päätteeksi mieleesi: ”Mitä hittoa tein koko päivän?”

Tuntuuko sinusta joskus siltä, että ajaudut kriisistä toiseen, eikä sinulla ole aikaa keskittyä omiin prioriteetteihisi?

Jos vastaus johonkin noista kysymyksistä on kyllä, lue eteenpäin. Tämä postaus antaa sinulle 7 vinkkiä päiväsi suunnitteluun. Käytä näitä vinkkejä priorisointiin ja luo sitten suunnitelma, jotta päiväsi (ja elämäsi) ei karkaa käsistäsi.

Tämä postaus sisältää affiliate-linkkejä, mikä tarkoittaa, että saan pienen provision, jos teet ostoksen tämän linkin kautta. Lisätietoja löydät täydellisestä vastuuvapauslausekkeestani täältä.

Kirjoita suunnitelmasi joka päivä

Tärkein vinkkini siihen, miten suunnitella päiväsi, on se, että todella kirjoitat suunnitelmasi ylös. Päiväsuunnitelman kirjoittaminen on hyvä ajanhallintatapa. Ja kyllä, se tarkoittaa joka ikinen päivä.

Keskeistä on ottaa aikaa ja kirjoittaa ylös, mitä haluat tehdä tänään.

Mit ovat prioriteettisi? Onko jokin määräaika tulossa?

Luettelo tärkeistä asioista, jotka sinun on saatava tehtyä. Suunnitelman kirjoittaminen tyhjentää aivosi, jolloin ne eivät ole sidottuna yrittäessäsi muistaa, mitä haluat tehdä. Ei ole väliä, teetkö tämän digitaalisessa muodossa käyttäen esimerkiksi Asana-projektinhallintaohjelmistoa vai paperilla.

Menestyksen avain on käyttää sitä, mikä toimii sinulle. Minä käytän sekä Asanaa että paperia.

Aivoriihiäni (ks. vinkki nro 3) teen iPadillani, ja sitten kirjoitan lopullisen listani paperille. Huomaan, että päivittäinen tehtävälista paperilla pitää minut vastuullisena itselleni. On liian helppoa unohtaa listan, joka on piilossa laitteessa. Minulla on päivittäinen suunnitelma-arkki, joka on jaettu kategorioihin ja jossa on käteviä valintaruutuja. RAKASTAN ruksata nuo valintaruudut.

Suunnittele samaan aikaan joka päivä

Kun teet suunnittelun samaan aikaan päivästä, luot tavan. Ja hyvillä tavoilla on voima pitää sinut aikataulussa.

Voit suunnitella päiväsi edellisenä iltana tai aamulla. Minä teen suunnittelun mieluiten aamulla sen jälkeen, kun olen juonut ainakin yhden kupin kahvia ja aivoni ovat jokseenkin toimintakykyiset. Yksi syy siihen, että suunnittelen mieluummin aamulla, on se, että usein keksin tekemistä yön aikana. Jos olen jo kirjoittanut suunnitelmani valmiiksi, minun täytyy miettiä, mitä otan pois, jotta uudelle asialle jää tilaa.

Ilta tai aamu ei oikeastaan ole väliä. Jälleen kerran kyse on siitä, mikä toimii sinulle.

Aivoriihi nopeaan tehtäväluetteloon Sisällytä siihen kaikki, mitä sinun pitää tehdä, mitä haluaisit tehdä, mitä voit tehdä. Onko sinulla tulossa määräaikoja? Mieti, kenelle sinun on soitettava tai lähetettävä sähköpostia. Mitä asioita sinun pitää hoitaa tänään? Onko eilisestä suunnitelmasta jäänyt jotain tekemättä? Tarkista viikkosuunnitelmasi, jos sinulla on sellainen (ja toivon, että sinulla on sellainen).

Kaikki, mitä keksit aivoriihen aikana, ei välttämättä pääse päivän lopulliseen suunnitelmaasi. Mutta näin minimoit sen mahdollisuuden, että jokin asia hiipii päällesi. Muista tarkistaa kalenteristasi tapaamiset – ei vain tälle päivälle vaan myös seuraaville päiville. Inhoan päivittäisen suunnitelman tekemistä ja huomaan sitten myöhemmin, että minulla on seuraavana päivänä kokous, joka vaatii useita tunteja valmistautumista.

Jaa tehtäväluettelosi työn ja elämän kesken

On liian helppoa antaa työtehtävien viedä valta-aseman ja antaa elämäntehtävien jäädä syrjään. Tarkistin hiljattain Päivittäinen suunnitelma -arkkini otsikoilla Työ ja Elämä. Tein tämän kahdesta syystä:

1. Siten näen helposti, mitä haluan tehdä kullakin alueella. Tämä auttaa minua tarvittaessa ryhmittelemään asioita yhteen aikaväleihin. Esimerkiksi kun työskentelin toimistossa, minun piti tehdä suurin osa Life-kohteista iltaisin.
2. Siten pysyn tasapainossa. Minulla on sama määrä rivejä Life-kohdassa kuin Work-kohdassa. Ja täytän ne molemmat joka päivä.

Tunnista kaksi asiaa, jotka PITÄÄ tehdä tänään

Valitse yksi asia Työ-listaltasi ja yksi asia Elämä-listaltasi, jotka ovat pakollisia asioita. Näiden ei tarvitse olla kaikkein vaikeimpia tehtäviäsi tai niitä, joiden tekeminen vie eniten aikaa. Ne ovat ne kaksi asiaa, jotka ovat tärkeimpiä auttaessasi sinua saavuttamaan pitkän aikavälin tavoitteesi. Ne, jotka todella liikuttavat neulaa.

Käsittele ne ensin (tai ensimmäisenä aikalohkossasi kyseiselle alueelle – työ tai elämä). Näin, vaikka päiväsi suistuisi raiteiltaan, tiedät, että tärkeimmät tehtävät on suoritettu. Esimerkiksi tämän päivän tärkein Työ-tehtäväni on tämän blogikirjoituksen kirjoittaminen, joten teen sen ensin (tietysti päiväni suunnittelun jälkeen).

Seuraa joitakin nopeita tehtäviä

Kaiken päivänsuunnitelmassasi ei tarvitse olla iso projekti. Vaikka jonkin asian tekemiseen menee vain 10 tai 15 minuuttia, se ei tarkoita, ettei sitä saisi laittaa listallesi. Minulla on 10 to do -riviä päivittäissuunnitelmalomakkeessani. Jos laittaisin suunnitelmaani vain ”isoja” tehtäviä, olisi todella vaikeaa saada kaikki tehtyä päivässä.

Mainitsin aiemmin, että rakastan ruksata valintaruutuja. On erittäin tyydyttävää katsoa päivän päätteeksi taaksepäin ja nähdä kaikki (tai melkein kaikki) ruudut rastitettuina. Nopeiden tehtävien sisällyttäminen listaan tekee todennäköisemmäksi sen, että saat tehtyä kaiken listallasi olevan. Ja oikeasti, onko jonkin asian tärkeyden mittari se, kuinka paljon aikaa sen tekemiseen kuluu? En usko.

Pikatehtävät sopivat myös hyvin vähäenergisiin vuorokaudenaikoihin. Kun voimat loppuvat kesken, on hienoa, kun voi valita jotain sellaista, jonka tekemiseen ei kulu paljon aikaa tai energiaa.

Toinen etu muutaman nopean asian lisäämisestä listalle on se, että jos huomaat viivytteleväsi, voit hoitaa muutaman näistä pienemmistä asioista ja palata takaisin työtehtäviin.

Palaa listaan usein

Toinen tehokas ajanhallintakäytäntö on se, että palaat listaan usein. Tässä on kyse organisoitumisesta. Pidä listasi paikassa, jossa voit helposti palata siihen päivän mittaan. Tämä voi olla tehtävälistasovellus älypuhelimessasi, työpöydälläsi pitämässäsi muistikirjassa, suunnittelijassa tai jossakin muussa paikassa, jossa se on päällimmäisenä mielessäsi.

Käytän Filofaxia, joka on työpöytäni nurkassa, avoinna Päivittäinen suunnitelmani. Kun suoritan tehtävän, rastitan sen, ja näen helposti muut päivälle suunnitellut asiat. Sen avulla on erittäin helppoa valita seuraava työstettävä asia, eikä minun tarvitse raastaa aivojani muistellakseni, mitä halusin saada aikaan.

Lempivinkkini päivittäiseen suunnitteluun

Nämä ovat suosikkivinkkini päivittäiseen suunnitteluun. Käyttämällä niitä varmistan, että päiväni pysyvät suunnitellusti.

Jos päivänsuunnittelu on jotain, jonka kanssa kamppailet, valitse yksi tai kaksi näistä tuottavuusvihjeistä kokeiltavaksi. Lupaan, että pystyt ottamaan päiväsi haltuun.

Ja yksinkertaisuuden vuoksi annan sinulle kopion päivittäissuunnitelmalomakkeestani. Se on mitoitettu niin, että se mahtuu A5- tai Classic-tyyliseen suunnittelijaan. Klikkaa vain alla olevaa painiketta ladataksesi ilmaisen kopiosi!

Lisää postauksia suunnittelusta ja ajankäytön hallinnasta, joista voi olla apua:

• Unlock the Power of the 90 Day Business Plan
• How to See the Big Picture in Your Small Business
• 5 Simple Tricks to Manage Your Time and Be Happy
• How to Use a Spreadsheet for Your Content Ideas
• 11 Best Free Planners To Help You Grow Your Business