Organisaatioviestintä: 9 askelta menestyksekkään strategian luomiseen

Organisaatioviestintä on yksi menestyksekkään yrityksen rakentamisen olennaisista edellytyksistä. Sen vaikutus työntekijöiden sitoutumiseen, yhteistyöhön, työpaikan luottamukseen ja työntekijäkokemukseen tekee siitä tärkeän osan jokaista työpaikan strategiaa.

📚Lataa e-kirjamme ”Nykyaikaisen työntekijäviestinnän 10 periaatetta” ja opi, miten viestiä nykyaikaisen työntekijän kanssa nykypäivän digitaalisella aikakaudella.

Tässä blogissa käymme läpi joitakin tärkeimpiä hyötyjä, joita tehokkaan organisaatioviestinnän rakentaminen tuo mukanaan, sekä vaiheet, joita tarvitaan menestyksekkään organisaatioviestintästrategian toteuttamiseen.

Mitä on organisaatioviestintä?

Organisaatioviestintä käsittää virallisen ja epävirallisen viestinnän koko organisaatiossa, mukaan lukien työntekijöiden välinen viestintä ja työntekijöiden ja esimiehen välinen viestintä.

Voidaan jakaa organisaatioviestintä neljään päätyyppiin:

Virallinen viestintä

Virallinen, selkeä ja täsmällinen viestintä on hyvä tapa varmistaa asianmukainen tiedonkulku työpaikalla. Virallisen viestinnän avulla kaikki saavat tietoa liiketoiminnan tavoitteista ja ovat linjassa niiden kanssa.

Tällaista viestintää tarvitaan myös lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi. Esimerkiksi työjärjestelyistä sekä turvallisuussäännöistä ja -ohjeista on tiedotettava työntekijöille virallisella tavalla (sähköpostit, tulostetut asiakirjat).

Epävirallinen viestintä

Kuten ehkä arvasitkin, tämä viestintätyyppi on virallisen viestinnän vastakohta. Se tunnetaan myös nimellä ”grapevine communication”. Pohjimmiltaan siihen kuuluvat dialogit, keskustelut, puhelinkeskustelut sekä yleensä kahvinkeittimen lähellä käytävät ”vesijäähdytyskeskustelut”, jotka eivät perustu mihinkään muodollisuuksiin.

Yksi epävirallisen viestinnän suurimmista eduista on se, että se on nopeampi tapa jakaa tietoa työpaikalla. Se auttaa myös jakamaan ja kehittämään uusia ideoita tuotteiden sekä sisäisten tai ulkoisten prosessien parantamiseksi. Yllättyisit, jos tietäisit, kuinka moni innovaatioidea sai alkunsa kahvinkeittimen vieressä käydystä keskustelusta!

Horisontaalinen viestintä

Tällaista organisaatioviestintää tapahtuu samalla hierarkiatasolla olevien tiimien, ryhmien tai yksilöiden välillä. Horisontaalisella viestinnällä on tärkeä rooli siilojen purkamisessa ja osastojen välisen yhteistyön parantamisessa työpaikalla. Sillä on ratkaiseva merkitys teknisten, markkinointi- ja myyntitiimien yhteensovittamisessa ja sen varmistamisessa, että kaikki ovat samalla sivulla.

Vertikaalinen viestintä

Yleisin viestintämuoto jäsennellyissä organisaatioissa noudattaa vertikaalista ylös- ja alaspäin suuntautuvaa kaavaa. Siihen kuuluu yritysjohtajien, tiiminjohtajien ja työntekijöiden välinen viestintä. Tämäntyyppinen viestintä on välttämätöntä työpaikoilla. Ilman vertikaalista viestintää ei olisi mahdollista jakaa ohjeita, palautetta tai ideoita.

Mikä tahansa viestintätyyppi onkin kyseessä, viestintä työpaikalla on elintärkeä johtamisen osatekijä missä tahansa organisaatiossa.

Organisaatioviestinnän tärkeimpiä tarkoituksia ovat työntekijöiden päivittäminen uusista toimintalinjoista, kriisiviestintä, turvallisuuden varmistaminen koko organisaatiossa, muutosjohtamisen johtaminen, digitaalinen transformaatio, sulautumiset ja yrityskauppatapahtumat sekä palautteen antaminen ja vastaanottaminen työntekijöiltä.

📚Lue lisää: Muutosjohtaminen: Definition, Best Practices & Examples

Organisaatioilla olisi menestyäkseen oltava kattavat organisaatioviestintästrategiat, joissa työntekijät tuntevat olevansa tietoisia tärkeistä yrityspäivityksistä ja osallistuvat päivittäisiin organisaatiokeskusteluihin.

15 tehokkaan organisaatioviestinnän tavoitetta

Tehokas organisaatioviestintä vaikuttaa organisaation menestykseen monin tavoin. Joitakin niistä ovat:

1. Myönteisen työntekijäkokemuksen luominen, työntekijöiden moraalin, tyytyväisyyden ja sitoutumisen lisääminen.
2. Auttaa työntekijöitä ymmärtämään työsuhteensa ehdot ja edistää heidän sitoutumistaan ja lojaalisuuttaan.
3. Edistetään työntekijöiden osallisuutta, mikä parantaa merkittävästi työntekijöiden tyytyväisyyttä työnantajaansa kohtaan.
4. Autetaan vähentämään väärinkäsitysten mahdollisuutta ja väärän tiedon leviämistä työpaikalla.
5. Parannetaan osastojen välistä viestintää ja yhteistyötä työntekijöiden kesken.
6. Autetaan työntekijöitä mukautumaan yrityksen missioon, visioon ja perusarvoihin.
7. Työntekijöiden sitoutumisen lisääminen pitämällä työntekijät aina ajan tasalla.
8. Helpotetaan työntekijöitä löytämään tärkeitä ja olennaisia tietoja aina, kun he niitä tarvitsevat.
9. Tiedonkulun sujuvoittaminen organisaation sisällä.
10. Työntekijöiden tuottavuuden parantaminen poistamalla tiedonhakuun ja epäolennaisista aiheista viestimiseen käytetty ajanhukka.
11. Parannetaan prosesseja ja menettelyjä ja luodaan viime kädessä suurempaa tehokkuutta ja kustannussäästöjä.
12. Luodaan parempia suhteita työntekijöiden ja heidän esimiestensä välille.
13. Luottamuksen parantaminen työpaikalla.
14. Tehdään viestinnästä hauskempaa.
15. Parannetaan viestintää langattomien, etätyöntekijöiden ja työpöydättömien työntekijöiden kanssa.

Katso alla oleva infograafi, jossa kerromme viestinnän tärkeimmistä hyödyistä työpaikalla 👇

Organisaatioviestintä COVID-19-aikana

Organisaatioviestinnällä on ollut kriittinen rooli koronavirus-pandemian aikana. Työntekijöitä oli tuettava ja kuultava taudinpurkauksen aikana enemmän kuin koskaan. Heidän oli nimittäin yhtäkkiä muutettava työtapojaan ja sopeuduttava lennossa.

Vaikka jotkut heistä olivat tottuneet työskentelemään kotoa käsin ennen pandemiaa, toisille tämä työjärjestely oli täysin uusi.

📚Lue lisää: Remote Work: 20 Ways to Engage and Connect with Your Remote Employees

Ei vain organisaation viestintä ollut avainasemassa työntekijöiden tukemisessa pandemian aikana, vaan sillä oli myös kriittinen rooli yritysten mahdollisimman sujuvan toiminnan ylläpitämisessä.

Kun suurin osa toiminnoista häiriintyi, IC-asiantuntijat tekivät hämmästyttävää työtä viestintästrategioidensa uudelleen miettimisessä, jotta työntekijät pystyivät pitämään moraalinsa ja tuottavuutensa korkealla.

Organisaatioviestinnän keskeiset tilastotiedot taudinpurkauksen aikana

Seuraavat tilastot korostavat tehokkaan organisaatioviestintästrategian tärkeyttä kriisiaikoina, kuten coronavirus-pandemian aikana:

• Kokonaisuutena, 93 % The Institute for Public Relationsin ja Peppercommin kyselyyn vastanneista työntekijöistä sanoi, että heidän yrityksensä käsitteli COVID-19 kriisiä tehokkaasti (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• 85 % työntekijöistä sanoo olevansa motivoituneimpia, kun johto tarjoaa säännöllisiä päivityksiä yrityksen uutisista (Trade Press Services)
• 81 % vastaajista sanoi, että viestintätoiminto oli PALJON mukana sisäisessä viestinnässä (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• Henkilökohtaisia kontaktipisteitä pidettiin parhaana kanavana viestinnässä työntekijöille epidemian aikana. Suora viestintä esimiesten/johtajien kautta (61 %) ja kahdenkeskisen(76 %) todettiin ”erittäin tehokkaiksi” kanaviksi (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• Vain 42 % työntekijöistä on täysin samaa mieltä siitä, että johto johtaa organisaatiota tehokkaasti kriisin läpi (Perceptyx)
• 54 % henkilöstöpäälliköistä ilmoitti, että etätyöskentelyä varten tarvittava heikko teknologia ja/tai infrastruktuuri on suurin este. tehokkaalle etätyöskentelylle heidän organisaatiossaan (Gartner)
• 15 % Willis Towers Watsonin tutkimista yrityksistä sanoi, että pandemia vaikutti kielteisesti tuottavuuteen (Corporate Adviser)
• Pandemian aikana toteutettu brittitutkimus osoitti, että 73 % vastaajista uskoi olevansa tehokkaampia työskennellessään kotoa käsin (Statistica)
• Return-töihin valmistautuminen oli alkuvaiheessa, sillä vain 10 % viestintäjohtajista oli tehnyt ”laajaa” suunnittelua. Konkreettiset muutokset fyysiseen työympäristöön sisältyvät tähän raporttiin (Peppercomm & The Institute for Public Relations)

📚Lue lisää: The Ultimate COVID-19 Crisis Management Checklist for Employers

9 Steps to Create a Successful Organizational Communication Strategy

Käsitellään nyt 9 ratkaisevaa vaihetta onnistuneen organisaatioviestintästrategian luomiseksi organisaatiossasi.

Jos sinulla on kiire, katso alla oleva video 👇

Linkitä organisaatioviestintäsuunnitelmasi liiketoimintastrategiaasi

Vähemmistö henkilöstöhallinnon, sisäisen viestinnän strategeista ja organisaatioiden johtajista on yhtä mieltä siitä, että organisaatioviestinnän linkittäminen liiketoimintastrategiaan on olennaista tehokkaan ja johdonmukaisen liiketoiminnan kannalta.

Mutta monilla organisaatioilla ei vieläkään ole sisäisen viestinnän suunnitelmaa ja strategiaa.

Tehokkaan organisaatioviestintästrategian kehittämiseksi työnantajien tulisi aloittaa yhdistämällä viestintä yleiseen strategiseen suunnitelmaansa, mukaan lukien organisaation missio, visio ja yrityksen keskeiset arvot.

📚Lue lisää: Yrityksen arvot: Definition, Importance and Examples

Yritysstrategiasi voi esimerkiksi olla suorituskyvyn parantaminen lisäämällä työntekijöiden sitoutumista tai sitouttamista.

Koska työntekijäviestinnällä on tässä ratkaiseva merkitys, organisaatioviestintästrategiasi tulisi liittyä suoraan liiketoimintastrategiaasi.

Ymmärrä yleisösi/yleisösi

Yleisösi tunnistaminen on tärkeä askel organisaatioviestintästrategiasi tehokkuuden varmistamiseksi.

Yksi organisaatioviestinnän tehottomuuden tärkeimmistä syistä on se, että työnantajat eivät segmentoi yleisöään työtehtävien, osastojen, sijainnin, kiinnostuksen kohteiden ja mieltymysten perusteella.

Sen seurauksena useimmat työntekijät saavat samantyyppistä tietoa, vaikka tämä tieto ei välttämättä ole heille lainkaan merkityksellistä.

Mitä sitten tapahtuu?

Erittäin alhainen sitoutumis- ja kulutusaste sisäisen viestinnän sisältöön.

Koska kaikki viestijät pyrkivät poistamaan ja välttämään tämän, sisäisten kohderyhmien määrittely ja ymmärtäminen on ratkaiseva askel hyvän organisaatioviestintästrategian kehittämisessä.

Kutsu kaikki työntekijät mukaan

Organisaatioviestintä on prosessi, jossa kaikkien työntekijöiden tulisi olla mukana ja johon heidän tulisi osallistua.

Ajattelutapa, jossa viestintä käsittää lähinnä viestien välittämisen työntekijöille liiketoiminta-asioista, politiikoista ja menettelytavoista sekä yrityksen päivityksistä, on väärä ajattelutapa.

Viestintä työpaikalla ei saisi koskaan olla yksisuuntaista. Kaksisuuntaisilla keskusteluilla sen sijaan on suuri voima luoda ja tukea tervettä työpaikkakulttuuria. Työntekijöiden asioiden, kysymysten, kommenttien, ideoiden ja huolenaiheiden kuunteleminen rakentaa lojaalisuutta ja edistää työntekijöiden tuottavuutta.

Loppujen lopuksi jokaisella organisaatiossa on oma roolinsa hyvin toimivan organisaatioviestintästrategian rakentamisessa:

1. Toimitusjohtajat ja ylimmät johtajat ovat viime kädessä vastuussa sävyn luomisesta ja hyvän organisaatiokulttuurin luomisesta. Yksi tärkeimmistä vastuualueista näillä johtajilla on tehokkaan koko yrityksen laajuisen viestinnän varmistaminen.
2. Henkilöstöammattilaisilla ja muilla henkilöstöstrategioitsijoilla on myös kriittinen rooli organisaatioviestinnässä, erityisesti nykypäivän työpaikoilla, joilla työntekijöiden odotukset, mieltymykset ja tarpeet ovat muuttuneet merkittävästi.
3. Esimiehet ja tiimipäälliköt vastaavat päivittäisestä viestinnästä työntekijöiden kanssa.
4. Kaikilla työntekijöillä on vastuu jakaa äänensä, huolensa ja ongelmansa, antaa palautetta ja tehdä yhteistyötä joukkuetovereidensa kanssa.

📚Lue lisää: 8 työntekijöiden sitoutumistilastoa, jotka sinun on tiedettävä vuonna 2020

Luo mukaansatempaavaa ja relevanttia sisältöä

Valitettavasti monet työntekijät eivät sitoutu yrityksensä sisäiseen sisältöön. Lisäksi monet työntekijät jättävät huomiotta viestit, jotka toimitetaan heille yrityksen intranetin tai sähköpostin kautta.

Tämä tapahtuu useimmiten siksi, että heille toimitettu sisältö ei ole merkityksellistä heidän työnsä kannalta. Massatiedotteen lähettäminen kaikille työntekijöille toivoen, että he lukevat sen, ei ole nykyään lainkaan realistista.

Tehokas organisaation viestintästrategia vaatii paljon enemmän. Koska sisäisen viestinnän ammattilaiset nähdään nyt tärkeinä strategisina liikekumppaneina, heidän uusi tehtävänsä on tehostaa toimintaansa varmistamalla, että työntekijät todella käyttävät sisäistä sisältöä.

Sisällön ja yleisön segmentointi on kuitenkin etenkin suurissa organisaatioissa mahdotonta ilman oikeita työntekijäviestintätyökaluja, joiden avulla viestijät pystyvät luomaan ja jakamaan työntekijöille entistä kiinnostavampaa sisältöä.

Jaa sisältösi oikeiden kanavien kautta

Nyt vaikka sinulla olisikin oikea sisältö valmiina ja tietäisit, kenen pitäisi saada se, on otettava huomioon toinenkin tärkeä tekijä: viestintäkanavat, joita aiot käyttää sisältösi jakeluun.

Kun työpaikoilla käyttämiemme erilaisten viestintäkanavien määrä lisääntyy jatkuvasti, oikeiden kanavien valinnasta tulee viestijöille suuri haaste.

📚Lue eteenpäin: Top Communication Channels to Consider for Your Business

Intranetit, sähköpostit, sisäinen sosiaalinen media, yksityiset viestisovellukset, kuten Slack, asiakirjojen jakaminen ja projektinhallintatyökalut ovat kaikki organisaatioiden sisäisen viestinnän keinoja.

Siten tästä viestinnän ekosysteemistä on tullut hyvin monimutkainen ja vaikea hallita tehokkaasti.

Tästä syystä monet organisaatiot ovat nyt kääntyneet nykyaikaisten työntekijäviestintäratkaisujen puoleen, joiden avulla ne pystyvät yhdistämään kaikki organisaation viestintäkanavat yhteen paikkaan, jossa kaikki tärkeä tieto on kaikkien työntekijöiden saatavilla kaikkina aikoina.

Oikean viestintäteknologian käyttöönotto

Oikean työntekijäviestintäteknologian valitseminen voi todella nostaa organisaation viestintästrategian seuraavalle tasolle.

Jos tiedät, että nykyisten ratkaisujesi, kuten intranetin, sitoutuminen on vähäistä, se on todennäköisesti merkki siitä, että jotain on muutettava.

Monet intranetit ovat edelleen vanhentuneita, eivätkä ne vastaa työntekijöiden mieltymyksiä siitä, miten he kommunikoivat jopa yksityiselämässään.

Sentähden mobile-first-työntekijäviestintäratkaisujen käyttöönotto ei ole enää vaihtoehto, vaan se on pakko saada!

Jos tiedämme, että suurin osa työpaikoistamme on Gen Z- ja tuhatvuotiaiden työntekijöiden tekemiä, tiedämme myös, kuinka paljon aikaa he viettävät ja kommunikoivat älypuhelimiensa kautta.

Sen vuoksi siirtyminen Smarpin kaltaisiin mobiiliystävällisiin sisäisen viestinnän ratkaisuihin muuttaa taatusti tapaa, jolla työpaikkasi viestii.

Mittaroi tulokset

Vaikka useimmat organisaatiot ovat yhtä mieltä siitä, että viestintäsuunnitelmien tulosten mittaaminen ja kvantifiointi on välttämätöntä, tämä tavoite on vaikea saavuttaa.

Lisäksi 60 prosenttia sisäisen viestinnän harjoittajista ei vieläkään mittaa sisäisen viestinnän ponnistelujaan.

Sisäisen viestinnän ponnistelujen seuraaminen ja mittaaminen on äärimmäisen tärkeää, jotta ymmärretään, mikä toimii hyvin ja mitä on parannettava.

Tietojen kerääminen voi auttaa sinua vastaamaan esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin:

• Miten sitoutuneita työntekijäsi ovat sisäiseen sisältöön?
• Miten he reagoivat viesteihisi?
• Mitkä viestintäkanavat ovat parhaita tiedon välittämiseen?
• Minkälaiseen sisältöön työntekijät sitoutuvat eniten?
• Minkälaiset työntekijät sitoutuvat eniten (tykkäävät, jakavat, kommentoivat)?

Käytä tietojasi organisaation viestintästrategian parantamiseen

Kun keräät ja analysoit tietoja, on helpompi tehdä parannuksia ja parempia päätöksiä tulevaisuudessa.

Jos esimerkiksi huomaat, että työntekijäsi sitoutuvat eniten videosisältöön, tämä on merkki siitä, että tällaista sisältöä kannattaa tuottaa enemmän.

Lisäksi video on todella sellaista sisältöä, jota nuoremmat sukupolvet rakastavat kuluttaa sen yksinkertaisuuden ja hauskuuden vuoksi.

Toinen hyvä tapa hyödyntää dataa on ymmärtää, keitä sisäiset vaikuttajasi ovat, jotta voit palkita heitä ja tehdä heistä brändisi lähettiläitä.

📚Lue eteenpäin: Top 5 Communication Skills and How to Improve Them

Smarpin avulla yritykset eri puolilla maailmaa ovat onnistuneet muuttamaan organisaatioviestintäpyrkimyksiään työntekijäviestintäratkaisumme kautta saatavilla olevan datan avulla.

Katsokaa, kuinka työpaikkanne muuttuu

Tämä on paras askel juuri käyttöönotetussa organisaatioviestintästrategiassanne!

Jos onnistut toteuttamaan kaikki edellä mainitut vaiheet, koko työpaikkakulttuurisi muuttuu. Työntekijäsi ovat paljon tyytyväisempiä työhönsä ja yritykseen kokonaisuudessaan, mikä johtaa työntekijöiden sitoutumisen ja tuottavuuden lisääntymiseen.

Vaikka tämä prosessi ei ehkä tunnu helpolta toteuttaa, kova työ maksaa itsensä takaisin ja sijoituksenne tuotto on ilmeinen.

Puutteellisen organisaatioviestinnän kustannukset

Kuten aiemmin tässä blogikirjoituksessa nähtiin, organisaatioviestintä on aihe, johon yritysten tulisi keskittyä enemmän. Society for Human Resource Managementin (SHRM) tutkimuksen mukaan monet yritykset menettävät kuitenkin rahaa huonon viestinnän vuoksi.

Eräässä tutkimuksessa, johon osallistui 400 yritystä, joilla oli 100 000 työntekijää, mainittiin, että puutteellisesta viestinnästä työntekijöille ja työntekijöiden välillä aiheutuu keskimäärin 62,4 miljoonan dollarin vuosittaiset tappiot yritystä kohden.

Lisäksi huono viestintä maksoi pienemmille, 100 työntekijän yrityksille keskimäärin 420 000 dollaria vuodessa.

Lisäksi tehoton viestintä voi lisätä väärinkäsityksiä, vahingoittaa ihmissuhteita, rikkoa luottamusta, alentaa työntekijöiden tuottavuutta ja lisätä turhautumista työpaikalla.

Boost Your Organizational Communication Strategy with Smarp

Smarp on mobiili-ensimmäinen työntekijäviestintäalusta, joka on suunniteltu auttamaan organisaatioita parantamaan viestintää työpaikoilla ja pitämään paremmin yhteyttä työntekijöihinsä riippumatta siitä, missä he ovat.

Koska työntekijät käyttävät liikaa aikaa merkityksellisen tiedon etsimiseen, työnantajien on tehtävä tästä prosessista virtaviivaisempi ja tehokkaampi.

Smarpin kaltaisen sisäisen viestintäteknologian avulla työnantajat voivat nyt toimittaa työntekijöilleen personoitua sisältöä, viestiä aidommin ja parantaa työntekijöiden välisiä suhteita.

Mitä seuraavaksi? Lataa e-kirja ”Nykyaikaisen työntekijäviestinnän 10 periaatetta”, jossa jaamme vinkkejä & parhaista käytännöistä, joiden avulla voit menestyksekkäästi viestiä työntekijöidesi kanssa nykypäivän digitaaliaikana.