Byrokratiateoriaan läheisimmin liittyvä tutkija on Max Weber. Weber kuvaa sen piirteitä vuonna 1922 ilmestyneessä uraauurtavassa teoksessaan Economy and Society (Talous ja yhteiskunta). Weberin mukaan byrokratialle on ideaalitilanteessa ominaista, että asemat ovat ansaittuja eivätkä perittyjä. Päätöksentekoa ohjaavat säännöt. Auktoriteettiasemassa olevat osoittavat ammattitaitoa. On olemassa komentoketju ja aseman määrittelemä vastuu. Auktoriteetti on rajattu.
Weber aloittaa keskustelunsa byrokratiasta esittelemällä käsitteen lainkäyttöalueet: instituutiot, joita säätelevät tietyt säännöt tai lait. Toimivalta-alueella säännönmukaiset toiminnot määrätään virkatehtäviksi Tehtävien määräämisvaltaa säätelevät tietyt säännöt. Tehtäviä hoitavat jatkuvasti pätevät henkilöt. Nämä elementit muodostavat byrokraattisen viraston valtion tapauksessa ja byrokraattiset yritykset yksityisellä sektorilla.
Webberiläisen byrokratian muodostavat useat lisäpiirteet:
- Hierarkkisen alisteisuuden hyödyntäminen on löydettävissä kaikista byrokraattisista rakenteista. Tämä tarkoittaa sitä, että ylemmän tason toimistot valvovat alemman tason toimistoja.
- Byrokratioissa henkilökohtainen omaisuus pidetään erillään viraston tai yrityksen rahoista.
- Byrokratiassa työskentelevät henkilöt on yleensä koulutettu sopivalle erikoisalalle.
- Byrokraattisten virkamiesten odotetaan antavan täyden työpanoksensa organisaatiolle.
- Byrokraattisessa organisaatiossa työskentelevien on noudatettava tiettyjä yleisiä sääntöjä.
Weber väitti, että byrokratiassa viran tai toimen vastaanottaminen merkitsee organisaation moitteettoman toiminnan kannalta välttämättömien erityisten velvollisuuksien vastaanottamista. Tämä käsitys eroaa historiallisista työsuhteista, joissa työntekijä palveli tiettyä hallitsijaa, ei instituutiota.
Byrokratioiden hierarkkinen luonne antaa työntekijöille mahdollisuuden osoittaa saavutettua sosiaalista asemaa. Kun viranhaltija valitaan eikä nimitetä, hän ei ole enää puhtaasti byrokraattinen hahmo. Hän saa valtansa ”alhaalta” eikä ”ylhäältä”. Kun korkea-arvoinen virkamies valitsee virkamiehiä, heidät valitaan todennäköisemmin syistä, jotka liittyvät esimiehen etuun kuin uuden työntekijän pätevyyteen. Kun korkeasti koulutetut työntekijät ovat välttämättömiä byrokratialle ja yleinen mielipide muokkaa päätöksentekoa, pätevät virkamiehet valitaan todennäköisemmin.
Weberin mukaan, jos ”elinikäinen virkaura” on laillisesti taattu, virka koetaan vähemmän arvostetuksi kuin virka, joka voidaan korvata milloin tahansa. Jos ”elinikäinen virkasuhde” tai ”oikeus virkaan” kehittyy, kunnianhimoisten uusien työntekijöiden uramahdollisuudet heikkenevät ja yleinen tekninen tehokkuus heikkenee. Byrokratiassa virkamiehille maksetaan palkkaa. Palkan suuruus määräytyy virka-aseman perusteella, ja sen avulla osoitetaan viran haluttavuus. Byrokraattiset virat ovat myös olemassa osana vakaita urapolkuja, jotka palkitsevat viranhaltijoita palvelusvuosien perusteella.
Weber väittää, että rahatalouden kehittyminen on ”normaali edellytys puhtaiden byrokraattisten hallintojen muuttumattomalle selviytymiselle, ellei jopa perustamiselle”. Koska byrokratia vaatii ylläpitääkseen jatkuvia tuloja verotuksesta tai yksityisistä voitoista, rahatalous on rationaalisin tapa varmistaa sen jatkuva olemassaolo.
Weber esittää, että byrokratian virkamiehillä on omistusoikeus virkaansa, ja yritykset hyväksikäyttöön esimiehen toimesta merkitsevät byrokraattisista periaatteista luopumista. Hän artikuloi, että statuskannustimen tarjoaminen alemmille virkamiehille auttaa heitä säilyttämään itsekunnioituksensa ja osallistumaan täysipainoisesti hierarkkisiin puitteisiin. Michel Crozier tarkasteli Weberin teoriaa uudelleen vuonna 1964 ja totesi, että byrokratia on virheellinen, koska hierarkia saa virkamiehet käymään itsekkäitä valtataisteluita, jotka vahingoittavat organisaation tehokkuutta.
Weberin byrokratian ihanneEdit
Weber määritteli byrokratian olennaisiksi osatekijöiksi seuraavat:
- Kaikkea alaa koskevaa virallista toimivaltaa käsketään valmiiksi täytäntöönpannuilla säännöillä tai lailla.
- On olemassa virastohierarkia; ylemmän ja alemman tason järjestelmä, jossa ylemmät virastot valvovat alempia.
- Nykyaikaisen viraston johtaminen perustuu kirjallisiin sääntöihin, jotka säilytetään alkuperäisessä muodossaan.
- Viraston johtaminen edellyttää koulutusta ja erikoistumista.
- Viraston kehittyessä/perustuessa se edellyttää yksilöiden täyttä työkapasiteettia.
- Säännöt ovat pysyviä, ja ne voidaan oppia. Sääntöjen tuntemusta voidaan pitää byrokratian sisäisenä asiantuntemuksena (nämä mahdollistavat yhteiskunnan johtamisen).
Kun byrokratia on otettu käyttöön, se voi tarjota tilivelvollisuutta, vastuuta, valvontaa ja johdonmukaisuutta. Työntekijöiden palkkaamisesta tulee persoonaton ja tasa-arvoinen järjestelmä. Vaikka klassinen näkökulma kannustaa tehokkuuteen, sitä kritisoidaan usein siitä, että se sivuuttaa inhimilliset tarpeet. Lisäksi siinä otetaan harvoin huomioon inhimilliset virheet tai työsuoritusten vaihtelevuus (koska jokainen työntekijä on erilainen).
Avaruussukkula Challengerin katastrofin tapauksessa NASAn johtajat jättivät huomiotta inhimillisten virheiden mahdollisuuden. (Ks. myös: Three Mile Islandin onnettomuus.)
Tehokkuus ja teleologiset argumentitEdit
Max Weber uskoi, että ihanteellinen byrokratia koostuu kuudesta erityispiirteestä: komentohierarkiasta, persoonattomuudesta, kirjallisista käyttäytymissäännöistä, saavutuksiin perustuvasta etenemisestä, erikoistuneesta työnjaosta ja tehokkuudesta. Tämä Weberin byrokratian perimmäinen ominaisuus, jonka mukaan byrokratiat ovat erittäin tehokkaita, on kiistanalainen, eivätkä kaikki sosiologit suinkaan hyväksy sitä. Byrokratialla on varmasti sekä myönteisiä että kielteisiä seurauksia ja vahvoja argumentteja sekä byrokratioiden tehokkuuden että tehottomuuden puolesta.
Vaikka Max Weberin teoksia julkaistiin 1800-luvun lopulla ja 1900-luvun alussa, ennen hänen kuolemaansa vuonna 1920, hänen teoksiinsa viitataan sosiologian alalla vielä nykyäänkin. Weberin teoria byrokratiasta väittää, että se on äärimmäisen tehokas, ja menee jopa niin pitkälle, että väittää byrokratian olevan tehokkain organisaatiomuoto. Weber väitti, että byrokratiat ovat välttämättömiä, jotta voidaan varmistaa yhteiskunnan jatkuva toiminta, joka on muuttunut huomattavasti nykyaikaisemmaksi ja monimutkaisemmaksi viime vuosisadan aikana. Lisäksi hän väitti, että ilman byrokratian jäsenneltyä organisaatiota monimutkainen yhteiskuntamme olisi paljon huonommassa kunnossa, koska yhteiskunta toimisi tehottomasti ja tuhlailevasti. Hän näki byrokratiat organisaatioina, joita ohjataan tiettyihin tavoitteisiin, jotka ne pystyvät toteuttamaan tehokkaasti. Lisäksi organisaatiossa, joka toimii byrokraattisten normien mukaisesti, jäsenet voivat paremmin raskaan sääntelyn ja yksityiskohtaisen rakenteen ansiosta. Sen lisäksi, että byrokratia tekee mielivaltaisten ja epäoikeudenmukaisten henkilökohtaisten etujen toteuttamisen paljon vaikeammaksi, se tarkoittaa myös sitä, että ylennykset ja palkkaaminen tapahtuvat yleensä täysin ansioiden perusteella.
Weber näki byrokratiat ehdottomasti tavoitteellisina ja tehokkaina organisaatioina, mutta ei pidä tehdä sitä nopeaa ja väärää johtopäätöstä, että hän ei nähnyt byrokratiassa mitään haittoja. Hän tunnusti, että byrokraattisessa järjestelmässä on rajoituksia. Ensinnäkin hän ymmärsi, että byrokratioita hallitsivat hyvin harvat ihmiset, joilla oli hyvin suuri määrä sääntelemätöntä valtaa. Tämä johtaa yleensä oligarkiatilanteeseen, jossa rajallinen määrä virkamiehiä saa poliittisen ja taloudellisen vallan. Lisäksi Weber piti byrokratisoitumisen jatkamista ”väistämättömänä kohtalona”, koska se on oletettavasti muita organisaatiomuotoja parempi ja tehokkaampi. Weberin analyysi byrokratioista sai hänet uskomaan, että ne rajoittavat luonnostaan liikaa yksilön inhimillistä vapautta, ja hän pelkäsi, että ihmiset alkaisivat olla liikaa byrokratioiden hallinnassa. Hänen perustelunsa juontaa juurensa siitä, että byrokratiaan liittyvät tiukat hallintomenetelmät ja lailliset auktoriteettimuodot toimivat siten, että ne eliminoivat ihmisen vapauden.
Riippumatta siitä, pitäisikö byrokratioita pitää positiivisesti tehokkaina vai liian tehokkaina siinä määrin, että ne muuttuvat negatiivisiksi, weberiläisellä byrokratialla on taipumus tarjota teleologinen argumentti. Teoriaa, tässä tapauksessa byrokratiaa, pidetään teleologisena, jos siihen liittyy tiettyihin tavoitteisiin pyrkiminen. Weber väitti, että byrokratiat ovat tavoitteellisia organisaatioita, jotka käyttävät tehokkuuttaan ja rationaalisia periaatteita saavuttaakseen tavoitteensa. Teleologinen analyysi yrityksistä johtaa siihen, että kaikki mukana olevat sidosryhmät otetaan mukaan päätöksentekoon. Weberin byrokratian teleologinen näkemys postuloi, että kaikilla organisaation toimijoilla on erilaisia päämääriä tai tavoitteita, ja he pyrkivät löytämään tehokkaimman tavan saavuttaa nämä tavoitteet.
KritiikkiEdit
Weberin teorioiden tarkoituksena oli luoda muille organisaatioille näyttämö, jota ne voisivat seurata, ja niiden ominaisuudet ovat niin ihanteellisia, että ne voivat olla mahdottomia mille tahansa todelliselle organisaatiolle. Hän halusi laatia suuntaviivat, jotka suosisivat sekä tehokkuutta että, mikä tärkeintä, olosuhteita, joissa työntekijät olisivat etusijalla. Aikaisemmille teoreetikoille oli tavallista vääristellä Weberin näkemyksiä, ja nykyään ihmiset tekevät edelleen samoja virheitä kuin silloin, kun Weberin näkemykset tulivat ensimmäisen kerran käyttöön. Häntä on aina kritisoitu hänen ajatustensa haaroista, jotka eivät toimi todellisuudessa, mutta hänen teoriansa tarkoitus ei ollut varsinaisesti luoda organisaatiota, vaan luoda ideaalimalli, jota muut organisaatiot voisivat seurata.
Yksi suureksi väärinkäsitykseksi, joka ihmisillä on aiemmin ollut, on kysymys Weberin moraalista, joka johtuu siitä, että he ovat yksinkertaistaneet liikaa Weberin puhdasta byrokratiaa koskevia ominaisuuksia. ”On vaarallinen riski liiallisesta yksinkertaistamisesta, kun Weberistä tehdään niin kylmä ja sydämetön, että tehokkaasti johdettu natsien kuolemanleiri saattaisi vaikuttaa ihailtavalta.” Todellisuudessa Weber uskoi, että käyttämällä inhimillistä logiikkaa järjestelmässään organisaatiot voisivat saavuttaa ihmisten olojen parantamisen eri työpaikoilla. Monimutkaisuus organisaatiossa tuottaa suurimman menestyksen, joten sen yksinkertaistaminen johtaa Weberin uskomusten kannalta epätarkkoihin illuusioihin ylikorostuneesta auktoriteetista ja voimakkaasta hierarkkisesta vallasta.
Toinen kritiikki Weberin teoriaa kohtaan on tehokkuusargumentti. Korkein tehokkuus voidaan teoriassa saavuttaa puhtaalla työllä, jossa ei oteta huomioon työntekijöitä (esimerkiksi pitkät työpäivät pienellä palkalla), minkä vuoksi liiallinen yksinkertaistaminen voi olla vaarallista. Jos ottaisimme yhden tehokkuuteen keskittyvän ominaispiirteen, näyttäisi siltä, että Weber edistää epäterveellisiä työoloja, vaikka itse asiassa hän halusi täysin päinvastaista. Kun kaikki ominaisuudet otetaan yhteen, saadaan aikaan ihanteellinen organisaatio, mutta koska puhdasta byrokratiaa on lähes mahdotonta saada aikaan, tehokkuus jää Weberin uskomuksissa taka-alalle. Vaikka hänen teoriansa sisältävät erittäin tehokkaan organisaation piirteitä, näiden piirteiden tarkoituksena on vain asettaa malli, jota muut organisaatiot voivat seurata, ja jos kaikki muut ehdot eivät ole täydellisiä, organisaatio ei ole puhdas.
Tämän sanottuaan Weberin teorian piirteiden on kaikkien oltava täydellisiä, jotta byrokratia voisi toimia parhaalla mahdollisella tavalla. ”Ajattele käsitettä toimistona tai työpöytänä, jossa on laatikoita, jotka tuntuvat huutavan sinua vaatien, että kaiken on sovittava paikalleen.” Jos yksi esine laatikossa ei sovi kunnolla, koko laatikosta tulee epäsiisti, mikä on juuri näin Weberin teoriassa; jos yksi ominaisuus ei täyty, loputkaan eivät pysty toimimaan yhdessä, jolloin organisaatio toimii alle täyden potentiaalinsa.
Yksi ominaisuudeksi, jonka tarkoituksena oli parantaa työoloja, oli hänen sääntönsä, jonka mukaan ”Organisaatio noudattaa hierarkkista periaatetta – alaiset noudattavat käskyjä tai esimiesten määräyksiä, mutta heillä on oikeus valittaa niistä (vastakohtana perinteisen auktoriteetin hajanaisemman rakenteen vastakohtana)”. Toisin sanoen jokaisella yrityksessä tai missä tahansa työympäristössä on mahdollisuus ja oikeus olla eri mieltä tai puhua ääneen, jos on tyytymätön johonkin asiaan, sen sijaan, että jättäisi mielipiteensä ilmaisematta työpaikan menettämisen pelossa. Avoin viestintä on hyvin tärkeä osa Weberin ihanteellista byrokratiaa, ja sitä harjoitetaan nykyäänkin. Viestinnän vuoksi se ei ehkä ole kaikkein tehokkain, mutta Weber väittäisi, että paremmat inhimilliset olosuhteet ovat tärkeämpiä kuin tehokkuus.
Weberin teorioita on vaikea kritisoida tiukasti sen vuoksi, että ne ovat teorioita; niitä on lähes mahdotonta toteuttaa tosielämässä, ja siksi niitä on vaikea todentaa. Ne ovat vain joukko suuntaviivoja, jotka muodostavat byrokratian, joka nykyään monien mielestä on paras tapa johtaa organisaatioita kaikilta osin.