”Muutos on väistämätön”, kuten vanha sanonta kuuluu. Rakennushankkeissa osuvampi toteamus voisi olla, että ”muutostilaukset ovat väistämättömiä”. Jos pelkkä ajatus muutostilauksesta saa sinut kammoksumaan, saattaa olla aika tarkastella muutostilausprosessin hienosäätöä.
Muutostilauksia ei tarvitse pelätä, jos ne hallitaan onnistuneesti. Kun sinulla on muutostilausprosessi, voit tehokkaasti tunnistaa muutostilausten tarpeen ja hallita niitä sitä mukaa, kun niitä syntyy projektissa.
Muista jakaa muutostilausprosessisi asiakkaidesi ja aliurakoitsijoiden kanssa, jotta kaikki ovat samalla sivulla siitä, miten muutostilaukset on käynnistettävä ja käsiteltävä.
Tässä on muutamia vinkkejä tehokkaan muutostilausprosessin laatimiseen:
Aloita sopimuksesta
Muutostilaus on yksinkertaisesti lisäys tai muutos alkuperäiseen urakkasopimukseen ja työn laajuuteen, ja sen voi käynnistää omistaja tai urakoitsija. Muutostilauksiin liittyy tyypillisesti lisätyön tekeminen useista syistä, kuten alkuperäisessä työn laajuudessa olevista puutteista tai virheistä tai epäselvistä rakennuspiirustuksista johtuvista syistä. Työmaan olosuhteiden muuttuminen, materiaalien vaihtaminen, viranomaiskysymykset ja turvallisuuskysymykset ovat muita syitä, joiden vuoksi muutostilauksia voidaan tarvita.
Lue ja ymmärrä rakennussopimus huolellisesti ja kiinnitä erityistä huomiota muutostilauksia koskeviin lausekkeisiin. Niihin voi sisältyä vaatimuksia, jotka koskevat muutostilauksen käynnistämisen aikataulua, vaadittavia erityistietoja ja -asiakirjoja sekä valtuutettua edustajaa hyväksymään muutostilauksen urakoitsijan käynnistämien muutosten osalta.
Joissakin sopimuksissa voi olla ristiriitaista kieltä tai lausekkeita muutostilausten osalta. Lausekkeessa saatetaan todeta, että muutostöitä ei voida aloittaa ilman kirjallista ja hyväksyttyä muutostilausta, mutta samalla sopimukseen voidaan sisällyttää kieli, jonka mukaan omistaja voi pyytää lisätöitä ilman sopimusta. Varmista, että käsittelet nämä kysymykset ennen kuin teet sopimuksen omistajan kanssa.
Katsele suunnitelmat ja tekniset tiedot
Tämän osan muutosmääräysprosessista tulisi ajoittua samaan aikaan rakennussopimuksen tarkastelun kanssa. Kaikki piirustuksissa olevat epäselvyydet tai laajuuteen liittyvät virheet tai puutteet olisi käsiteltävä omistajan ja arkkitehdin kanssa, jotta ne saadaan korjattua ja jotta muutostilausten tarvetta voidaan vähentää hankkeen myöhemmässä vaiheessa.
Mikäli työn laajuuteen, suunnitelmiin ja eritelmiin liittyvät ongelmat jätetään tarkistamatta ja havaitsematta, se johtaa myöhemmin tarpeettomiin muutostilauksiin. Asianmukaisen huolellisuuden laiminlyönti on suuri kielto. Tähän kuuluu työmaan tämänhetkisten olosuhteiden ymmärtäminen ja matkan varrella mahdollisesti ilmenevien ongelmien, kuten materiaali- tai työvoimapulan, ennakoiminen ja niihin puuttuminen on tärkeä vaihe rakentamista edeltävässä vaiheessa ja muutostilausprosessissa.
Älkää jättäkö huomiotta tai viivyttelkö muutostilauksia
Muutostilauksia ei saa jättää huomioimatta tai viivästyttää
Muutostilaukset on käsiteltävä mahdollisimman nopeasti riippumatta siitä, onko muutostilauksen alullepanija omistaja vai urakoitsija. Muutosmääräyksen huomiotta jättäminen tai viivästyttäminen voi olla tuhoisaa rakennushankkeelle. Muutosmääräyksen lykkääminen hankkeen myöhäiseen vaiheeseen voi johtaa aikataulun paisumiseen ja valtaviin kustannusylityksiin.
Muutosmääräyksen käynnistyttyä sinun on neuvoteltava nopeasti kustannuksista, saatava kirjallinen lupa työn aloittamiseen, tehtävä aikatauluun muutoksia ja aloitettava muutostyöt. Pyyntöjen lykkääminen voi johtaa muutostilaustyön ruuhkautumiseen tai vaatia kalliiden jälkitöiden tekemistä muutosten mukauttamiseksi.
Kun muutostilausta pyydetään, sinun on ehkä myös muutettava nykyistä aikataulua ja työtäsi, kun muutostilauksesta neuvotellaan, jotta vältät jäämästä jälkeen nykyisistä sopimusaikatauluistasi.
Kommunikaatio kaikkien osapuolten kanssa
Tosana muutostilausprosessiasi on oltava yhteydenpito kaikkien projektiin osallistuvien osapuolten kanssa. Keskustelu olisi aloitettava selvittämällä pyydetyn muutoksen syy ja se, miten sitä hallitaan. Muutosmääräyksiä koskevat riidat voivat suurentua, jos niitä ei hallita asianmukaisesti.
Työskentele omistajan valtuuttaman edustajan kanssa määrittelemällä huolellisesti uusi työn laajuus ja keskustelemalla siitä, miten se vaikuttaa nykyiseen rakennusaikatauluun ja suoritukseen. Varmista, että olet samoilla linjoilla omistajan kanssa odotuksista sen suhteen, miten työt etenevät, kun muutostilauksia tarvitaan.
Sinun on myös istuttava alas aliurakoitsijoiden kanssa, jotta heidän aikatauluihinsa ja aikatauluihinsa voidaan tehdä muutoksia. Keskustele siitä, miten laajuuden muutos voi suoraan tai epäsuorasti vaikuttaa heidän tekemiinsä töihin ja siitä, tarvitaanko muutosmääräystä työn laajuuteen, jonka suorittamisesta heillä on sopimus. Varmista, että työnkulut on määritelty selkeästi, jotta kaikki asianosaiset ymmärtävät oman roolinsa muuttuneessa työssä ja että he sisällyttävät sen aikatauluunsa.
Pitäen kaikki ajan tasalla muutostilausprosessista ja muutettavasta työstä voit sisällyttää muutostilaustyön projektiaikatauluun ja minimoida sen mahdollisen vaikutuksen projektin loppuunsaattamiseen.
Muutostilauksesta neuvotteleminen
Viimeinen vaihe muutostilauksen tekemisessä, ennen kuin uusiin töihin päästään, on muutostilauksen neuvotteleminen. Tämä voi olla hankala prosessi, koska kiistoja voi syntyä siitä, onko kyseessä todellinen muutos sopimuksen laajuuteen. Ongelmia voi syntyä myös kustannuksista sopimisesta ja siitä, onko alkuperäisen aikataulun pidennyksiä mukautettava.
Ensimmäisenä on selvitettävä yhdessä omistajan kanssa, miten lisätyöt arvioidaan, ja sovittava kustannuksista. Tämä voidaan tehdä yksikköhinnoittelulla, aika- ja materiaalihinnoittelulla tai kertakorvauksena. Tämä saattaa olla jo määritetty sopimusasiakirjoissa, tai sinun on ehkä tehtävä yhteistyötä omistajan kanssa molempia osapuolia tyydyttävän ratkaisun löytämiseksi.
Seuraavaksi sinun on selvitettävä, tarvitaanko muutostilauksen seurauksena aikataulun pidentämistä. Älä pelkää painostaa, etenkään omistajan aloitteesta tehdyissä muutostilauksissa, jos pyydetyt lisätyöt vaativat lisäaikaa alkuperäisessä sopimuksessa asetetun määräajan jälkeen.
Dokumentoi kaikki
Välttäkää riidat ja reklamaatiot dokumentoimalla muutostilausprosessin jokainen vaihe. Hyvä tapa tehdä tämä on luoda malleja muutostilausten aloittamista ja pyytämistä varten. Säilytä kirjalliset tallenteet kaikesta sinun ja omistajan välisestä viestinnästä muutostilausta koskien. Älä aloita muutostyötä ilman omistajan valtuuttamaa, allekirjoittamaa ja toteuttamaa asiakirjaa, joka kattaa kustannukset ja muut neuvotellut ehdot.
Kun aloitat muutostyön, dokumentoi tehty työ, mukaan lukien aika- ja materiaalikustannukset. Muista jakaa nämä asiakirjat omistajan kanssa ja keskustella kaikista matkan varrella mahdollisesti ilmenevistä ongelmista.
Hyvässä muutostilausprosessissa on luotu menetelmä muutostilausten hallintaan kaikissa projekteissasi. Riippumatta muutostilausten monimutkaisuudesta tai määrästä, jokainen niistä käsitellään johdonmukaisesti ja yhdenmukaisesti.
Kun prosessi on vakiintunut, voit arvioida ja muokata sitä, jotta siitä tulisi mahdollisimman virtaviivainen.
Lisätietoa muutostilausten hallinnoinnista saat artikkelista Pikaopas muutostilausten hallintaan.
Tarvitsetko lisää projektinjohtajia? ConstructConnect löytää sinulle parhaat rakennushankkeet, joista voit tehdä tarjouksia ja voittaa lisää töitä.