Kuittauskirje, joka tunnetaan myös nimellä vastaanottokirje, on melko yleinen liikekirje ja merkki ammattitaidosta.
Se voi olla kuittaus muustakin kuin tavaroista tai tuotteista. Se voi olla vahvistus asiakirjojen vastaanottamisesta. Meillä on ansioluettelon vahvistuskirje, jolla vahvistetaan hakijan ansioluettelon vastaanottaminen. Samoin eroamisvahvistus vahvistaa, että yritys on vastaanottanut työntekijän kirjeen, jonka hän toimitti ennen irtisanoutumistaan. Lopuksi kirje, joka koskee tavaroiden ja muiden asiaankuuluvien asiakirjojen vastaanottamista, on Business Acknowledgement Letter. Materiaalien ja asiakirjojen vahvistamisen lisäksi kuittauskirjeessä voidaan viitata myös aiempaan puhelinkeskusteluun tai tapaamiseen.
Voit nyt ihmetellä, mihin tätä kirjettä käytetään. Ilmeisin, jos olet ymmärtänyt tähän asti, on se, että siinä ”vahvistetaan” jokin aiemmin sovittu asia ja siten luodaan perusta tuleville toimille. Lisäksi se toimii oikeudellisena asiakirjana siitä, että toinen osapuoli on täyttänyt sopimusvelvoitteet, ja auttaa siten rakentamaan luottamusta ja hyvää tahtoa osapuolten välille. Käytännössä se antaa asiakirjojen/tuotteiden vastaanottopäivän ja -ajankohdan, joilla on myös merkitystä.
Vahvistuskirjeen osat:
Miten siis syntyy vahvistuskirje? Siinä on seuraavat elementit:
- Kirjelomake: Jos kirjoitat henkilökohtaisella tasolla, tätä ei tarvita. Mutta jos kyseessä on yrityksen puolesta, on tärkeää mainita yrityksesi ja vastaanottajan nimi ja osoite sekä kirjeen kirjoittamisen/lähettämisen päivämäärä.
- Otsikko: Näiden alla mainitaan päivämäärä. Se voi olla tai olla olematta osa otsikkoa. Voit aloittaa seuraavasta kappaleesta jättäen tilaa tai seuraavalta riviltä.
- Aihe: Aiheessa kerrotaan, mitä kuitattiin, ja sen voi korvata ”viittauksella” aiempaan tapaukseen tai laskunumeroon.
- Runko: Kirjeen runko voi alkaa ”Hyvä ……….”. Ensimmäisellä rivillä todetaan itsestäänselvyys. Seuraavat lausekkeet ovat yleisiä johdannossa:
- Yritys vahvistaa vastaanottaneensa asiakirjan (asiakirjat)…
- Minä, henkilö, vahvistan täten vastaanottaneeni seuraavan asiakirjan (asiakirjat)….
- Minä, henkilö, kirjoitan yrityksen puolesta vahvistaakseni vastaanottaneeni…
- Me, yritys, haluamme kiittää vastaanottajaa siitä, että hän lähetti meille…
- Minä, henkilö, kirjoitan viitaten vastaanottajan ja henkilön/yrityksen väliseen puhelinkeskusteluun vahvistaakseni…. tai jotain vastaavaa sanamuotoa.
- Tämän johdantorivin jälkeen seuraavat tiedot siitä, mitä vastaanotettiin tai mitä tehdään seuraavaksi, ja jos tavara on vahingoittunut, tässä kohdassa ilmoitetaan siitä.
- Lopetus: Loppurivi kertoo siitä, miten yritys haluaa tehdä jatkossakin kauppoja vastaanottajan kanssa, tai mikä tahansa hyväntahtoisuutta edistävä lausunto. Siinä voidaan myös ilmoittaa, miten ottaa yhteyttä jatkossa tai ottaako yritys/henkilö yhteyttä vastaanottajaan jatkossa, jos siihen on tarvetta. Se voi päättyä myös kiitokseen, jota seuraa henkilökohtainen allekirjoitus yrityksen puolesta. Muista, että automatisoitu vahvistuskirje ei sisällä minkäänlaista henkilökohtaista allekirjoitusta.
Vinkkejä sinulle:
Muutamia muita asioita, jotka sinun tulee muistaa, ovat: Ensinnäkin ajoitus. Vahvistus on annettava, kun materiaalit ovat käsillä, viivyttely aiheuttaa vain hämmennystä ja ahdistusta. Toisesta näkökulmasta katsottuna viivyttely on taas parempi kuin se, että ei koskaan edes kuittaisi. Viivästystä voi nimittäin pyytää anteeksi. Kuittaamatta jättämistä ei voi korjata. Toiseksi, hahmottelu. Tarkista päivämäärät, erittelyt, tee luettelo kohdista ja suunnittele tietojen sijoittelu. Käytä tässä aikaa. Harkitse lukemista vastaanottajan näkökulmasta ja kuulosta vilpittömältä. Kolmanneksi, pidä se lyhyenä ja kohteliaana.
Tässä sinulla on täydellinen resepti täydelliseen kiitoskirjeeseen. Kunhan sekoitat asiat oikein, eikö niin?