Mitä tarkoittaa olla dekaani

Viikko sen jälkeen, kun hänestä oli tullut Guelphin yliopiston kasvinviljelytieteiden laitoksen johtaja, joka johti hänet vuonna 2016 nykyiseen tehtäväänsä yliopiston Ontarion maatalouskoulun dekaanina, Rene Van Acker lähetti lyhyen sähköpostiviestin omalle entiselle laitosjohtajalleen Murray Ballancelle Manitoban yliopistossa. Teksti kuului seuraavasti: ”Hei Murray. Olen pahoillani. Rene.”

”Pyysin vain anteeksi sitä, että olin tyypillinen tiedekunnan jäsen, en ehkä aina niin avulias kuin olisin voinut olla hallinnolle enkä tajunnut, mitä työhön kuuluu”, hän sanoo. Ja tämä oli vasta hänen ensimmäinen askeleensa akateemiseen johtajuuteen. Myöhemmin hän huomasi, että seuraava taso, dekaanin virka, tarjoaa omat haasteensa ja palkkionsa. Saadaksemme lisätietoa siitä, mitä työ pitää sisällään, ja auttaaksemme sinua päättämään, voisiko se sopia sinulle, kysyimme useiden nykyisten dekaanien kokemuksia ja neuvoja.

Mitä dekaanit tekevät

Vaikka se vaihtelee yliopistoittain, dekaanin tehtäviin kuuluu yleensä toisaalta opiskelijoiden ja tiedekunnan johtaminen ja toisaalta yhteydenpito ylempään johtoon. Rebecca Taylor Duclos, joka on ollut Concordia-yliopiston taiteiden tiedekunnan dekaani vuodesta 2015 ja Chicagon School of the Art Institute of Chicagon entinen jatko-opintojen dekaani, kutsuu tätä vastuuta ”dekaanin voileiväksi”. Dekaanit ovat hänen mukaansa ”aivan keskellä – olemme yliopiston vision välittäjiä ylimmän johdon puolelta ja tiedekunnan tarpeiden välittäjiä toiselta puolelta, ja tasapainoilemme jatkuvasti näiden kahden maailman välillä.”

Vältteleminen niin monien erilaisten intressien välillä tarkoittaa myös paljon kasvotusten olemista. ”Minulla on yleensä yhdeksän tai kymmenen tuntia kokouksia päivässä, joka päivä”, sanoo tohtori Duclos. ”Jokaisessa näistä tapaamisista … joku, joka istuu minua vastapäätä, on saattanut odottaa kuukauden tapaamistani. On oltava hyvin läsnä jokaiselle ihmiselle”, hän sanoo ja lisää, että tehtävä voi toisinaan olla henkisesti uuvuttava. ”Vaatii henkistä voimistelua pysyä mukana valtavassa tietomäärässä ja päätöksenteossa.”

”Me välitämme yliopiston visiota ylimmän johdon puolelta ja tiedekunnan tarpeita toiselta puolelta ja tasapainoilemme jatkuvasti näiden kahden maailman välillä”.”

Chris Andersen, joka nimitettiin Albertan yliopiston alkuperäiskansojen tiedekunnan dekaaniksi viime vuonna toimittuaan ensin väliaikaisena dekaanina, jakaa keskeiset vastuualueensa neljään taskuun: johtaminen, koordinointi, mentorointi ja viestintä. Hallintopuolella ovat budjetit, henkilöstö ja varainhankinta. Koordinointi on sekä sisäistä, politiikan ja menettelytapojen osalta, että ulkoista, kun on kyse pyyntöjen hallinnoinnista. Mentorointi tarkoittaa sen varmistamista, että nuoremmat tutkijat etenevät ja että tukihenkilöstö tuntee itsensä arvostetuksi. Viestintä on ”mission ja vision aluetta”, hän sanoo, eli strategisten tavoitteiden luomista ja toteuttamista sekä niiden välittämistä tiedekunnalle, laajemmalle kampukselle ja suurelle yleisölle.

Tohtori Andersen sanoo, että siirtyminen professorista dekaaniksi oli ”järkyttävää” ja teki hänestä aamupäiväihmisen. ”Nousen nyt ylös puoli kuudelta, koska se on ainoa hetki, jolloin minulla on pari tuntia aikaa työskennellä, ennen kuin ihmiset alkavat tulla tiedekuntaan”, hän sanoo.

Haasteet

Kun Isabelle Dionne saapui ensimmäisen kerran urheilu- ja liikuntakasvatustieteiden tiedekunnan dekaaniksi Université de Sherbrookeen vuonna 2014, ”minulla ei ollut aavistustakaan siitä, kuinka monta pientä tulipaloa minun täytyisi koko ajan sammuttaa. … Ajattelemme aina, että kaikki sujuu suunnitelmien mukaan, että kaikki opettavat kurssejaan ja tekevät tutkimustyötään eikä hätätilanteita tule, mutta olen tekemisissä tällaisten asioiden kanssa joka päivä, mitä en osannut odottaa.”

Ali Dastmalchian, joka on ollut Simon Fraserin yliopiston Beedie School of Businessin dekaani tammikuusta 2016 lähtien ja aiemmin Victorian yliopiston Gustavson School of Businessin ja Lethbridgen yliopiston hallintotieteiden tiedekunnan dekaani, on samaa mieltä siitä, että työ voi olla kaiken kuluttavaa. ”Se on säännöllisesti 15-tuntinen päivä. Ja päivittäisen tulipalojen sammuttamisen lisäksi on pidettävä silmällä pidemmän aikavälin strategiaa.”

Pitkien työpäivien ja sisäisten asioiden hoitamisen lisäksi edessä on muitakin haasteita. Tohtori Dastmalchian sanoo, että yliopiston edustaminen yhteisössä, erityisesti kauppakorkeakoulun dekaanina, jossa lukukausimaksut ovat korkeat ja varainhankinta on avainasemassa, on todellinen ponnistus. ”Pitää olla paksumpi iho, kestää kritiikkiä ja pystyä kuuntelemaan ihmisiä.” Luottamus omiin taitoihin, tiedekunnan ja opiskelijoiden osallistuminen ja hyvien neuvoa-antavien toimikuntien muodostaminen auttavat hänen mukaansa. Mutta viime kädessä olet koulun kasvot ulkomaailmalle aikana, jolloin ulkoisista suhteista on tullut suuri osa työtä.

”Sinun on vietettävä aikaa esittelemällä, puhumalla ja kertomalla yhteisölle siitä, mitä teet – koulun tutkimuksellisesta vahvuudesta ja valmistuneiden laadusta. Toisaalta sinun on kehitettävä ja saavutettava omien sidosryhmiesi luottamus yliopiston sisällä”, tohtori Dastmalchian sanoo. ”Ihmiset kiinnittävät huomiota kaikkeen, mitä teet ja sanot, joten jokainen muistio on mietittävä huolellisesti. Se, mitä lähetät, viestii siitä, mitä täällä arvostetaan ja mihin suuntaan olemme menossa. Se synnyttää reaktioita joka puolelta.”

”Se on 15-tuntinen päivä säännöllisesti. Ja päivittäisen tulipalojen sammuttamisen lisäksi on pidettävä silmällä pidemmän aikavälin strategiaa.”

Tohtori Dionne puolestaan pitää itseään rassambleurina. ”Sinun on oltava joku, joka kokoaa ihmiset yhteen”, hän sanoo. ”On aikoja, jolloin sinun on annettava joukoille moraalia ja toimittava sietokyvyn mallina ja kohdattava nämä asiat hymyillen.”

Dekaanina toimimiseen kuuluu myös monimutkaisten päätösten tekeminen, usein tiukan budjetin puitteissa. ”Luulen, että talous on luultavasti suurin haaste”, sanoo Margaret Steele, josta tuli Memorial-yliopiston lääketieteellisen tiedekunnan ensimmäinen naispuolinen dekaani vuonna 2016 ja joka on entinen varadekaani sairaalasuhteista ja tiedekuntien välisistä suhteista Länsiyliopiston Schulichin lääketieteellisessä ja hammaslääketieteellisessä tiedekunnassa. Hän suosittelee kaikille johtotehtäviin siirtyville, että he oppisivat ymmärtämään taulukkolaskentaa.

Hyviä puolia

Pitkät päivät, eristäytyminen, taulukkolaskennan lukeminen – miksi nämä dekaanit tekevät sitä? ”Hyvä puoli on se, että se on ihanaa työtä: kuulee upeista asioista, joita tiedekuntasi, opiskelijasi ja henkilökuntasi tekevät”, tohtori Steele sanoo. ”Koulun kehittäminen, eteenpäin meneminen, tapaaminen yhteisön ihmisten kanssa siitä, miten hienoja asioita ihmiset tekevät, ja pyrkimys yhdistää asioita, on mielestäni kaikki hyvin jännittävää.” Hän lisää: ”Nautin todella fasilitoinnista ja mentoroinnista. Rakastan auttaa ihmisiä luomaan yhteyksiä työnsä edistämiseksi, olipa kyse sitten koulutuksesta, tutkimuksesta tai johtamismahdollisuuksista. On mukavaa nähdä mahdollisuuksia ja viedä niitä eteenpäin.”

”Pitää olla joku, joka kokoaa ihmiset yhteen. On aikoja, jolloin sinun on annettava joukoille moraalia ja toimittava sietokyvyn mallina ja kohdattava nämä asiat hymyillen.”

Tohtori Andersen U of A:sta on samaa mieltä siitä, että mentorointi voi olla palkitsevaa. ”Pidän siitä, että saan senioriprofessoreista parhaan mahdollisen hyödyn irti tavalla, joka auttaa heitä mentoroimaan nuorempaa tiedekuntaamme. Nautin myös strategisesta ajattelusta sen suhteen, miten tiedekuntatason tavoitteemme ja mahdollisuutemme sopivat yliopiston tavoitteisiin ja mahdollisuuksiin laajemmin”, hän sanoo. Alkuperäiskansatieteellisen tiedekunnan dekaanina hän lisää, että on myös palkitsevaa auttaa suhteellisen uuden tieteenalan rakentamisessa. ”Näin tämän tilaisuutena osallistua tieteenalan rakentamiseen laajemmin sekä alkuperäiskansatutkimuksen laitosten alueellisissa verkostoissa että kansainvälisesti.”

Concordian tohtori Duclos pitää siitä, mitä hän kutsuu ”30 000 jalan näköalapaikaksi”, jossa hän voi todistaa ja ohjata sitä, miten hänen kuvataiteellinen tiedekuntansa sopii sekä yliopistoon että koko Montrealin kulttuurikenttään. ”On ilmiömäinen etuoikeus saada käsitys koko koulusta ja nähdä, miten eri osastot ovat vuorovaikutuksessa keskenään”, hän sanoo. ”Huomaan usein esitteleväni ihmisiä, jotka ovat itse asiassa työskennelleet rinnakkain monta vuotta, eivätkä he ole koskaan tavanneet. Se on hienoa sellaiselle henkilölle, joka todella rakastaa sellaista näkymätöntä asemaa ja rakastaa yhteistyön tekemistä.”

Onko se sinua varten?

Näin, nämä dekaanit näyttävät pitävän työstään. Mutta pidätkö sinä? Päätöstä varten he neuvovat sinua arvioimaan vahvuuksiasi ja pohtimaan, pidätkö tuosta kokonaisnäkemyksestä.

Toinen kysymys on, oletko valmis vähentämään merkittävästi tutkimus- ja opetustyötäsi, sillä ne jäävät väistämättä taka-alalle, kun edessäsi on niin paljon hallinnollisia tehtäviä. Kysyttäessä, mitä hän sanoisi dekaanin virkaa harkitseville, tohtori Andersen vastaa: ”

U de Sherbrooken tohtori Dionnella ei ole tätä ylellisyyttä, sillä hänellä on edelleen kanadalainen Tier 1 -tutkimusprofessuuri, ”joten en voi sivuuttaa tätä puolta asioista”. Hän lisää: ”On varmasti aikoja, jolloin haluaisin istua alas kolmen vapaa-ajan tunnin ajan kirjoittamaan apurahaehdotusta tai artikkelia tai vain miettimään.”

Tohtori Van Acker ilmaisee asian toisella tavalla: on mietittävä, arvostetaanko palvelua vähintään yhtä paljon kuin tutkimusta. ”Mielestäni tarvitaan palveluajattelua. Tajusin yhä enenevässä määrin, että se, mitä haluan tehdä ja miten voin antaa oman panokseni, on auttaa kollegoitani tekemään asioita, joita he eivät halua tehdä, helpottaakseni sitä, mitä he haluavat tehdä.” Hän lisää, että väliaikainen siirtyminen toiseen johtotehtävään voi auttaa mahdollisia dekaaneja päättämään, onko hallinto oikea ratkaisu. Kun hän muistelee aikaansa laitoksen puheenjohtajana Guelphin yliopistossa, hän sanoo: ”Uskon, että siinä roolissa on paljon tärkeitä oppeja budjetin, henkilöstöhallinnon vastuualueiden, opetussuunnitelmien kehittämisen ja yliopiston toimintatapojen ymmärtämisen kannalta.”

Työstä kiinnostuneiden on myös arvioitava rehellisesti omia ihmissuhdetaitojaan ja johtamiskykyjään. Kun hän alkoi miettiä dekaanin virkaa, Memorialin tohtori Steele kertoo tehneensä itsearvioinnin siitä, mitä taitoja hänen oli kehitettävä, ja etsi mentorointia, koulutusohjelmia ja johtotehtäviä. ”Olen tarkoituksella käynyt kursseja, jotka auttoivat minua niillä alueilla, joilla minun piti kehittyä, jos minusta tulisi dekaani. Jos harkitset sitä, sinun pitäisi alkaa pohtia vahvuuksiasi, kokemuksiasi, keskustella dekaanien kanssa ja käydä johtajakursseja.”

Vinkkejä uusille dekaaneille

Hypättyään tähän nopeatempoiseen tehtävään uusien dekaanien pitäisi työskennellä nopeasti arvioidakseen ympäristöä ja hakeakseen tukea. Tohtori Duclos suosittelee yhteisön rakentamista välittömästi. ”Etenkin ensimmäisenä vuonna kannattaa vain poistua toimistostaan. Mene kaikkialle, tapaa mahdollisimman monta ihmistä ja kuuntele. Esittele ihmisiä – yksinkertaisin asia, jonka tein, oli se, että järjestin tiedekunnalle ja opiskelijoille enemmän sosiaalisia tilaisuuksia, joissa he voivat tavata toisiaan”, hän sanoo.”

Etsikää myös muita dekaaneja, sanoo tohtori Andersen, joka oli yllättynyt siitä lämpimästä vastaanotosta, jonka hän sai kollegoiltaan U of A:ssa. ”Uskon, että kollegiaalisuus ulottuu siihen, että voitte kysyä kysymyksiä, joita saatatte ehkä ajatella tyhmiksi tai supernaiviksi. Se, että ei pelkää kysyä kysymyksiä, on tärkeä elementti”, hän sanoo. Hän lisää, että kannattaa myös arvioida omia taitojaan. ”Omasta näkökulmastani olen hyvin sotkuinen ajattelija. Minulla on taipumus olla näkemättä asioita mustavalkoisesti, joten suurin haaste on yrittää pysyä organisoituna ja pitää useita palloja ilmassa samaan aikaan ilman, että palaa loppuun”, hän sanoo.

”Varsinkin ensimmäisenä vuonna kannattaa lähteä ulos toimistosta. Mene kaikkialle, tapaa mahdollisimman monta ihmistä ja kuuntele.”

Sinun on myös sopeuduttava johtajuuden mukanaan tuomaan dynamiikan muutokseen. ”Varaudu johtajana toimimisen mukanaan tuomaan eristäytymiseen. Sillä, miten lähestyt asioita, on suuri merkitys siinä, millaisen sävyn annat johtamallesi tiedekunnalle”, tohtori Andersen sanoo. Vastoin omaa luonnettaan hän sanoo palkanneensa johtajavalmentajan auttamaan siirtymävaiheessa, ja nyt hän suosittelee sitä. ”Ennen dekaaniksi tuloani olisin pyöritellyt silmiäni tällaisille asioille, mutta nyt ymmärrän sen. Se on tärkeä osa kykyäni olla tuntematta oloani eristäytyneeksi, koska koko tiedekunnan kanssa ystävystyneestä ihmisestä on tulossa ystävällinen, mutta eristäytynyt, halusitpa myöntää sen tai et”, hän neuvoo.

Tämä ”eristäytyneisyys” mietityttää myös tohtori Dionnea, joka sanoo, että hänen ensimmäinen neuvonsa on, että ”kannattaa todella miettiä, oletko valmis tekemään päätöksiä, joista kaikki eivät pidä”. Toinen neuvo, joka liittyy jonkin verran ensimmäiseen neuvoon, olisi: varaa aikaa mennä tapaamaan niitä ihmisiä, joita tekosi saattavat loukata. Se ei tietenkään ole koskaan tarkoituksellista, mutta sinun on silti otettava aikaa puhua heidän kanssaan. … Joskus se tarkoittaa vain sähköpostin lähettämistä, jossa sanotaan: ’Kuule, minun on mentävä tuohon ja tuohon suuntaan, ja olen todella pahoillani, mutta juuri tästä syystä minun on tehtävä niin.'”

”Varaudu eristäytyneisyyteen, joka liittyy johtajana olemiseen. Sillä, miten lähestyt asioita, on suuri merkitys siinä, millaisen sävyn annat johtamallesi tiedekunnalle.”

Hänen viimeinen neuvonsa: ”Pidä huolta itsestäsi, sillä on helppoa hukkua työhösi, eikä sinulla ole aikaa millekään muulle. Minulla on kolme lasta, joten minulla on perhe-elämä. Lupasin itselleni, etten anna dekaanin työn vaikuttaa terveyteeni ja aikaani perheeni kanssa. … Tietysti auttaa, kun on kumppani, joka on läsnä ja pystyy ottamaan suuren osan työstä.”

Loppujen lopuksi useimmat dekaanit haluavat korostaa, kuinka paljon palkkiot ovat suuremmat kuin työn rasittavuus, varsinkin kun he tietävät, että monet tiedekunnat pelkäävät hallintoa. ”Tyypillisesti meidän on rohkaistava ihmisiä miettimään astumista hallinnollisiin tehtäviin. Hakemuksia ei yleensä tule liikaa”, sanoo tohtori Van Acker. ”Luulen, että osittain se johtuu siitä, että valitsemme tiedekuntaan ihmisiä, jotka ovat hyvin intohimoisia opettajia ja tutkijoita, emmekä etsi ihmisiä, jotka ovat intohimoisia hallintovirkamiehiä. Mutta samalla luulen, ettemme myöskään välttämättä rohkaise ihmisiä tarpeeksi miettimään sitä.”

Pascale Castonguayn tiedosto.

Pascale Castonguayn tiedostolla.