Mitä on alaspäin suuntautuva viestintä? Ongelmat? Miten käyttää?

Viisitoista vuotta johtajana ja viestijänä toimittuani huomaan, että viestintä kiehtoo minua yhä enemmän ja enemmän. Tässä artikkelissa kuvataan alaspäin suuntautuvan viestinnän käsitettä sekä joitakin siitä saamiani kokemuksia yritysmaailmassa.

Suurimmassa osassa suurempia organisaatioita alaspäin suuntautuva viestintä kulkee organisaation huipulta organisaation alapäähän. Tiedon tyyppi vaihtelee, se voi olla käskyjä, ohjeita, direktiivejä, tietoja, pyyntöjä, käytäntöjä ja monia muita asioita. Normaalisti tämä tapahtuu organisaatiohierarkian tai komentoketjun kautta, mutta tänä digitaalisena päivänä ei ole epätavallista, että alaspäin suuntautuva viestintä ohittaa yhden tai useamman hierarkiakerroksen. Se, miten viestintä tapahtuu, riippuu tietysti usein siitä, minkä tyyppisestä tiedosta on kyse.

Alaspäin suuntautuvan viestinnän määritelmä

Oxfordreference.com:n mukaan alaspäin suuntautuva viestintä voidaan määritellä seuraavasti: ”Viestien lähettäminen ja tiedonkulku organisaatiohierarkiassa esimiehiltä alaisille, usein hyvin suoraviivaisissa muodoissa, kuten ohjeina ja käskyinä. Tällainen viestintä vahvistaa organisaatioiden hierarkkista luonnetta. Se on ominaista organisaatiorakenteelle, jota kutsutaan ’mekanistiseksi’ ja jossa roolit on selkeästi määritelty.”

Olen sitä mieltä, että useimmissa organisaatioissa on jonkinlainen hierarkia, ilman, että niitä välttämättä tarvitsisi leimata ’mekanistisiksi’, mutta se on toinen juttu. Sanoisin pikemminkin, että alaspäin suuntautuva viestintä on byrokraattisen johtamistyylin piirre.

Mitä on alaspäin suuntautuva viestintä?
Alaspäin suuntautuvalla viestinnällä tarkoitetaan tiedon lähettämistä alaspäin organisaatiohierarkian läpi johtajilta seuraajille. Se on tyypillistä organisaatioille, joissa noudatetaan tiukasti hierarkioita, usein myös ylöspäin suuntautuvalle viestinnälle. Se voi usein johtaa informaatiohävikkiin, kun jokainen kerros välittää viestiä eteenpäin, mutta se on usein välttämättömyys suurissa organisaatioissa.

Huippujohtajana sinun on oltava hyvin perehtynyt julkiseen puhumiseen. Jos haluat parantaa julkista puhumistaitojasi, harkitse Washingtonin yliopiston tarjoaman verkkokurssin Dynamic Public Speaking via Coursera suorittamista. Tutustu myös artikkeliin siitä, miten voit parantaa viestintääsi, jos se kiinnostaa: 17 tapaa parantaa viestintääsi.

Miten alaspäin suuntautuva viestintä toimii?

Alaspäin suuntautuvaa viestintää voi kulkea pitkälle monella tapaa ofcourse, varsinkin nykyään. Se voi olla suullista viestintää, sähköpostia,esityksiä, videoita tai muuta muotoa.

Organisaation kasvaessa ylimmän johtajan on lopulta mahdotonta kommunikoida hyvällä, tehokkaalla ja usein toistuvalla tavalla koko organisaation kanssa. Kuvitellaan yritys, jossa on 200 työntekijää kolmessa eri paikassa – toimitusjohtaja ei voi eikä hänen odoteta kommunikoivan jokaisen työntekijän kanssa erikseen tällaisessa tilanteessa. Sen sijaan käytetään yleensä organisaatiorakennetta.

Kuvitellaan, että tämä kaksisataa työntekijää työllistävä yritys on jaettu seuraaviin osastoihin: Välittääkseen viestin kaikille yrityksen työntekijöille toimitusjohtaja voisi käyttää perinteistä alaspäin suuntautuvaa viestintää ja tiedottaa asiasta näiden osastojen johtajille, jotka sitten ilmoittaisivat asiasta suoraan alaisuudessaan oleville keskitason johtajille, jotka viime kädessä ilmoittaisivat asiasta organisaatiohierarkiassa kauimpana oleville työntekijöille. Näin yksinkertaista se todella on.

Mitä ongelmia alaspäin suuntautuvassa viestinnässä on?

Alaspäin suuntautuvassa viestinnässä on useita ongelmia, ja olen henkilökohtaisesti kokenut monia niistä.

• Tiedon katoaminen ja muuttunut sisältö: Tämä on juuri kuin vanha lasten leikki… Jos esimerkkimme toimitusjohtaja tiedottaa asiasta osastopäälliköille, nämä puolestaan muokkaavat viestiä hieman joko vapaaehtoisesti tai vastentahtoisesti, kun he välittävät sen eteenpäin keskitason johtajilleen. Kun viesti saavuttaa kauimpana olevan työntekijän, joitakin tietoja saattaa puuttua tai niitä on jopa muutettu matkan varrella.
• Palautteen puute: Johtajana on välttämätöntä ymmärtää, miten tieto vastaanotettiin, miten siihen reagoitiin, millaista palautetta annettiin, halukkuutta noudattaa mahdollisia ohjeita jne. Tämä menetetään suurelta osin alaspäin suuntautuvassa viestinnässä. Johdon eri kerrokset voivat toki antaa palautetta tästä tiedosta ylöspäin, mutta se ei koskaan ole sama asia kuin jos ylin johtaja itse todella ymmärtäisi, miten tieto päätyi perille.
• Viestinnän aikajänteen pidentäminen: Edellä kuvatut vaiheet vievät aikaa. Joskus jopa pitkään. Kuvittele, että toimitusjohtaja kommunikoi johtoryhmän kokouksessa. Seuraava taso saattaa saada tiedon viikkoa myöhemmin. He puolestaan saattavat odottaa erilaisia jo sovittuja osastokokouksia, ja ennen kuin huomaatkaan, kuluu useita viikkoja, ennen kuin viesti on saavuttanut kaikki
• Tuntematon vaikutus: Ylimmän johdon on kirjaimellisesti mahdotonta arvioida, päättivätkö alemmat kerrokset jättää tiedot huomiotta vai hyväksyä viestin laimennetun tai muutetun version. Johtaja ei voi olettaa, milloin tai onko tieto todella tavoittanut kaikki.

Miten välttää alaspäin suuntautuvan viestinnän haitat?

Miten voit viestijänä ja johtajana lieventää joitakin näistä haitoista? Tässä artikkelissa on muutamia vinkkejä, mutta suosittelen lämpimästi lukemaan myös artikkelimme 17 vinkkiä parempaan viestintään. Ilmoittamalla muille esimiehille ja johtajille, että palaute tiedon vastaanottamisesta on ratkaisevan tärkeää, voit saada paremman käsityksen tiedon vaikutuksesta. Lisäksi voit tiedottaa useiden eri kanavien, kuten kirjeiden, sähköpostien, seinälle kiinnitettyjen julisteiden jne. kautta ja ennen kaikkea voit varmistaa viestin toistuvuuden. Se, onko tämä mahdollista tai tarpeellista, riippuu tietysti usein siitä, mitä viestitään. Jos tieto on todella tärkeää, voitte harkita jonkinlaista kyselytutkimusta lopuksi, jotta voitte arvioida, kuinka ”tarttuvaa” tieto ja viestintämenetelmä olivat.

Omassa tapauksessani pyrin aina yhdistämään tärkeän alaspäin suuntautuvan viestinnän henkilökohtaiseen viestintään kaupungintalokokouksissa, verkkokokouksissa tai sähköpostitse. Teen tämän normaalin ”komentoketjutyyppisen” tiedonkulun lisäksi, joka on klassista alaspäin suuntautuvaa viestintää. Jos näin toimitaan, ei enää puhuta perinteisestä alaspäin suuntautuvasta viestinnästä, koska käytetään useita kanavia ja menetelmiä.

Jos ylimpänä johtajana perustat viestintävirtasi pelkästään alaspäin suuntautuvaan viestintään useiden kerrosten kautta, siitä aiheutuu muita haittoja. Ihmiset alkavat lopulta ihmetellä, missä olet, he tuntevat itsensä merkityksettömiksi jne. Olet myös eristyksissä hyvin tärkeästä palautteesta kerrosten kautta, joten varmista, että harkitset henkilökohtaista osallistumista silloin, kun aika on oikea ja kun asia on riittävän tärkeä.

Alaspäin suuntautuva viestintä – huono esimerkki

Olen nähnyt tapauksia, joissa alaspäin suuntautuvan viestinnän haitat ovat menneet täysin yli hilseen. Olen kokenut myös lievempiä ja valitettavasti melko tavanomaisia alaspäin suuntautuvan viestinnän ongelmia, kuten tiedon puutteita, väärinymmärryksiä sitoutumisessa ja eroja odotuksissa toteutuksen suhteen. Sallikaa minun kuvata skenaario, jossa asiat ovat menneet todella pieleen..

Kauheat sivuvaikutukset tässä tapauksessa alaspäin suuntautuvassa viestinnässä

Tämä esimerkki perustuu todellisiin tapahtumiin, mutta siihen on lisätty hieman maustetta, jotta saataisiin esimerkki, jossa asiat todella menevät pieleen.
Organisaatiossa, jonka kanssa olin tekemisissä, toteutettiin useita isoja muutoksia, jotka aloitettiin yrityksen ylimmältä tasolta useita vuosia sitten. Tästä ilmoitettiin hyvin vanhanaikaisella alaspäin suuntautuvalla ja hyvin direktiivisellä viestintätavalla, lähinnä ”minun tavallani tai valtatie” -tyyppisellä lähestymistavalla. Toiselle johtoportaalle kerrottiin yksinkertaisesti, että asiat tulevat olemaan näin, ja jos ette pidä siitä, odotamme mielenkiinnolla irtisanoutumistanne mahdollisimman pian.

Mihin tämä epäedullinen alaspäin suuntautuva viestintä johti?

Koska vuoropuhelu ei selvästikään tullut kysymykseenkään, toisen kerroksen johto teki täsmälleen niin kuin heille sanottiin, ei enempää eikä vähempää. Lisäksi joillakin vaadituilla muutoksilla ei ollut tiettyä aikarajaa, joten paikallinen johto päätti toteuttaa ne myöhemmin. Itse asiassa paljon, paljon myöhemmässä vaiheessa.
Tämä meni niin huonosti, että jokaisessa seuraavassa viestintäkerroksessa kyseisen tason viestintäjohtaja vahvisti epäuskoa ja vastarintaa entisestään. Jonkin ajan kuluttua oli syntynyt laaja kuilu. Kun tietoa alkoi tulla ylimmältä tasolta laajalle yleisölle, mukaan lukien hierarkian alimmat tasot, motivaatiossa, ohjeistuksessa ja tiedottamisessa oli huomattava kuilu verrattuna siihen, mitä jokaisen suora esimies oli heille kertonut.
Lopputuloksena tässä tilanteessa oli sen lisäksi, että ylimmän tason johto oli täysin vakuuttunut siitä, että toimeenpano oli käynnissä, vaikka todellisuudessa toimeenpano oli tuskin alkanutkaan suurimmassa osassa toimintakohteita. Kesti useita kuukausia tajuta ja ymmärtää tämä tietämysvaje ja vielä kauemmin ryhtyä lieventämään ongelmaa ja etenemään eteenpäin. Itse asiassa noin vuotta myöhemmin suurin osa muutoksista peruutettiin, ja voitko uskoa – peruutustoimet toteutettiin uskomattoman nopeasti ja päättäväisesti.

Tässä tapauksessa viestintä oli yksi ongelma monista. Valtaosa tästä organisaatiosta ei pitänyt tilatuista muutoksista ja käyttöönottotavasta. Tiukka alaspäin suuntautuva viestintä teki valitettavasti mahdottomaksi ymmärtää ja lieventää tätä suurta eroa ylimmän johdon ja suurimman osan organisaatiosta asenteiden välillä.

Onko teillä esimerkkejä siitä, miten alaspäin suuntautuva viestintä toimii? Onko tarinoita siitä, milloin se on toiminut teillä hyvin tai huonosti? Jaa kommenttikentässä.

Jos olet kiinnostunut siitä, miten kommunikoida johtajana, tutustu tähän blogikirjoitukseen Johtajan asenne tai 17 vinkkiä viestinnän parantamiseen. Jos olet erityisesti kiinnostunut julkisesta puhumisesta, harkitse Washingtonin yliopiston tarjoaman verkkokurssin Dynamic Public Speaking via Coursera suorittamista.