Mikä on työaikataulu?

Työaikataulu on fyysinen tai virtuaalinen työkalu, jonka avulla voit kirjata ja seurata työaikaa. Se tarkoittaa, että työnantajana voit nähdä tarkalleen, kuinka monta tuntia kukin työntekijä on työskennellyt.

Työaikatauluja kutsuttiin aiemmin aikakirjoiksi. Niitä käytettiin ensimmäisen kerran 1800-luvulla paperiarkin muodossa, johon oli kirjoitettu tehtävät, työpäivät ja työtunnit. Työntekijät leimasivat ne aikakellokoneiden kautta aina, kun he saapuivat töihin tai lähtivät töistä. Ne olivat olennaisia työntekijän palkan määrittämisessä.

Miltä aikakirja näytti, Metcalfe’s ”Systems of cost accounting”, 1885.

Mikä on aikakirjan tarkoitus?

Työelämässä niiden pääasiallinen käyttötarkoitus on palkanlaskenta, henkilöstöhallinto ja kirjanpito. Työaikataulut toimivat kuin tietokanta, joka sisältää kaikki tarvittavat aikamerkinnät, jotta työnantajat voivat maksaa työntekijöille oikeudenmukaisen palkan. Ne toimivat myös todisteena työstäsi, jos sinulla ei ole vielä muuta vastaavaa ratkaisua käytössäsi.

Aikatauluja voi käyttää myös projektinhallinnassa. Kun tiedät, kuinka paljon aikaa tiimisi käyttää tehtäviin, voit havaita ajanhallintaongelmat ja parantaa työskentelytapaa.

Yhdessä muiden menetelmien ja työkalujen kanssa työaikataulut lisäävät avoimuutta. Useammat ihmiset näkevät, kuinka kauan olet työskennellyt, kuinka monta taukoa pidit ja milloin pidit vapaapäivän. Kun kyseessä ovat virtuaaliset työaikataulut, kuten projektinhallintatyökalut tai työajanseurantaohjelmistot, projektipäälliköt näkevät, mitä muut ovat työstäneet ja kuinka kauan.

Laskemalla tehtäviin käytetyt tarkat työtunnit voit myös laskea projektin kustannukset, työntekijöidesi sitoutumisasteen ja sen, kuinka monta resurssia tarvitset.

Online-työkalujen avulla voit lisätä aikaa tietyn projektin tai tehtävän mukaan:

Lisää aikaa irtotavarana Paymossa

Työntekijät voivat jopa käyttää niitä tuottavuutensa parantamiseen. He näkevät tarkalleen, kuinka monta tuntia he ovat käyttäneet johonkin tehtävään, ja voivat havainnollistaa, miten he ovat käyttäneet aikaa päivittäin.

Lisääntynyt läpinäkyvyys ja objektiiviset tiedot voivat auttaa sinua saamaan työntekijöidesi luottamuksen. He eivät enää kyseenalaista, työskentelevätkö muut yhtä paljon kuin he tai maksavatko esimiehet heille vähemmän kuin he ansaitsevat.

Yksi tärkeimmistä eduista ja syy työaikakirjanpidon laajamittaiseen käyttöön on se, että ne mahdollistavat sen, että kaikki työntekijät työskentelevät saman verran.

Tyypillisissä kahdeksan tunnin työajoissa kaikkien työntekijöiden on pakko lisätä päivittäiset työtunnit, jotka sopivat tuohon rajaan. Ihannetapauksessa kaikki työskentelevät täsmälleen saman ajan kuin muut tiimin jäsenet.

Yritykset voivat hyötyä siitä, että johtajat saavat yleiskuvan siitä, mihin heidän rahansa menevät ja miten he jakavat menot. Tämän seurauksena he voivat alentaa kustannuksia tai lopettaa rahan sijoittamisen aloille, joilla se ei ole taloudellisesti järkevää, ja suunnata nämä varat uudelleen kannattavampiin toimintoihin.

Siirrymme ajan merkitykseen palkanlaskennassa ja kirjanpidossa. Jos saat palkkaa laskutettavien tuntien perusteella, työaikataulu on ensimmäinen todiste, jonka voit esittää perustellaksesi ansiosi. Freelancerit ja tuntityöntekijät voivat käyttää näitä tuntilaskelmia vertaillakseen aiempia aikamerkintöjään keskenään tai tehdäkseen realistisia arvioita tulevia projekteja varten.

Digitaaliset vs. paperiset tuntilaskelmat

Paperisiin tuntilaskelmiin verrattuna pilvipohjaisten online-työkalujen avulla häviät harvemmin tietoja.

Kannatattaa peittää itsesi kaikilla papereilla? Useimmat näistä tallentavat tietosi turvallisesti palvelimille tai pilvipalveluun moneksi vuodeksi eteenpäin, ja ne voivat jopa helpottaa etsimistä kaikesta sekamelskasta.

Usko tai älä, jotkut yritykset käyttävät yhä paperisia työaikatauluja. Tämä johtuu siitä, että fyysisillä työaikatauluilla on omat etunsa, kuten kustannussäästöt ja koko prosessin pitäminen yksinkertaisena.

Haitat ovat kuitenkin siinä, että työntekijät todennäköisesti hukkaavat nämä työaikakirjanpitoilmoitukset, jolloin heillä ei ole todisteita työstään esimiehilleen. Lisäksi arkistoituja työaikatauluja on paljon vaikeampi etsiä kuin ohjelmiston kautta. Jälkimmäinen lajittelee kaikki asiakirjat mieltymystesi mukaan, joten löydät tarvitsemasi asiat nopeammin.

Elektronisten tuntilistojen yhdistäminen kehittyneisiin projektinhallinta- tai laskutustyökaluihin voi helpottaa esimiesten työtä. Nämä helpottavat arkistointia, raportointia ja laskutusta automatisoitujen työkalujen ja prosessien avulla.

Online-aikataulujen avulla näet myös työntekijäsi työtunnit reaaliajassa ilman, että sinun tarvitsee odottaa paperisten asiakirjojen kulkua henkilöstöosaston kautta, ennen kuin ne vihdoin saapuvat sinulle. Näin säästät paljon turhaa ajanhukkaa niiden siirtyessä osastolta toiselle.

Digitaalisten työaikataulujen tärkein etu on se, että niiden mukana tulee yleensä ajanseurantaratkaisu. Sen avulla työntekijät voivat seurata tarkasti tiettyihin tehtäviin tai projekteihin käyttämiään tunteja, mikä helpottaa koko ajanseurantaprosessia.

Jotkut työkalut muuttavat työtunnit automaattisesti työaikatauluiksi ja raporteiksi. Tämä auttaa sinua säästämään aikaa organisointitehtäviin ja kiinnittämään enemmän huomiota siihen, mikä on pitkällä aikavälillä projektisi kannalta tärkeää.

Parhaat työajanseurantatyökalut vastaavasti lisäävät sekuntikellollaan seuratut työtunnit välittömästi työaikatauluusi. Jos pelkäät, että unohdat käynnistää ja pysäyttää aikakellon, voit lisätä aikaa manuaalisesti tai massana. Nämä kaksi ajanvarausratkaisua eivät kuitenkaan ole yhtä tarkkoja tehtyjen työtuntien arvioinnissa kuin reaaliaikainen ajanseuranta sekuntikellon avulla.

Vaihtoehdon valitseminen riippuu siitä, kuinka halukas olet investoimaan digitaaliseen järjestelmään vai haluatko pysyä klassisessa paperipohjaisessa prosessissa. Ota huomioon tiimisi tarpeet ja olemassa olevat HR-järjestelmät. Tarkkojen tulosten saamiseksi testaa molempia vaihtoehtoja kuukauden ajan, jotta näet, kumpi sopii organisaatiollesi.

Harkitse, haluatko pelkän työaikakirjanpidon, joka auttaa palkanlaskennassa, vai kokonaisratkaisun, jolla voit rekisteröidä ja seurata työaikaa. Ennen kuin otat jonkin näistä käyttöön, mieti, käytätkö sitä sisäisesti vai lähetätkö työaikatauluja asiakkaillesi.

Tiimisi ominaisuudet ovat myös tärkeitä. Osa työntekijöistänne saattaa työskennellä etätyönä. Koska he ovat toimiston ulkopuolella, he eivät pääse yhtä helposti käsiksi papereihisi. Jos et käytä virtuaalisia työaikatauluja, joudut lähettämään ne postitse tai keksimään erillisen ratkaisun näitä työntekijöitä varten.

Toisaalta, jos tiimisi on pieni, et ehkä edes tarvitse ratkaisua, jossa on paljon ominaisuuksia. Yksinkertainen työkalu voi tehdä työn puolestasi. Yrityksesi kasvaessa sinun on kuitenkin harkittava uudelleen työaikataulujen ja muiden työkalujen käyttöä. Niiden avulla voit työskennellä tehokkaammin ja selviytyä lisääntyneestä työmäärästä.

Miten työaikataulu toimii?

Yritykset pyytävät työntekijöitään käyttämään työaikatauluja, jotta he voivat seurata työhön ja sen ulkopuolella vietettyä aikaa. Työnantajat voivat hyväksyä tuntilistat tai pyytää todisteita nähdäkseen, onko työntekijä käyttänyt lisätyn ajan tuottavasti.

Koko menettely on hyvin yksinkertainen. Työntekijät lisäävät tarkan työaikansa, taukonsa tai lomapäivänsä jokaisen viikonpäivän mukaan. Tiedot lähetetään sitten henkilöstöpäälliköille tai rekisteröidään järjestelmään, jos kyseessä ovat ohjelmistotyökalut. Lopuksi ne lisätään arkistoon tai ne saavat työntekijöiden esimiesten hyväksynnän ennen tallentamista.

Useimmat yritykset kertovat tarkalleen, milloin ja miten työaikakirjanpito tulee täyttää. Tätä tarkoitusta varten ne luovat työaikataulukäytäntöjä. Nämä asiakirjat sisältävät tarvitsemasi tiedot, muun muassa sen, mitä työkalua sinun tulee käyttää, miten työaikasi tarkistetaan ja milloin sinun tulee lähettää tuntilistat. Yrityksesi saattaa esimerkiksi haluta, että täytät työaikataulusi jokaisen päivän lopussa tai täyden työviikon lopussa.

Velvollisuus lisätä työaikaa säännöllisesti lisää työn vastuullisuutta. Työntekijät ovat itse vastuussa oman työaikansa lisäämisestä ja seurannasta. Tämä estää ihmisiä tuhlaamasta aikaa, koska voit pyytää heitä vahvistamaan työn, jonka he väittävät suorittaneensa. Näin he tuhlaavat vähemmän aikaa ei-tuotannolliseen toimintaan.

Tältä digitaalisen markkinointitiimin jäsenen viikoittainen työaikataulu voisi näyttää:

Esimerkissämme tiimin jäsen työskentelee sekä lyhyen että pitkän aikavälin tehtävien parissa kolmesta eri projektista. Otimme klassisen tapauksen yleisestä 9:stä 6:een kestävästä työpäivästä, jossa on tunnin tauko. Huomaa, miten jotkin päivät on omistettu yhdelle projektille, kun taas muina päivinä toiminnot on jaettu prioriteettien tai asiakkaan vaatimusten mukaan.

Minä tiedän nyt, mitä tuntilaskelmat ovat ja miten voin hyötyä niistä, mutta milloin minun pitäisi käyttää niitä?

Jos et ole varma, kuinka usein tuntilaskelmia pitäisi käyttää, mieti yrityksesi tarpeita. Yleensä organisaatiot käyttävät tuntilistoja palkanlaskentaan. Tämä tarkoittaa, että ne tarvitsevat työaikataulua oikeastaan vain kerran kuukaudessa. Työntekijät eivät kuitenkaan pystyisi muistamaan, mitä he ovat tehneet joka päivä, kun niin pitkä aika on kulunut. Tästä syystä on olemassa karkeasti ottaen viisi erilaista tuntilistatyyppiä, joista voit valita:

• Päivittäiset työaikakirjanpitolomakkeet – työntekijät kirjaavat aikansa jokaisen työpäivän alussa ja lopussa
• Viikoittaiset työaikakirjanpitolomakkeet – työntekijät kirjaavat aikansa kaikilta viideltä työpäivältä jokaisen viikon lopussa
• Kaksiviikkoiset työaikakirjanpitolomakkeet – työntekijät lähettävät työtuntinsa joka toinen viikko tiettynä päivänä
• Kuukausittaiset työaikakirjanpitolomakkeet – työntekijät lähettävät työaikakirjanpitolomakkeensa joka kuukausi valitsemanasi päivämääränä
• Puoliväli-kuukausittaiset työaikataulut – työntekijät voivat lähettää työaikataulunsa kaksi kertaa kuukaudessa

Jos epäröit ottaa työaikataulut käyttöön organisaatiossasi, muista, että niiden käytön ei tarvitse olla monimutkaista. Verkkosovellukset helpottavat työajan lisäämistä entisestään, jos niiden käyttöliittymä on yksinkertainen ja niiden mukana tulee opastavia oppaita tai videoita. Siirtymisen paperisista työaikatauluista virtuaalisiin ei pitäisi olla vaikeaa, jos testaat kaikki tarpeisiisi sopivat työkalut.

Löysitkö tämän artikkelin hyödylliseksi? Levitä tietoa ja jaa se joukkuetovereidesi ja seuraajiesi kanssa.