Kuinka vastata sähköpostiviestiin tapaamisen vahvistamiseksi

Ammattilaisena, yrittäjänä, freelancerina tai johtajana saat luultavasti säännöllisesti sähköpostiviestejä, joissa sinua pyydetään vahvistamaan kiinnostuksesi tai saatavuutesi kokoukseen, tapahtumaan tai toimintaan. Näin tehdään, jotta vältytään turhautumiselta, kun sovitaan tapaaminen kanssasi ja sitten tapaaminen tuottaa järkyttävän pettymyksen.

Mikä on tämän suuri MIKSI?

Onko mahdollista, että isäntäsi luulee, ettet ehkä muista, että sinulla on tapaaminen; hän luulee, ettet ehkä suhtaudu tosissasi tapaamiseen; tai hän ei ole varma saatavuudestasi? Tähän voi olla monia syitä. Oli miten oli, jos haluat välttää pettymyksiä, sinun on vahvistettava tapaamiset sähköpostitse joko vastaanottajana tai lähettäjänä.

Miten vahvistat tapaamiset sähköpostitse

Sähköposti on yksi parhaista tavoista vahvistaa tapaamiset. Se ei häiritse sinun tai vastaanottajan aikaa kuten puhelut. Jos vastaanottaja on taitava internetin käyttäjä, hän voi jopa asettaa sähköpostisi osaksi sähköpostin tehtävälistaansa, jotta hän muistaa sen.

Tässä on kymmenen vinkkiä tapaamisten vahvistamiseen sähköpostitse:

1 – Tule ulos selkeästi

Käy ulos selkeästi vahvistaaksesi tapaamisesi parhaalla mahdollisella tavalla. Selkeys on hyvä tapa vakuuttaa sähköpostin vastaanottajalle, että tapaat hänet tiettynä ajankohtana. Selkeys tekee myös tapaamisvahvistuksestasi tehokkaan.

Esimerkki I: Tapaamisten vahvistaminen sähköpostitse

RE: Vahvistus tapaamisesta FRANK WALESin kanssa

Lähettiläs rouva Allen,

Haluan vahvistaa tapaamisenne Frank Walesin kanssa huomenna 25. elokuuta klo 13.00. Olkaa hyvä ja ottakaa minuun yhteyttä, jos on kysyttävää, ja pitäkää minut ajan tasalla, jos tulee muutoksia.

Cordially,

Linda Brown,

Secretary, Lester Wester Limited

2 – Ole lyhyt ja täsmällinen

Ole lyhyt, kun vahvistat tapaamisen sähköpostitse. Sano se lyhyesti ja yksinkertaisesti. Ilmoita erityisesti tapaamisen aika ja päivämäärä.

Esimerkki II: Tapaamisten vahvistaminen sähköpostitse

RE: Shawn Williams – tapaamisen vahvistus

Rakas Clinton,

Tämä on erityinen muistutus siitä, että sinun on vahvistettava tapaamisesi Shawn Williamsin kanssa huomenna 18. kesäkuuta klo 10:een mennessä.

Tapaamisesi on sovittu pidettäväksi osoitteessa Lintel Scraps, toimisto 12 pohjakerroksessa osoitteessa Lanceman Street, Mannerheimintiellä. Paikkaan pääsee taksilla.

Tämä on Shawnin kännykkänumero kaiken varalta, +98157479837.

Ota rohkeasti yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää. Olen valmis antamaan tarvittavaa apua.

Kiitos ja hyvää kokousta.

Hyvin terveisin,

Alice Maxwell

Alice Maxwell

Administrative Assistant to Shawn Williams, Lintel Scraps Limited

[email protected]

3 – Tee siitä muistutustehtävä

Aivan kuten yllä olevassa esimerkissä, on ilmeistä, että tapaamisvahvistus on pohjimmiltaan tehtävä, jolla muistutetaan Clintonia hänen ja Shawn Williamsin tapaamisesta. Se on selkeästi kirjoitettu, ja siinä on ilmoitettu tietty aika, päivämäärä ja paikka. Hyvä tapa vahvistaa tapaaminen sähköpostitse on tehdä siitä muistutus.

4 – Ole yksityiskohtainen

Yksi hyvä tapa vahvistaa tapaaminen on antaa yksityiskohtaisia tietoja. Clintonilla on kaikki tarvittavat tiedot, jotta hän pääsee ajoissa Shawn Williamsin luo. Hän voi ottaa puhelimitse yhteyttä Shawn Williamsiin tai hallintoavustajaan, jos kokouspaikan paikantamisessa on ongelmia.

Seuraa sähköpostiesimerkkejä kutsujen hyväksymisestä ja hylkäämisestä täältä.

Varmista, ettet anna nimitettävällesi syytä jättää tapaamista väliin. On ärsyttävää, jos tapaamisesta myöhästymisen jälkeen ilmoitetaan, että syynä oli kyvyttömyys löytää tapaamispaikkaa.

5 – Älä tee siitä liian pitkää

Sähköpostin tekeminen liian pitkäksi saa vastaanottajan menettämään mielenkiinnon ja näin ollen menettämään viestin. Pidä vastaanottajan mielenkiinto yllä pitämällä se lyhyenä ja mielenkiintoisena.

Esimerkki III: Vahvistus tapaamisista sähköpostitse

Lähettiläs Roberts,

Olen iloinen, että voitte tulla tapaamiseen tiimimme kanssa huomenna 21.1. kello 9.00 mennessä Zonal-toimistossamme.

Voitte ottaa yhteyttä minuun tähän kännykkänumeroon, jos teillä on kysyttävää tai jos suunnitelmiinne tulee muutoksia.

Kiitos ja odotan innolla tapaamistamme huomenna.

Cordially,

Evelyn Coker

Tuotantojohtaja, Micara Productions

6 – Mene asiaan

Ei tarvitse hukata tilaisuutta, jotta voit tehdä vastaanottajalle selväksi haluavasi vahvistaa tapaamisen. Osu heti asiaan, jotta lukijasi ei selaa turhaan alaspäin.

Katso sähköpostiesimerkkejä kutsuja varten täältä.

7 – Noudata ammattimaista muotoa

Ammattimaisessa sähköpostiviestissä on oltava päivämäärä, tervehdys, viite, runko ja lopetus. Älä anna asiakkaillesi roskapostia tapaamisen vahvistamisen nimissä. Tässä on hyvä esimerkki ammattimaisesta sähköpostista.

Esimerkki IV: Tapaamisten vahvistaminen sähköpostitse

Päiväys: 23. syyskuuta 2012.

RE: Tapaamisen vahvistaminen

Lähettiläs Robinson,

Kirjoitan vahvistaakseni tapaamisen kanssanne 24. syyskuuta 2015 Learned Hallissa, Winter Road. Arvostan aidosti nopeaa vastausta puoleltanne.

Hyvinvointia,

Andrew Paul

Toimitusjohtaja, Adrepal Photos

8 – Käytä muodollista kieltä

Vältä slangien käyttöä. Käytä muodollista kieltä, jossa ei ole kielioppivirheitä, jotka voivat herättää vastaanottajan mielenkiinnon.