Mikä on kirjanpidon tietojärjestelmä (AIS)?
Kirjanpidon tietojärjestelmään (AIS) kuuluu sellaisten talous- ja kirjanpitotietojen kerääminen, tallentaminen ja käsittely, joita sisäiset käyttäjät käyttävät tietojen raportointiin sijoittajille, velkojille ja veroviranomaisille. Se on yleensä tietokonepohjainen menetelmä kirjanpitotoiminnan seuraamiseksi yhdessä tietoteknisten resurssien kanssa. Kirjanpidon tietojärjestelmässä yhdistyvät perinteiset kirjanpitokäytännöt, kuten yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden (GAAP, Generally Accepted Accounting Principles) käyttö, ja nykyaikaiset tietotekniset resurssit.
Miten kirjanpidon tietojärjestelmää käytetään
Kirjanpidon tietojärjestelmä sisältää erilaisia kirjanpidon kiertokulun kannalta tärkeitä elementtejä. Vaikka järjestelmän sisältämät tiedot vaihtelevat toimialoittain ja yrityskokoluokittain, tyypillinen AIS sisältää tuloihin, menoihin, asiakastietoihin, työntekijätietoihin ja verotietoihin liittyviä tietoja. Konkreettisiin tietoihin kuuluvat myyntitilaukset ja analyysiraportit, ostotilaukset, laskut, shekkirekisterit, inventaario, palkanlaskenta, pääkirja, koetilinpäätös ja tilinpäätöstiedot.
Kirjanpidon tietojärjestelmässä on oltava tietokantarakenne tietojen tallentamista varten. Tämä tietokantarakenne ohjelmoidaan tyypillisesti kyselykielellä, joka mahdollistaa taulukoiden ja tietojen manipuloinnin. Tilinpäätöstietojärjestelmässä on lukuisia kenttiä, joihin voidaan syöttää tietoja sekä muokata aiemmin tallennettuja tietoja. Lisäksi kirjanpidon tietojärjestelmät ovat usein hyvin suojattuja alustoja, joissa on toteutettu ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä viruksia, hakkereita ja muita ulkoisia lähteitä vastaan, jotka yrittävät kerätä tietoja. Kyberturvallisuus on yhä tärkeämpää, kun yhä useammat yritykset tallentavat tietojaan sähköisesti.
Kirjanpidon tietojärjestelmän erilaiset tuotokset ovat esimerkki sen tietojenkäsittelyominaisuuksien monipuolisuudesta. Tilinpäätöstietojärjestelmä tuottaa raportteja, kuten asiakastietoihin perustuvia saatavien vanhenemisraportteja, käyttöomaisuuden poistosuunnitelmia ja koesaldoja taloudellista raportointia varten. Asiakasluetteloita, verotuslaskelmia ja varastotasoja voidaan myös jäljentää. Kirjeenvaihto, muistiot tai esitykset eivät kuitenkaan kuulu AIS:n piiriin, koska ne eivät suoraan liity yrityksen taloudelliseen raportointiin tai kirjanpitoon.
Kirjanpidon tietojärjestelmien hyödyt
Osastojen välinen rajapinta
Kirjanpidon tietojärjestelmä pyrkii rajapintaan useiden osastojen välillä. Järjestelmän sisällä myyntiosasto voi ladata myyntibudjetin. Varastonhallintaryhmä käyttää näitä tietoja varastonlaskentaan ja materiaalien hankintaan. Varaston oston yhteydessä järjestelmä voi ilmoittaa uudesta laskusta kirjanpito-osastolle. AIS voi myös jakaa tietoa uudesta tilauksesta, jotta valmistus-, toimitus- ja asiakaspalveluosastot ovat tietoisia myynnistä.
Sisäinen valvonta
Kirjanpidon tietojärjestelmien olennainen osa liittyy sisäiseen valvontaan. Järjestelmään voidaan sijoittaa toimintatapoja ja menettelyjä, joilla varmistetaan, että arkaluonteiset asiakas-, myyjä- ja liiketoimintatiedot säilyvät yrityksessä. Fyysisten pääsylupien, kirjautumisvaatimusten, pääsylokien, valtuutusten ja tehtävien erottelun avulla käyttäjät voidaan rajata koskemaan vain niitä tietoja, jotka ovat tarpeen heidän liiketoimintatehtävänsä suorittamiseksi.