Käytetystä tekniikasta riippumatta projektin arvioinnissa on tapana antaa yksi luku kutakin arviota varten. Toisin sanoen, jos aikataulussasi on 100 aktiviteettia, jokaiseen aktiviteettiin liittyy yksi arvio. Tätä pidetään yleensä ”todennäköisimpänä” arviona.Monissa tapauksissa voit olla tarkempi soveltamalla yksinkertaista PERT-mallia (Program Evaluation and Review Technique). PERT on arviointitekniikka, jossa käytetään kolmen luvun (ks. alla) painotettua keskiarvoa lopullisen arvion saamiseksi.
- Pessimistisin (P) tapaus, jossa kaikki menee pieleen
- Ooptimistisin (O) tapaus, jossa kaikki menee oikein
- Todennäköisin (M) tapaus, kun otetaan huomioon tavanomaiset ongelmatilanteet ja tilaisuudet
Tuloksena saatava PERT-estimaatti lasketaan kaavalla: (O + 4M + P)/6. Tätä kutsutaan ”painotetuksi keskiarvoksi”, koska todennäköisintä arviota painotetaan neljä kertaa niin paljon kuin kahta muuta arvoa. Huomaat, että lopullinen PERT-estimaatti siirtyy hieman kohti joko optimistista tai pessimististä arvoa – riippuen siitä, kumpi on kauimpana todennäköisimmästä arvosta. Yleensä tämä johtaa siihen, että lopullista arviota siirretään kohti huonointa arviota, koska huonoin arvo on yleensä kauempana todennäköisimmästä arvosta kuin optimistinen luku.
Esimerkiksi sanotaan, että arvioit, että työ kestää todennäköisimmin 10 tuntia. Paras tapaus (kaikki menee oikein) on kuusi tuntia. Pahin tapaus (kaikki menee pieleen) on 26 tuntia. PERT-arvio on (6 + 4(10) + 26)/6. Vastaus on 72/6 eli 12 tuntia. Huomaa, että lukua vedettiin hieman kohti pessimistisen arvion äärimmäistä ääripäätä, mutta ei paljoa, koska tulos painottuu edelleen voimakkaasti todennäköisimmän arvon suuntaan.
PERT-estimaatteja voi käyttää kahdella tavalla. Voit antaa nämä kolme arviota kaikille aikataulusi toiminnoille tai voit käyttää PERT-kaavaa vain niille toiminnoille, joihin liittyy suuri riski. Nämä ovat niitä, joissa et ole aivan varma arviosta, joten optimistisen ja pessimistisen arvon välillä on suuri vaihtelu.
Vaihtelusta puheen ollen – jos vähennät optimistisesta arvosta pessimistisen arvosi ja jaat tuloksen kuudella, saat tulokseksi keskihajonnan, joka mittaa arvion vaihtelua. Edellä olevassa esimerkissä keskihajonta olisi 3,34 ((26 – 6) / 6). Mitä suurempi tämä keskihajonta on, sitä vähemmän voit luottaa estimaattiin, koska se tarkoittaa, että optimistisen ja pessimistisen estimaatin välillä on suuri vaihteluväli. Jos keskihajonta olisi pieni, se tarkoittaisi, että olisit melko varma estimaatistasi, koska optimistinen ja pessimistinen estimaatti olisivat lähellä toisiaan.
Muista PERT-kaava ja käytä sitä estimaattien tekemiseen silloin, kun epävarmuus on suuri.