Harkitsetko asianajotoimiston avaamista? Seuraavassa on yksinkertainen perustarkistuslista, jonka avulla saat toimistosi toimimaan, mutta tarkistuslista itse asiassa vaihtelee yksilöllisten tarpeidesi, harjoittamasi lakityypin, henkilöstötarpeiden ja monien muiden tekijöiden mukaan.
Nimeä toimistosi
Tietyllä tapaa tämä on yksi tärkeimmistä päätöksistä, sillä toimistosi tunnistetaan ja muistetaan valitsemasi nimen avulla. Perinteisesti yrityksen perustamiseen osallistuneiden asianajajien nimet olivat varma valinta. Jotkut saattavat kuitenkin kokea, että tämä nimeämiskäytäntö ei onnistu erottamaan heidän yritystään ja tekemään siitä houkuttelevaa potentiaalisille asiakkaille, ja valitsevat sen sijaan nimen, joka liittyy heidän toimialaansa. Älä unohda ottaa samaa harkintaa valittaessa verkkotunnusta yrityksesi sivustolle.
Sijainti, sijainti, sijainti!
Vaikka jossain määrin sijainnin merkitys pienelle yritykselle väistämättä vähenee asianajotoimiston kontekstissa, se on silti keskeinen näkökohta. Jotkut lakimiehet, erityisesti aloittaessaan työtään, saattavat päättää työskennellä kotoa käsin rahoitusnäkökohtien vuoksi. Toisaalta asiakkaiden tapaaminen ja toimiston pitäminen kotona ei yleensä ole pitkällä aikavälillä kannattava vaihtoehto, joten toimiston sijaintipaikan valitseminen alusta alkaen voi olla kannattavaa. Toimistotilojen yhteiskäyttö voi myös vähentää vasta aloittavalle asianajajalle tai yritykselle aiheutuvia taloudellisia rasitteita. Virtuaalisista lakiasiaintoimistoista on kuitenkin tulossa hyvä vaihtoehto yksin toimiville asianajajille.
Luvat, lisenssit ja tunnistenumerot.
Toimistosi tarvitsee lähes varmasti liittovaltion työnantajanumeron (EIN), ja osavaltioissa tai paikallistasolla voi olla paikoittain vaihtelevia lisälupavaatimuksia.
Toimistolaitteet
Tarvitset huonekaluja ja elektroniikkaa:
- Puhelinjärjestelmä ja tarvittava palvelu;
- Tietokoneet, ohjelmistot, tulostimet, skanneri
- Kopiokone
- Faksikone (jos uskot tarvitsevasi sellaista)
Henkilökunta
Totta kai, jos olet oikeasti käytännönläheinen lakimies, voisit hoitaa yksinäisen praktiikan pyörittämiseen liittyvät jokapäiväiset työtehtäväsi itse ja todella leikata kustannuksia. Mutta kuulostaako se todella hyvältä ajankäytöltä viettää puolet päivästäsi arkistoimalla, maksamalla laskuja ja hoitamalla puhelimia? Kun praktiikka on saatu käyntiin, tällaisista hallinto- ja toimistotehtävistä tulee hyvin aikaa vieviä, ja haluat todennäköisesti apua niiden hoitamiseen.
Kirjasto
Juristi tarvitsee kunnollisen kirjaston toimiakseen kunnolla, mutta kunnollinen kirjasto ei ole vain kallis, vaan se on jatkuvasti jatkuva kustannuserä, koska laki kehittyy jatkuvasti. Useimpia käytännön oppaita ja tietenkin kaikkea oikeuskäytäntöä päivitetään jatkuvasti, ja ajantasaisen kirjaston ylläpitäminen on kallista. Valitsemalla sijaintipaikan läheltä helposti saatavilla olevaa lakikirjastoa voidaan kuitenkin poistaa tämä kustannus, ja myös verkkolähteiden hyödyntämistä voidaan harkita.
Suunnittele ja asenna tarvittavat toimistojärjestelmät
Yrityksen päivittäinen toiminta edellyttää erilaisten menetelmien käyttöönottoa. Seuraavassa on lueteltu joitakin keskeisiä järjestelmiä:
- Arkistointi- ja kalenterijärjestelmät – Toimistolla on ehdottomasti oltava järjestelmä, sähköinen tai muu, tapausten arkistointia ja kalenterointia varten. Asianajajan pitäisi tietää heti alkuunsa, ettei hän voi luottaa lainkaan muistiin minkään työhönsä liittyvän asian osalta.
- Kirjanpito – Kirjanpitoon on saatavilla lukuisia ohjelmistovaihtoehtoja, ja tietenkin kirjanpitäjän palkkaaminen tai ystävystyminen sellaisen kanssa on aina hyvä idea.
- Ajanseuranta ja laskutus – Asiakkaiden pitäminen tyytyväisinä ja rahan ansaitseminen kulkevat käsi kädessä hyvän ajanseuranta- ja laskutusjärjestelmän perustamisen kautta. Jos asiakkaita laskutetaan säännöllisesti ja oikea-aikaisesti työstä sitä mukaa kuin sitä tehdään, voidaan useammin välttää yksi lakimiesten yleisimmistä päänvaivoista – vihainen asiakas, joka soittaa laskutuksesta –
- Arkistointi – Tiedostojen helppo saatavuus ja asiakirjojen löytäminen lyhyellä varoitusajalla on lakimiehelle tärkeää, ja luotettavan arkistointijärjestelmän luominen on ratkaisevan tärkeää. Vaikka menetelmiä on lukemattomia, yhden valitseminen ja sen johdonmukainen käyttäminen on järjestäytyneelle asianajajalle äärimmäisen tärkeää.
- Ristiriidat – Ristiriitatarkastusten suorittamiseen tarkoitetun järjestelmän luominen on asianajajalle tärkeä asia. Vastavalmistuneelle sooloilijalle tämä on yleensä pienempi ongelma, mutta järjestelmä on hyvä luoda varhaisessa vaiheessa.
Tarvikkeet
Lakiasiaintoimistossa tarvitaan yleensä kaikki tavanomaiset toimistovälineet, kuten paperia, kirjekuoria, valtava määrä muistilappuja, kyniä, lyijykyniä, nitojia, kaksi- ja kolmireikäisiä rei’ityslenkkureita, krono-päivämäärän leimausleimoja, arkistointikansioita, kuminauhoja, teippejä, sidontakalvoja, niitinkiristinlaitteen poistoainekansio, kirjeklipsejä, värillisiä tarralappuja ja muuta. Saattaa olla parasta käydä lähimmässä toimistotarvikeliikkeessä ja vain siivota sopivat käytävät.
Muut tärkeät seikat
Tässä on muutamia tärkeitä seikkoja, jotka on otettava huomioon, kun avaat asianajotoimiston.
- Avaa toimistollesi tarvittavat tilit, kuten luottamustili, ja laadi toimistolle budjetti.
- Hanki tarpeelliset vakuutukset, kuten väärinkäytösvakuutus. Ammatillisen vastuuvakuutuksen ja soveltuvien lisävakuutusten hankkiminen ja ylläpitäminen on ratkaisevan tärkeää.
- Määritä, millaista markkinointia ja mainontaa käytät. Koska asianajotoimisto on liikeyritys sanan kaikissa merkityksissä, markkinoinnin ja mainonnan olisi oltava tärkeitä näkökohtia. Verkkomainonta, uutiskirjeet, esitteet, kyltit ja käyntikortit ovat erilaisia vaihtoehtoja, joita kannattaa harkita.
The Bottom Line
Lakiasiaintoimiston avaaminen voi olla haastavaa, mutta myös erittäin palkitsevaa. Lisätietoja saat FindLaw’s Law Practice Management Centerin kohdista Malpractice Insurance ja Law Marketing.