Yksi tämän aikakauden suurimmista ironioista on se, että vaikka erilaiset vempaimet, kuten älypuhelimet ja nettikannettavat, mahdollistavat multitaskingin, tuntuu siltä, ettet koskaan onnistu saamaan asioita tehtyä. Olet jäänyt kiireisyyden ansaan. Yhdessä päivässä on vain niin paljon tekemistä, että joskus päädyt uupuneena puolivalmiisiin tehtäviin.
Ongelma on siinä, miten voimme pitää energiatasomme korkealla, jotta saat tehtyä ainakin yhden päivän tärkeimmistä tehtävistäsi loppuun. Vuorokaudessa ei vain ole tarpeeksi tunteja, eikä ole mahdollista olla koko ajan tuottava.
Tarvitaan muutakin kuin ajanhallintaa. Tarvitset energianhallintaa
Karkota ajatus siitä, että sinun on oltava ”aamuihminen” ollaksesi tuottava
Mitä monta kertaa oletkaan kuullut (tai lukenut) tämän neuvon – herää aikaisin, jotta pystyt tekemään kaikki käsillä olevat tehtävät. Tuossa neuvossa ei ole mitään väärää. Se itse asiassa haiskahtaa hyvältä maalaisjärjeltä – aloita aikaisin, lopeta aikaisin. Asia on niin, että pelkkä tekniikka ei toimi kaikkien kanssa. Etenkään sellaisten ihmisten kanssa, jotka eivät ole aamuvirkkuja.
Pitäisihän minun tietää, koska olin aikoinaan uskotellut, että olen tuottavampi, jos nousen sängystä kuudelta aamuyöllä. Kuten useimmat teistä Lifehackereista, etsin aina tuottavuushakkeja, koska minulla on paljon asioita hoidettavana. Työskentelen kokopäiväisesti uutistoimiston toimittajana ja hoidan samalla sivutoimista liiketoimintaani sisältömarkkinointistrategina. Olen myös matkabloggaaja ja ai niin, unohdin, minulla on myös elämä.
Luen paljon tuottavuuskirjoja ja -blogeja etsien keinoja, joilla saisin kaiken irti 24 tunnista. Useimmissa tuottavuutta käsittelevissä jutuissa korostetaan aikaisin heräämistä. Niin tein – ja olin siinä suuri epäonnistuja – sekä aikaisessa heräämisessä että aikaisessa lopettamisessa.
Määritä ”huipputuntisi”
Energianhallinta alkaa siitä, että etsit päivän tuottavimmat tunnit. Kehon kelloon virittäytyminen ei tapahdu hetkessä, mutta siihen on keino.
Monitoroi työskentelytapojasi yhden viikon ajan ja listaa ylös ajat, jolloin onnistuit tekemään eniten töitä. Pane myös merkille, miltä sinusta tuntuu noina aikoina – tunnetko itsesi energiseksi vai vaisuksi? Seuraa tätä, niin löydät myöhemmin kaavan.
Kokeiluni aamuheräilystä osoitti, että ruumiinkellon huomiotta jättäminen ja pelkkä tekeminen kurinalaisesti herättämällä itseni heräämään ennen kello kahdeksaa aamulla saa minut olemaan tuottavampi. Ajattelin, että kirjoittamalla blogikirjoituksia ja muita raportteja aamulla olisin valmis puoleenpäivään mennessä ja voisin käyttää lounastauon nopeaan kuntosaliharjoitteluun. Näin ei koskaan käynyt. Olin unelias, hajamielinen enkä pystynyt kirjoittamaan tunkkia ennen aamukymmentä.
Itse asiassa se oli yksi kokeilu, jota minun ei olisi pitänyt kokeilla, koska minun olisi pitänyt tietää paremmin. Olenhan kirjoittanut ammatikseni viimeiset 15 vuotta, ja olen kerta toisensa jälkeen havainnut, että kirjoitan enemmän – ja paremmin – iltapäivisin ja iltaisin illallisen jälkeen. Olen yöpöllö. Voin yhtä hyvin hyväksyä sen ja työskennellä sen ympärillä.
Juuri äskettäin olin niin innostunut eräästä ajatuksesta, että – vaikka palasin töistä väsyneenä kotiin – otin netbookini esiin, kirjoitin ja julkaisin 600 sanan blogikirjoituksen kello 23:00. Tämä on hieman äärimmäistä ja yksi harvinaisista energiapurkauksistani, mutta se toimii minulle.
Blokkaa nuo korkean energian tunnit
Kun sinulla on käsitys tuosta korkean energian ajasta, voit sitten muokata aikatauluasi niin, että muut vähemmän tärkeät tehtävät ajoitetaan joko ennen tai jälkeen tämän määritellyn tuottavan ajan.
Blokkaa ne kalenteriisi ja käytä korkean energian tunnit tärkeimpiin tärkeimpiin tehtäviisi – erityisesti sellaisiin, jotka vaativat sinulta enemmän henkistä voimaa ja keskittymistä. Sinun on myös käytettävä nämä tunnit kaikkiin tehtäviin, jotka vievät sinua lähemmäs elämäsi päämäärää.
Jos olet aamuihminen, saatat haluta ajoittaa useimmat liiketapaamiset ennen lounasaikaa, sillä se on tärkeää, jotta mielesi pysyy terävänä ja keskittyneenä. Mikään ei kuitenkaan ole kiveen hakattua. Joskus sinun on uhrattava nuo tuottavat ajat muiden henkilökohtaisten asioiden hoitamiseen – kuten jos sinä tai perheenjäsenesi ovat sairaita tai jos sinun on osallistuttava poikasi valmistujaisiin.
Tämän sanottuasi muista vain pitää nuo tuottavat ajat kalenterissasi. Voit sallia joitakin poikkeuksia, mutta pidä kiinni tästä aikataulusta niin paljon kuin mahdollista.
Ei ole olemassa oikeaa tai väärää tapaa käyttää tätä energianhallintatekniikkaa, koska kaikki riippuu omista henkilökohtaisista olosuhteistasi. Sinun on muistettava, että sinun on hyväksyttävä se, mikä toimii sinulle – eikä se, mitä muiden tuottavuusgurujen mielestä sinun pitäisi tehdä.
Oman kehon kellon ymmärtäminen on avain ajanhallintaan. Ilman sitä päädyt uupuneena jahtaamaan loputonta tehtävien ja turhautumisen kierrettä.
Featured photo credit: Collin Hardy via unsplash.com