Projektin arviointi on vaikeaa. Miksi? Koska ainoa hetki, jolloin tiedät tarkalleen, kuinka kauan projektin valmistuminen kestää, on silloin, kun se on valmis. Toimitushetkeen asti tiimit käyttävät valistuneita arvauksia ennustamiseen. Ja mitä suurempi ja monimutkaisempi projekti on, sitä hämärämpi tulevaisuus on. Virheelliset arviot merkitsevät aikataulujen laiminlyöntiä ja budjetin rikkomista – kaksi projektin epäonnistumisen tärkeimmistä oireista.
Taitava arvioija on olennainen osa aikataulujen asettamista, budjetin laatimista, resurssien hallintaa sekä kukoistavan tiimin ja yrityksen johtamista. Parhaiden online-projektinhallintaohjelmistojen käyttäminen työhön on valtava apu, mutta menetelmien tunteminen ja niiden tekemisen oppiminen hyvin on se, miten sinusta tulee hyvä arvioija. Arviointimenetelmiä on useita – ja tässä tarkastelemme viittä hyväksi havaittua menetelmää, jotka toimivat kaikentyyppisissä projekteissa.
Asiantuntijan harkinta
Tämä on luultavasti yleisin tapa, jolla ihmiset saavat projektiarvion. Keskustele niiden miesten ja naisten kanssa, joilla on paras käytännön kokemus ja ymmärrys projektin vaatimuksista. Varmista vain, että kaikilla on sama käsitys siitä, mitä on toimitettava. Ja yritä löytää asiantuntijoita, jotka todella työskentelevät projektin parissa.
Vertaileva tai analoginen estimointi
Jos nykyinen projektisi on samankaltainen kuin aiemmat projektisi, ota aiemmista töistä saadut tiedot ja ekstrapoloida ne uuden työn arvioimiseksi. Ennen kuin jatkat, tarkista, olivatko nuo projektit onnistuneita!
Top-down-estimointi
Käyttämällä ylätason työnjakorakennetta ja aiemmista projekteista saat lisättyä arvioita kullekin projektin työkohteelle, jotta voit määrittää kokonaistyömäärän ja -kustannukset. Ylhäältä alas -menetelmästä puuttuu yksityiskohtainen analyysi, minkä vuoksi se soveltuu parhaiten mahdollisen projektin nopeaan ensikatselmukseen sen toteuttamiskelpoisuuden arvioimiseksi.
Alhaalta ylös
Tässä menetelmässä käytetään yksityiskohtaista työnjakorakennetta, ja se soveltuu parhaiten projekteihin, joihin olet sitoutunut. Jokainen tehtävä arvioidaan yksitellen, ja sitten nämä arviot kerätään yhteen, jotta saadaan korkeamman tason luvut. (Jos käytät oikeaa projektinhallintaohjelmistoa, se kokoaa arviot puolestasi). Tämä prosessi saa sinut miettimään, mitä tarvitaan, jotta voit ottaa askeleen taaksepäin ja katsoa, onko kokonaiskuva edelleen järkevä. Saat tarkempia tuloksia kuin ylhäältä alas -menetelmällä, mutta se on myös suurempi ajallinen panostus.
Parametrinen malliarviointi
Tämä on tieteellisempi menetelmä, joka laskee arviot periaatteessa automaattisesti käyttäen yksityiskohtaisia tietoja aiemmista toiminnoista. Oletetaan, että sinulla on tietoja kolmesta viimeisestä toimistoverkon asennushankkeesta. Voit käyttää tätä saadaksesi päiväkohtaisen työasemakohtaisen arvon tai jotain vastaavaa. Tämän jälkeen syötät uuden asennuksen työasemien lukumäärän ja saat arviot.
Tämä voi olla nopea menetelmä, mutta se tarvitsee vankkaa dataa. Ja koska kyse on vain matematiikasta, on vaikea ottaa huomioon hankkeiden välisiä ympäristöllisiä, poliittisia ja kulttuurisia eroja.