11 vinkkiä onnistuneeseen post-mortemiin

Päivitys: Kirjoitin tämän artikkelin vuonna 2015, mutta ajattelin uuden vuoden kynnyksellä, että minun pitäisi päivittää se kaikella sillä oppineella, mitä olen saanut post-mortemiin liittyen. Jälkikäteen tajusin, että jätin pois yhden tärkeän vinkin, jonka varmistan sisällyttäväni kaikkiin post mortem -artikkeleihini. Mikä olisi siis parempi kuin 10 vinkkiä onnistuneeseen post mortemiin? Esittelen paljon uusia ja paranneltuja 11 vinkkiä onnistuneeseen post mortemiin. (Spoileri: #5 on uusi.)

Rakastan kokouksia. Oikeastaan haluan selventää. Pidän luovista, strategiaan keskittyvistä kokouksista, kuten brainstormista tai sen emo-serkusta, Post-Mortemista.

Mikä on post-mortem? Joillekin se on ruumiin tutkiminen oikean kuolinsyyn määrittämiseksi. Toisille paremmin sopeutuneille henkilöille (ei millään pahalla Dana Scully) se on keskustelu (yleensä projektin lopussa), jonka tarkoituksena on tunnistaa ja analysoida projektin osatekijät, jotka olivat onnistuneita tai epäonnistuneita. Se vastaa kysymykseen: ”Miten onnistuimme?”

Monien mielestä nimi ”post mortem” on liian makaaberi. He kutsuvat sitä mieluummin ”retrospektiiviksi”, mikä on minusta tylsää ja vailla mielikuvitusta. Vaikka projekti olisikin ollut naurettavan onnistunut ilo alusta loppuun, post mortem merkitsee työn (tai vaiheen) loppua, ja tiimisi on luultavasti tyytyväinen, että se on jäänyt taakse. Jos saisin päättää itse, kutsuisin sitä ”Super Post-Mortem Extravaganza!”. Älkää väittäkö, ettette menisi mieluummin siihen kuin ” Retrospektiiviin.”

Ei vain yksittäisiä projekteja varten

Monet ihmiset olettavat, että post-mortemit ovat vain yksittäisiä projekteja varten. Vaikka ne ovatkin äärimmäisen tärkeitä projekteissa, joilla on selkeästi määritelty alku- ja loppupäivä – ajattele sovelluksia, verkkosivuja, infografiikkaa jne. – ne ovat yhtä hyödyllisiä jatkuvissa markkinointitoimissa. Post mortem -tilannekatsaukset voivat pitää kokonaiskuvan perspektiivissä kuukausittaisissa, neljännesvuosittaisissa tai vuosittaisissa katsauksissa. On selvää, että kuukausittainen katsaus on aikaa vievää, mutta muutama tunti neljännesvuosittain on hyvin käytettyä aikaa.

Ei vain toimistoja varten

Post-mortemit eivät ole vain toimistoja varten, jotka yrittävät pitää asiakkaansa tai voittaa uusia asiakkaita. Niistä on aivan yhtä paljon hyötyä brändin puolella. Markkinointijohtajat voivat yhtä lailla hyötyä jälkipuinteista minkä tahansa kampanjan tai projektin päätyttyä. Täydellisessä maailmassa jälkipuintiin voivat osallistua asiakas- ja toimistotiimi yhdessä. Muista: ”Miten me pärjäsimme?”

Nyt kun olet vakuuttunut post-mortemin mahtavuudesta ja olet luultavasti jo suunnitellut sellaisen, tässä 10 vinkkiä, joilla saat kaiken irti post-mortemista:

(Huomautus: Näissä vinkeissä viittaan niihin yksittäisen kampanjan yhteydessä, jonka tavoitteena on valmistuminen, enkä meneillään olevan projektin yhteydessä.))

Tehdä jälkipuinti jokaisesta projektista, olipa se kuinka pieni tai suuri tahansa, oli lopputulos mikä tahansa.

Kaikkakin projekti on pieni, aina tulee esiin asioita, jotka auttavat sinua oppimaan suurempia projekteja varten. Sanotaan esimerkiksi, että projekti viivästyi viestintäongelmien vuoksi. Tämä voi johtaa muutaman päivän viivästymiseen pienessä projektissa. Mutta massiivisessa hankkeessa tämä voi viivästyttää kuukausia ja mikä tärkeintä, nostaa kustannukset kaksinkertaisiksi. Aina hauska keskustelu talousjohtajan kanssa.

Tärkeää on, että jälkipuinteja on pidettävä riippumatta siitä, miten hyvin projekti sujui. Jotkut ovat taipuvaisia ajattelemaan, että jälkipuinnissa on kyse vain siitä, mikä meni pieleen. Minä taas ajattelen sitä mieluummin niin, että ”miten onnistuimme ja miksi?”. En ole koskaan työskennellyt projektissa, joka olisi sujunut täydellisesti. Samoin en ole koskaan työskennellyt projektissa, joka olisi ollut täydellinen katastrofi. Aina on jotain arvokasta opittavaa.

”Sillä hetkellä, kun et ole oppimassa, uskon, että olet kuollut.”
Jack Nicholson

Suunnittele jälkipuinti heti projektin päättymisen jälkeen.

Jos olet kaltaiseni, projektin yksityiskohdat haihtuvat mieleen, kun suuri ponnistus on valmis. Jos projekti sujuu hyvin, unohdamme ongelmat hyvin tehdyn työn valossa. Jos projekti sujuu huonosti, kadotamme näkyvistä onnistumiset yrittäessämme selvittää, mikä meni pieleen. Pidä jälkipuinti, kun yksityiskohdat ovat vielä tuoreet. Bonuspisteitä siitä, että suunnittelet ne etukäteen.

”Kalpea muste on parempi kuin paras muisti.”
Kiinalainen sananlasku

Aseta rakentava ajattelutapa.

Tämä on ylivoimaisesti tärkein vinkki tällä listalla. Jälkipuinnissa ei ole kyse epäonnistumisten korostamisesta syyllistämistarkoituksessa. Siinä ei ole kyse työntekijän suorituksen tarkistamisesta. Kyse on työn ja tuloksen tarkastelusta tiimin ja henkilökohtaista parantamista varten. Sen on oltava rakentavaa.

Sentähden on tärkeää, että tiimisi on oikeassa mielentilassa: positiivinen ja oppimiskeskeinen, ei puolustautuva tai ylikriittinen. Paras tapa tehdä tämä on aloittaa keskustelu jollakin positiivisella asialla. Yleensä mitä voimakkaammaksi tai ylpeämmäksi he tuntevat itsensä, sitä tehokkaammin he pystyvät käsittelemään rakentavaa kritiikkiä.

Kuten eräs tiimini jäsen tykkää aina sanoa, kun asiat menevät pieleen: ”No, ketään ei tapettu, joten…”. Muistuta kaikkia siitä, että vaikka kömmähdys olisi kuinka nolo, siitä voi oppia. Tämä ei tietenkään toimi, jos joku kuolisi, mutta yksikään Portent-projekti ei ole toistaiseksi tappanut ketään… niin minulle on kerrottu.

”Olen sellainen ihminen, joka tykkää luoda sellaisen ympäristön ja ajattelutavan – ei siksi, että teen sitä tarkoituksella, vaan siksi, että haluan elää niin – jossa cateringista meikkaukseen, kampaukseen, puvustukseen, sähköasentajiin, kameraosaston valaistukseen, äänentoistoon, tiedättehän, se on meidän elokuvamme; olemme yhdessä, ja meillä on se toveruus ja läheisyys.”
Steve McQueen

Luo asialista.

Jopa rento kokous tarvitsee asialistan. Viimeinen asia, mitä haluamme, on täysin järjestäytymätön sekasotku, joka jättää sinut tuntia myöhemmin vaille käsitystä siitä, mitä oikeastaan opit. Esityslista itse asiassa auttaa kaikkien niiden vinkkien kanssa, joista olen puhunut tähän mennessä.

Tässä on esimerkki esityslistasta tehokasta jälkipalaveria varten:

1. Aseta sävy / Selitä formaatti (5 min) – Tämä on ehkä kokouksen kriittisin, ratkaisevin 5 minuuttia. Tässä vaiheessa muistutat ryhmää siitä, että tässä post mortemissa on kyse rakentavasta analyysistä. Se on tilaisuutesi ohjata ryhmän ajattelutapaa ja toivottavasti saada heidät rentoutumaan ja tuntemaan olonsa riittävän turvalliseksi todella tuottavaa istuntoa varten.
2. Yhteenveto projektista (2 min) – Siinä kaikki. Annat yhteenvedon siitä, mistä projektissa oli kyse ja mitkä olivat alkuperäiset odotukset. Näin voit keskittyä mitattavissa oleviin tavoitteisiin, jotta voit objektiivisesti arvioida, oliko projekti onnistunut.
3. Recap The Outcome (3 Min) – Vaikka siitä, miten prosessi meni kaikkien mielestä, saattaa olla erimielisyyksiä, yleensä on melko yksiselitteinen käsitys siitä, saavutettiinko tavoite. Oliko asiakas tyytyväinen? (Tämä voi olla asiakas sanan varsinaisessa merkityksessä, tai se voi olla oman yrityksesi CMO). Ylittivätkö kustannukset budjetin? Toimitettiinko tuote ajallaan?
4. Tiimin jäsenten kysymykset (40 min) – Tämä on jälkipuinnin ydin. Jossa kaikki nämä valmistelut tuottavat tulosta. Täällä keskustelu pääsee kunnolla vauhtiin ja tiimisi jäsenet saavat tilaisuuden sanoa mielipiteensä. On hyödyllistä aloittaa kyselemällä yhdeltä henkilöltä kysymys ja antaa ihmisten keskustella toistensa kanssa. Tärkeintä on, että kaikki saavat mahdollisuuden osallistua. Tässä ovat kysymykset, joita haluan kysyä:
   1. Oletko ylpeä valmiista tuotoksistamme? Jos kyllä, mikä teki niistä loistavia? Jos ei, mikä oli väärin tai puuttui?
   2. Saimmeko haluamamme tulokset ja oliko niillä vaikutusta?
   3. Mitkä menetelmistämme tai prosesseistamme toimivat erityisen hyvin?
   4. Mitkä menetelmistämme tai prosesseistamme olivat vaikeita tai turhauttavia käyttää?
   5. Miten tekisit asiat toisin seuraavalla kerralla välttyäksesi tällaiselta turhautumiselta?
   6. Mitä muuta voisimme tehdä seuraavalla kerralla paremmin?
   7. Mikä oli projektin ilahduttavin tai ammatillisesti tyydyttävin osa?
5. Wrap-Up (10 min) – Tässä vaiheessa kiität kaikkia osallistumisesta ja kerrot, että muistiinpanot ovat tulossa pian.

Todennäköisesti voi olla todella haastavaa pitää kiinni tästä asialistasta lennossa, mutta viimeinen asia, jonka haluat tehdä, on estää keskustelua virumasta orgaanisesti. Useimmiten keskustelu hyppää luontevasti kysymyksestä toiseen. Tärkeintä on, että varmistat, että jokaisesta vastauksesta syntyy keskustelu ja että kaikki pystyvät käsittelemään niitä.

”By failing to prepare, you are preparing to fail.”
Benjamin Franklin

Lähetä kyselylomake kaikille osallistujille ennen kokousta.

Aikataulu on äärimmäisen tärkeä, mutta aikataulusta on vaikea pitää kiinni, jos osallistujat eivät ole valmistautuneet itse miettimään kaikkia kysymyksiä, joita aiot käsitellä. Jos he eivät ole jo miettineet kysymyksiä, takaan, että jos kysyt heiltä, mitkä menetelmät tai prosessit toimivat hyvin, saat vähintään 10-20 sekuntia tyhjiä katseita.

Tämä on tuottavaa kahdesta syystä. Ensinnäkin saat todennäköisemmin parempia vastauksia. On vaikea keksiä hetken mielijohteesta jotain asiallista. Toiseksi, kun joku vihdoin tuntee, että hänellä on hyvä vastaus, kukaan muu ei kuuntele häntä, koska heillä on kiire yrittää keksiä itse hyvää vastausta.

Varmista siis yksinkertaisen esityslistan lisäksi, että lähetät kaikille osallistujille luettelon kysymyksistä, joita heidän tulisi miettiä ennen kokousta. On parasta, jos annat heille runsaasti aikaa tämän tekemiseen, jotta se ei ole viime hetken ryntäys juuri ennen jälkiselvittelyä.

”Meidän on avattava mahdollisuuksien ovet. Mutta meidän on myös varustettava kansamme kävelemään noista ovista.”
Lyndon B. Johnson

Moderaattorin nimeäminen.

Esityslistan lisäksi on oltava yksi henkilö, joka vastaa kokouksen moderoimisesta. Tämä on yleensä sama henkilö, joka laati esityslistan ja aikataulutti jälkikokouksen. Moderaattorin olemassaolo ei ainoastaan luo keskustelulle puskurikiskot, vaan antaa kaikille muille tiimin jäsenille vapauden sanoa mielipiteensä murehtimatta liikaa rakenteesta tai prosessista.

Hyvä moderaattori antaa keskustelulle oikean verran liikkumavaraa, jotta se pääsee käsiksi tangenttiin, ennen kuin se ohjaa sen takaisin takaisin.

Moderaattorin tulisi myös olla se, joka tekee muistiinpanoja. Suosittelen käyttämään valkoista taulua. Näin tiimin jäsenet voivat pysyä sitoutuneina sen sijaan, että he raapustelevat kuumeisesti muistiinpanoja.

”Voisitko toistaa sen kohdan, jossa sanoit kaikki asiat?”
Homer Simpson

Pitäkää se rentona.

Kuten aiemmin mainitsin, rakastan luovia strategiakokouksia. Ne ovat yleensä rennompia ja siksi hauskempia. Pelätyt, kireät jälkipalaverit tappavat luovuuden ja sulkevat tiimisi henkilökohtaisiin kuoriinsa. Sellaiset kokoukset ovat yhtä tuottavia kuin koko tiimin päiväunet.

Paljastat suurimman osan ajasta epämiellyttäviä asioita. Edistä tietoisesti rentoa ilmapiiriä. Jos kokous on aikaisin aamulla, tuo kahvia ja munkkeja. Jos se on myöhemmin päivällä, tuo olutta ja noh… donitseja. Tuo aina donitseja.

”Iloinen mielentila, jota vahvistaa rentous… on lääke, joka pistää kaikki pelon haamut karkuun.”
George Matthew Adams

Kannusta osallistumiseen.

Jälkipalaverin päämääränä on syvällinen sukellus projektiin ja oppiminen tiiminä. Tuomalla esiin kaikkien ryhmäläisten – joista monet ovat usein enemmän ruohonjuuritasolla – näkökulmat ne antavat meille mahdollisuuden paljastaa mikrotason asioita, jotka summautuvat vakavasti makrovaikutuksiksi. Jos vain muutama tiimin jäsen puhuu ääneen, muista kysyä muilta, mitä ajatuksia heillä on. Joskus tarvitaan vain pientä tönimistä, ennen kuin ihmiset uskaltavat puhua.

”Tiimityössä hiljaisuus ei ole kultaa, se on tappavaa.”
Mark Sanborn

Jätä läppärit taaksesi.

Kuten luovien aivoriihien tapaan, pidän parempana, että jälkikäteen tehdyt tilannekatsaukset ovat ruuduttomia asioita. Ihmisiä rohkaistaan tuomaan muistiinpanoja, mutta tietokoneet häiritsevät usein enemmän kuin ovat sen arvoisia. Niille, jotka jo valmiiksi epäröivät jakaa ajatuksiaan, ei ole mitään pahempaa kuin avautua ja huomata, että ihmiset eivät kiinnitä huomiota. Jälkipuinnin pitäisi synnyttää vuoropuhelua ja pompauttaa ajatuksia ja ideoita edestakaisin. Tässä prosessissa ei ole tilaa tietokoneelle – ei edes muistiinpanojen tekemiselle. (Selitän myöhemmin, miksi.)

”Menestyvä soturi on keskivertomies, jolla on laserfokus.”
Bruce Lee

Kehitä toimintakelpoisia johtopäätöksiä.

Tuottoisimmastakaan jälkipuinnista ei ole mitään hyötyä, ellei siinä ole selkeitä, toimintakelpoisia johtopäätöksiä. ”Tee paremmin” on todellakin jalo johtopäätös, mutta miten toimit seuraavalla kerralla? Tarvitset konkreettisia tehtäviä, jotka tiimi voi muistaa seuraavan projektin kuumuudessa.

Edellisessä esimerkissämme, jos kommunikaatio oli ongelma, ehkäpä toimiva opetus on säännöllisempien, henkilökohtaisten tapaamisten järjestäminen.

Toimivat opetukset asettavat selkeät odotukset. Tiimi voi pitää toisiaan vastuullisina siitä, että ne pannaan täytäntöön seuraavassa projektissa.

”Organisaation kyky oppia ja muuttaa oppiminen nopeasti toiminnaksi on perimmäinen kilpailuetu.”
Jack Welch

Jaa jälkikäteen saadut kokemukset.

Ei mitään mullistavaa tässä. Viimeinen tärkeä vinkki on jakaa post mortem takeaways kaikille, jotka voivat hyötyä juuri löytämistänne viisauden helmistä. Tämä koskee ehdottomasti myös post mortem -osallistujia. Käytä kuitenkin aikaa siihen, että tunnistat yrityksessäsi muita, jotka kohtaavat samoja haasteita.

”Jaa tietosi. Se on keino saavuttaa kuolemattomuus.”
Hänen pyhyytensä Dalai Lama

Vaikka jotkin näistä vinkeistä ovat hieman jäykempiä kuin toiset, tärkeintä on muistaa pitää post mortem -tilaisuuden luonne kevyenä, mutta silti tuottavana ja vaikuttavana. Jos onnistut siinä, näet tiimisi ottavan siitä mukaansa valtavan arvokkaita oivalluksia, jotka tekevät seuraavasta projektista entistäkin paremman.

Tai jos tämä kaikki on liikaa, kutsu sitä vaikka Super Post-Mortem Extravaganza -tapahtumaksi. Ja ota mukaan donitseja.