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Outras das numerosas empresas com quem trabalhei nos últimos anos, a maioria utiliza o Google Docs para submeter e colaborar em rascunhos de artigos e documentos. O pacote de produtividade do Google tornou-se a plataforma de trabalho de facto para milhões de pessoas e organizações em todo o mundo. E com boas razões: é gratuito, fácil de utilizar e já está disponível para todos os utilizadores que têm uma conta Google (que inclui mais de um bilião de utilizadores activos do Gmail).
No entanto, um problema que tenho observado é a facilidade com que as pessoas ignoram as preocupações de privacidade que rodeiam o Google Docs quando partilham e colaboram em documentos. Usuários e organizações geralmente escolhem a conveniência em vez da proteção de suas informações e usam compartilhamento anônimo, o que torna suas informações comerciais confidenciais acessíveis a partes indesejadas.
Aqui está o que você precisa saber sobre a preservação da privacidade dos seus dados ao compartilhar o Google Docs com colegas e amigos.
Configurações de compartilhamento do Google Docs
O Google oferece três modos de compartilhamento de documentos, cada um com diferentes configurações de privacidade e acesso:
Em ambos os extremos do espectro de privacidade estão as configurações “Público na web” e as configurações “Pessoas específicas”. A configuração “Public on the web” torna o documento completamente público e disponível para indexação, o que significa que ele aparecerá na pesquisa do Google e qualquer pessoa com o URL do documento pode acessá-lo. Por outro lado, a configuração “Pessoas específicas” tornará o documento disponível apenas para as pessoas com as quais você decidir compartilhá-lo. Se uma pessoa não convidada descobrir a URL do documento, não poderá acessá-lo.
A opção do meio, “Qualquer pessoa com link”, não tornará o documento indexável pelos mecanismos de busca, mas as pessoas que tiverem o link poderão acessá-lo. Esta partilha anónima é problemática porque muitas organizações a usam quando querem partilhar um documento com um grande número de pessoas mas não querem adicionar explicitamente os seus e-mails às definições de partilha. E muitas vezes usam essa configuração para colaborar em documentos com conteúdo sensível. Sua linha de raciocínio é que enquanto você não der o URL do documento para ninguém, ninguém vai encontrá-lo. Certo?
Errado.
Como o compartilhamento anônimo no Google Docs revela seus segredos
Como editor de um blog técnico em rápido crescimento, eu monitoro regularmente a página de análise para ver os “referenciadores”. É aqui que eu posso ver as fontes a partir das quais os usuários vêm ao meu site, e isso me ajuda a rastrear os sites que fazem link de volta ou republicam o conteúdo do TechTalks.
A enquanto, ao passar pelos referenciadores, eu notei que alguém tinha chegado ao TechTalks através do Google Sheets. Como em todas as referências, havia um link para o arquivo fonte.
Curious, eu cliquei no link, e fui transferido para uma planilha que, sem surpresa, foi compartilhada anonimamente, acessível a qualquer pessoa com o link. O que foi surpreendente, porém, foi o fato de o documento estar aberto a edições, o que significava que eu poderia fazer as alterações que quisesse.
A planilha continha as informações de contato e URLs de sites de centenas de blogueiros, incluindo eu mesmo. Eu pude ver rapidamente o nome de um outro usuário que estava usando o documento naquele momento, provavelmente o mesmo usuário que tinha acabado de clicar no link para TechTalks. (Ela não conseguiu ver minha identidade, cortesia do anonymous sharing, que mostra os nomes dos usuários sem permissões explícitas como animais anônimos.)
Uma rápida pesquisa no Google mais tarde, descobri que ela trabalhava para uma empresa de patrocínio e compartilhamento de negócios. Alguns minutos depois, quando uma carta apareceu na minha caixa de entrada através da minha página de contactos, já sabia quem a tinha enviado e o que conteria sem sequer a abrir.
Este é um exemplo flagrante de “segurança por obscuridade”, onde as pessoas deixam os seus bens desprotegidos na internet, pensando que ninguém os encontrará.
Para ser justo, neste caso específico, não tropecei em nenhuma informação privada e sensível. Tudo o que a planilha continha já estava disponível online. Mas esta não foi a primeira vez que alguém navegou para o meu blog através de uma URL do Google Doc. E nos últimos meses, eu vi vários documentos com informações que não foram para ser vistos pelo público, e certamente não por mim. Um Google Doc expôs as discussões internas de uma empresa de RP sobre seus planos para discutir seus serviços e ofertas comigo. Outro foi o rascunho de um whitepaper inédito sobre inteligência artificial por um grupo de acadêmicos.
Google faz um trabalho bastante decente de randomizar as URLs que gera para seus documentos, o que significa que há uma chance muito pequena de alguém força bruta adivinhar a URL para um documento. Mas como os exemplos acima mostram, toda vez que você clicar em um link embutido em um arquivo do Google Docs ou Folhas, você estará dando o endereço do seu documento para qualquer um que esteja olhando para a análise do destino do link.
Como proteger sua privacidade no Google Docs
Não se deixe enganar pelo falso senso de privacidade do recurso “Qualquer um com o link”. Utilize a partilha anónima apenas se estiver de acordo com alguém que veja o conteúdo do seu documento. Isto também significa o recurso “Obter link compartilhável” fácil de usar que você encontrará no menu de contexto e no diálogo de compartilhamento simplificado.
Outra, use a configuração “Pessoas específicas” e envie convites individuais de colaboração para cada pessoa que deve ter acesso ao arquivo.
No caso de você estar trabalhando com muitas pessoas e não quiser passar pelo processo de compartilhar cada documento com cada usuário, você pode usar o Google Groups. Os Grupos permitem que você agrupe os usuários em um único endereço de e-mail e coletivamente atribua permissões de documentos a todos eles.
O que quer que você faça, não use o compartilhamento anônimo por conveniência.
Um lembrete sobre privacidade no Google
Todos estes aspectos, não esqueçamos que quaisquer que sejam as configurações de privacidade que você ajustar nos seus documentos, isso não o protegerá dos olhos famintos de dados do próprio Google. Ao usar o Google Docs, você estará dando ao Google acesso ao conteúdo do seu documento, mesmo que você não o esteja compartilhando com ninguém. Se isso for um problema, considere o uso de alternativas criptografadas aos serviços do Google.
Bottom line: Use o Google Docs. É uma ferramenta muito legal. Mas também conheça seus limites.