“A mudança é inevitável”, como diz o velho ditado. Em projetos de construção, uma afirmação mais apropriada poderia ser que “as ordens de mudança são inevitáveis”. Se o simples pensamento de uma ordem de mudança faz você se encolher, talvez seja hora de dar uma olhada no processo de ordem de mudança.
As ordens de mudança não são algo que precisa ser temido se elas forem gerenciadas com sucesso. Ter um processo de pedido de mudança no lugar permitirá que você identifique eficientemente a necessidade de pedidos de mudança e os gerencie à medida que eles surgem em um projeto.
Tenha certeza de compartilhar seu processo de pedido de mudança com seus clientes e subcontratados para que todos estejam na mesma página de como os pedidos de mudança devem ser iniciados e processados.
Aqui estão algumas dicas para elaborar um processo eficaz de ordem de alteração:
Comece com o Contrato
Uma ordem de alteração é simplesmente um adendo ou alteração ao contrato de construção original e escopo do trabalho e pode ser iniciada pelo proprietário ou pelo empreiteiro. As ordens de modificação normalmente envolvem a execução de trabalhos adicionais devido a uma série de razões, tais como omissões ou erros no escopo original do trabalho ou desenhos de construção ambíguos. Alterações nas condições do estaleiro, substituições de material, questões regulatórias e preocupações de segurança são alguns outros motivos que podem exigir ordens de alteração.
Ler e compreender cuidadosamente o contrato de construção, prestando especial atenção às cláusulas relativas às ordens de alteração. Elas podem incluir requisitos relativos ao prazo para iniciar uma ordem de alteração, informações específicas e documentação necessária, bem como o agente autorizado a aprovar a ordem de alteração para o empreiteiro iniciado as alterações.
Alguns contratos podem incluir linguagem ou cláusulas conflitantes relativas a ordens de alteração. Uma cláusula pode declarar que o trabalho de alteração não pode começar sem ter uma ordem de alteração escrita e aprovada e ao mesmo tempo incluir linguagem no contrato permitindo ao proprietário solicitar trabalho adicional sem um acordo em vigor. Certifique-se de resolver esses problemas antes de executar um contrato com o proprietário.
Planos de revisão e especificações
Esta parte do seu processo de pedido de alteração deve coincidir com a sua revisão do contrato de construção. Qualquer ambiguidade nos desenhos ou erros ou omissões no escopo deve ser resolvida com o proprietário e o arquiteto deve corrigi-los e mitigar a necessidade de ordens de alteração mais adiante no projeto.
Não rever e identificar quaisquer problemas com o escopo do trabalho, planos e especificações levará a ordens de alteração desnecessárias no final da linha. Não fazer a sua devida diligência é um grande não-não. Isso inclui compreender as condições atuais do local e antecipar e resolver quaisquer problemas que possam surgir pelo caminho, tais como escassez de material ou mão-de-obra, é um passo importante na fase de pré-construção e no seu processo de pedido de mudança.
Não Ignorar ou Atrasar Pedidos de Mudança
Independentemente de a mudança ser iniciada pelo proprietário ou pelo empreiteiro, eles precisam ser tratados da forma mais rápida possível. Ignorar ou atrasar uma ordem de mudança pode ser desastroso para um projeto de construção. Atrasar uma ordem de modificação até tarde no projeto pode resultar em um cronograma exagerado e enormes custos excedentes.
Após que uma ordem de modificação seja iniciada, você precisa rapidamente negociar o custo, obter autorização para iniciar o trabalho por escrito, fazer ajustes no cronograma e começar a trabalhar com o trabalho corrigido. Atrasos nos pedidos podem levar a um atraso no trabalho da ordem de alteração ou exigir um retrabalho dispendioso para acomodar as alterações.
Quando uma ordem de alteração é solicitada, você também pode precisar alterar seu cronograma atual e seu trabalho, uma vez que a ordem de alteração está sendo negociada para evitar ficar para trás em qualquer cronograma de contrato que você esteja atualmente sob.
Comunicar com todas as partes envolvidas
Parte do seu processo de ordem de alteração deve incluir a comunicação com todas as partes envolvidas no projeto. A discussão deve começar com a identificação do motivo da mudança solicitada e como ela será gerenciada. Disputas sobre ordens de alteração podem ser ampliadas não é gerenciada adequadamente.
Trabalhar com o agente autorizado do proprietário para definir cuidadosamente o novo escopo de trabalho e discutir como isso terá impacto no cronograma e no desempenho atual da construção. Certifique-se de que você está na mesma página com o proprietário em relação às expectativas de como o trabalho irá prosseguir quando as ordens de mudança forem necessárias.
Você também precisará sentar-se com seus subcontratados para fazer ajustes em seus cronogramas e cronogramas. Discuta como a mudança no escopo pode afetar direta ou indiretamente o trabalho que eles estão fazendo e se é ou não necessária uma ordem de mudança no escopo do trabalho que eles são contratados para realizar. Certifique-se de que os fluxos de trabalho estejam claramente definidos para que todos os envolvidos entendam seu papel no trabalho alterado e que eles integrem isso em seu cronograma.
A manter todos atualizados sobre o processo da ordem de alteração e o trabalho sendo alterado, você pode integrar o trabalho da ordem de alteração ao seu cronograma de projeto e minimizar o impacto que isso pode ter na conclusão do projeto.
Negociando a ordem de alteração
O passo final no processo da ordem de alteração antes de iniciar um novo trabalho é negociar a ordem de alteração. Este pode ser um processo complicado porque podem surgir disputas sobre se existe uma mudança real no escopo do contrato. Também pode haver questões sobre um acordo de custo e se é necessário ajustar as extensões da linha de tempo original.
A primeira coisa que você precisa fazer é trabalhar com o proprietário para estabelecer como o trabalho adicional será estimado e acordar um custo. Isto pode ser feito através do preço unitário, do tempo e do preço dos materiais ou como um custo fixo. Isto pode já estar definido nos documentos do contrato ou pode ser necessário trabalhar com o proprietário para chegar a uma solução mutuamente acordável.
A próxima coisa que precisa de fazer é determinar se é ou não necessária uma extensão da linha de tempo como resultado da ordem de alteração. Não tenha medo de adiar, especialmente nos pedidos de alteração iniciados pelo proprietário, se o trabalho adicional que está sendo solicitado necessitará de tempo adicional para completar além do prazo estabelecido no contrato original.
Documento Tudo
Evite disputas e reclamações, documentando cada passo do seu processo de pedido de alteração. Uma boa maneira de fazer isso é criar modelos para iniciar e solicitar pedidos de alteração. Mantenha registros escritos de toda a comunicação entre você e o proprietário a respeito da ordem de alteração. Não comece nenhum trabalho de ordem de modificação sem um documento autorizado, assinado e executado pelo proprietário cobrindo os custos e quaisquer outros termos negociados.
Após você começar a trabalhar em uma ordem de modificação, documente o trabalho que está sendo feito, incluindo tempo e custos de material. Certifique-se de compartilhar esses documentos com o proprietário e discutir quaisquer problemas que possam surgir pelo caminho.
Um bom processo de ordem de modificação estabeleceu um método para gerenciar ordens de modificação em seus projetos. Independentemente da complexidade ou número de ordens de alteração, cada uma é tratada de forma consistente e uniforme.
Após o processo ser estabelecido, você pode avaliá-lo e modificá-lo para torná-lo o mais simplificado possível.
Para mais informações sobre o gerenciamento de ordens de alteração, confira Um Guia Rápido de Gerenciamento de Ordens de Alteração.
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