Uma longa espera no domínio da produtividade, um arquivo Tickler é um sistema de lembrete destinado a agir como um complemento ao seu sistema regular de calendário e agendamento. Embora existam vários tipos diferentes de arquivo de tickler, o mais conhecido (graças em grande parte ao David Allen’s Getting Things Done e Merlin Mann’s 43 Folders) é o sistema de 43 pastas, com 31 pastas numeradas “dia” e 12 rotuladas com os meses do ano.
A idéia é bem simples: qualquer coisa que você precise lembrar em alguma data futura vai para o seu arquivo de tickler. Todas as manhãs, a pasta desse dia é arrancada e o conteúdo colocado na sua caixa de entrada, e o que quer que tenha colocado lá dias, semanas ou meses antes está mesmo à mão quando precisa.
A configuração de 43 pastas torna possível – até mesmo – definir lembretes com até um ano de antecedência. Cada pasta numerada fica de pé durante um dia do mês. Atrás delas, todas as pastas rotuladas com os meses estão agrupadas, com a pasta do mês seguinte na frente. Então, como hoje é 5 de setembro, você verá a pasta 5 na frente, seguida de 6 a 31 de outubro, e depois de outubro a setembro próximo. Quando esvaziar a pasta de hoje, vou colocá-la na parte de trás das pastas numeradas, deixando o “6” pronto para ser retirado amanhã.
No final do mês, a pasta de Outubro é aberta e o seu conteúdo colocado nos dias numerados apropriados, e a pasta vazia é colocada na parte de trás dos meses. Isto cria um ciclo contínuo de pastas, apresentando cada manhã a pasta com o conteúdo desse dia.
O que vai para as pastas é com você, mas claramente qualquer coisa datada é um bom candidato: contas, faturas, material datado para enviar, ingressos para shows e shows, documentos de viagem, e assim por diante. Outros itens que você sabe que vai precisar em um dia específico também podem ser adicionados, como o seu passaporte no dia em que você estará voando para fora do país, ou o seu livro de cheques para o dia do pagamento da conta.
Eventos recorrentes que você quer lembrar – como regar as plantas a cada três dias – podem ser escritos em cartões de índice. Você esvazia sua pasta na sua caixa de entrada, processa a caixa de entrada, vê o lembrete, rega as plantas, e coloca o cartão em qualquer data que seja três dias depois.
Algumas pessoas usam o arquivo de tickler como um “out” da sua caixa de entrada. Ou seja, se no final do dia, eles não tiverem processado sua caixa de entrada para esvaziar, tudo vai para o ticker de amanhã. Eu não sou um grande defensor disto, mas suponho que lhes dá alguma satisfação psicológica sair no final do dia com uma caixa de entrada vazia.
A parte mais difícil de usar um arquivo de tickler está realmente começando a usá-lo. O hábito de colocar as coisas no arquivo de cócegas, e depois verificá-lo todos os dias para tirá-las de lá, pode demorar um pouco. Na verdade, você pode precisar fazer o que eu fiz quando comecei a usar um arquivo de tickler pela primeira vez: defina um lembrete para seus lembretes! Ou seja, eu coloquei uma tarefa de “verificar o arquivo de tickler” no Outlook e defini-o para voltar a usá-lo todas as manhãs. Com certeza, todas as manhãs esqueci até a notificação chegar para me lembrar.
Eventualmente, porém, usar o arquivo de tickler torna-se um hábito. À medida que você adiciona mais e mais coisas nele, você estará cada vez mais propenso a verificá-lo, e à medida que você o verifica mais e mais, você estará mais propenso a colocar coisas nele. Os dois hábitos se reforçam mutuamente, então depois de um tempo você atinge uma “massa crítica” e o esquecimento deixa de ser um problema.
Para chegar lá, realmente ajuda manter seu arquivo de tickler em algum lugar à vista de todos (sem estar no caminho). As caixas de arquivo desktop são perfeitas para isso – geralmente com menos de 12″/30cm de profundidade, elas não ocupam muito espaço, elas vêm em uma variedade de designs atraentes (e, admito, não tão atraentes), e sua parte superior aberta significa que não há a menor barreira para tirar o arquivo de hoje.
Usado consistentemente, um arquivo de cócegas pode se tornar uma parte importante do seu “cérebro externo”, fazendo coisas aparecer quando você precisa, e mantendo-o fora do caminho quando você não precisa. No mundo atual de alta tecnologia o tempo todo, é até um pouco reconfortante: simples, decididamente de baixa tecnologia e eficaz.
Dica de Bônus: Esta é uma dica que eu encontrei aqui, e é tão boa que eu tive que incluí-la. A configuração padrão das 43 pastas dá-lhe datas mas não os nomes de dias, o que pode ser confuso. Use clipes de fichário, rotulados com os dias da semana e recortados na parte superior das 7 pastas da frente, para identificar os dias. Ao remover cada pasta e movê-la para trás, coloque seu clipe na pasta após a última com um clipe de fichário. Brilhante!