Et af de mest almindelige spørgsmål fra nystartede virksomheder drejer sig om, hvilke dokumenter om virksomhedsledelse der er nødvendige ved stiftelsen. Uanset om du opretter dig som et selskab med begrænset ansvar (et “LLC”) eller et selskab, skal du tage dig tid til at sammensætte og forstå den indledende corporate governance for dit selskab for at sikre, at du er tilstrækkeligt beskyttet og i overensstemmelse med de relevante statslove.
Der er 2 hoveddokumenter, der er vigtige for LLC’er og selskaber ved stiftelsen. Det første er vedtægtsdokumentet, enten vedtægterne (for et selskab) eller stiftelsesattesten (for et LLC). Det andet vigtige dokument er det interne styringsdokument for selskabet, enten vedtægterne (for selskaber) eller driftsaftalen (for LLC’er), som fastlægger de grundlæggende driftsprocedurer for selskabet.
Charterdokumenter
Og uanset hvilken type enhed du danner, skal du oprette og indgive en eller anden form for charterdokument. Dette dokument, der kaldes vedtægterne for et selskab eller stiftelsesattesten (eller certifikatet for inkorporering i nogle stater) for et LLC, er den indledende indgivelse, som regel til statssekretærens kontor i den stat, du har dannet, og som danner et selskab ved statens accept. Afhængigt af din dannelsesstat kan charterdokumentet udfyldes og indgives online. Hvis ikke, bør du omhyggeligt undersøge kravene til charterdokumentet i den stat, du har valgt at oprette, inden du indgiver det, for hvis kravene ikke er opfyldt, vil charterdokumentet blive afvist.
Når du har indgivet dit charterdokument, er det næste skridt at oprette og gennemføre det interne dokument, der regulerer, hvordan din virksomhed skal drives. Disse dokumenter er “interne”, fordi de ikke er indgivet til staten; derfor er disse dokumenter i modsætning til charterdokumenterne ikke offentligt tilgængelige (medmindre virksomheden gør dem offentligt tilgængelige). For LLC’er er dette dokument din driftsaftale. For selskaber, social purpose corporations, benefit corporations og nonprofit corporations er dette dokument dine vedtægter.
Den operationelle LLC-aftale
Den operationelle aftale for et LLC er den kontrakt, der indgås mellem alle LLC’s medlemmer (alias ejere). LLC-medlemmer har generelt stor frihed til at bestemme, hvordan de ønsker, at deres virksomhed skal drives. En LLC-driftsaftale kan være så enkel eller så kompleks, som du ønsker det. Den kan være en ramme for, hvordan selskabet skal styres – med angivelse af de indledende medlemsbidrag (enten kontant eller i naturalier), ledelsesansvar, regnskabsprincipper og andre centrale forståelser af, hvordan selskabet skal fungere. Alternativt kan det også være et meget komplekst dokument, der beskriver i detaljer, hvordan medlemmernes kapitalkonti skal behandles, hvordan LLC-skatteangivelserne skal udarbejdes (og hvem der er ansvarlig for det), og hvilke begrænsninger der gælder med hensyn til køb eller salg af medlemsandele (dvs. forkøbsret).
En af de centrale lejemål med en LLC-operationsaftale er dens fleksibilitet. Selv om der er indlysende kontraktbegrænsninger (dvs. en driftsaftale kan ikke indgå kontrakt om noget ulovligt), får LLC-medlemmerne for det meste frihed til at bestemme, hvordan de ønsker, at deres virksomhed skal drives, og kan memorere det i virksomhedens driftsaftale.
En vigtig ting at huske om en driftsaftale er, at det er en kontrakt mellem medlemmerne, og at medlemmerne er bundet af vilkårene i denne kontrakt. Bestemmelserne i en driftsaftale kan håndhæves ved en domstol.
Selskabets vedtægter
I lighed med en driftsaftale for et LLC bestemmer vedtægterne for et selskab, hvordan bestyrelsen vil styre et selskab. Generelt er der lovbestemte krav til, hvilke oplysninger der skal være indeholdt i vedtægterne, f.eks. minimums- og maksimumsantal af bestyrelsesmedlemmer på et hvilket som helst tidspunkt, eller hvordan aktionærmøder og særlige møder kan indkaldes (i staten Washington fastsætter RCW 23B.02.060 f.eks. krav til vedtægter), men ud over de bestemmelser, der kræves i henhold til loven, kan et selskab indeholde adskillige andre retningslinjer for selskabets ledelse. Igen – baseret på virksomhedens kompleksitet, eller om selskabet forventer at have mange aktionærer eller ej, kan vedtægterne enten være forholdsvis enkle eller ekstremt komplekse.
Bestyrelsesvedtægterne udføres af den oprindelige bestyrelse og kan ændres eller ændres, hvis en tilstrækkelig procentdel af bestyrelsesmedlemmerne eller, i nogle tilfælde, aktionærerne stemmer for ændringen.
En vigtig forskel mellem et selskabs vedtægter og en LLC-operationsaftale er, at bestyrelsen i et selskab ikke er part i vedtægterne. Vedtægterne regulerer selskabet, men de enkelte bestyrelsesmedlemmer er ikke navngivne interessenter i vedtægterne.
Vigtigheden af at forstå dine styringsdokumenter
En af de mest almindelige fejl, vi ser, er gør-det-selv-driftsaftaler og vedtægter. Det, der gør gør-det-selv-fejlene mere almindelige, er fremkomsten af online-skabeloner, som enten kan downloades gratis eller købes fra virksomheder som LegalZoom. Disse virksomheder reklamerer for juridiske dokumenter i en “one size fits all”-model, men virkeligheden er, at de fleste virksomheder ikke er ens, fordi ejerne og ledelsen har forskellige forventninger til deres roller og ansvar.
Problemet med disse dokumenter er, at de sjældent er omfattende, og ofte læser de personer, der anskaffer disse dokumenter, dem ikke omhyggeligt eller forstår dem, før de underskriver dem og går videre. Det er forvirrende at se en nyopstartet virksomhed med stor energi og en solid forretningsplan, men også med ejere, der ikke har en fuld forståelse af, hvordan deres egen virksomhed skal fungere. Det er en af de ting, der stort set går ubemærket hen, indtil der opstår en tvist i selskabet, eller et medlem/en aktionær ønsker at skille sig ud. Først derefter, når noget går galt, bliver disse dokumenter trukket frem og undersøgt for at afgøre, hvordan tvistbilæggelsesprocessen skal fungere. Ofte er der ingen procedure (og hvis der er nogen vejledning, er det blot en standardbestemmelse om jurisdiktion og værneting, der henviser dig til domstolene), og metoden til at løse op for de modstridende parter bliver besværlig og dyr for alle involverede parter. Mange virksomheder, der ikke hyrer en juridisk rådgiver til at hjælpe med at sammensætte disse indledende dokumenter, ender senere med at hyre advokater til at hjælpe med at føre retstvister, der opstår som følge af uhensigtsmæssigheder og uoverensstemmelser i disse dokumenter. Det er langt billigere at hyre en advokat til at udarbejde disse dokumenter end en langvarig civil retssag.
En masse sorg og unødvendigt juridisk bøvl kan undgås ved at tage sig tid til at skræddersy og forstå din driftsaftale eller dine vedtægter fra starten. Hvad sker der f.eks. i tilfælde af en dødvande ved en afstemning? Hvad hvis en majoritetsejer bliver uarbejdsdygtig eller, himlen forbyde det, bliver dræbt? Hvis de er gift, vil deres ægtefælle så arve deres andel i LLC’et eller selskabet? Ønsker du at være i partnerskab med en persons ægtefælle? Alle disse spørgsmål og flere kan besvares gennem driftsaftaler og vedtægter.
Når du kommer i gang og gennemgår din første driftsaftale eller vedtægter, skal du sikre dig, at de giver mening for din virksomhed, og at de processer og procedurer, der er fastsat i disse dokumenter, er klare og præcise. Sørg for, at vigtige spørgsmål som f.eks. skadesløsholdelse og omfanget af ledelsesbeføjelser er fastlagt. Endelig – sørg for, at alle stiftere, medlemmer og personer i bestyrelsen også har taget sig tid til at læse og forstå disse dokumenter. Ved at gøre dette vil alle i virksomheden få mulighed for bedre at forstå strukturen i din virksomhed og skabe et mere befordrende miljø for lanceringen af din virksomhed på vejen til rentabilitet.
For flere oplysninger om dette emne klik her.
Overstående artikel er kun til generel information og bør ikke betragtes som specifik juridisk rådgivning. Denne artikel danner ikke et advokat-klient-forhold. Hvis du har spørgsmål vedrørende denne artikel, er du velkommen til at kontakte Eric Camm på [email protected]