En tickler-fil er et system til påmindelser, der er beregnet til at fungere som et supplement til dit almindelige kalender- og planlægningssystem, og som længe har stået på standby inden for produktivitet. Selv om der findes flere forskellige former for tickler file, er det mest kendte (især takket være David Allen’s Getting Things Done og Merlin Mann’s 43 Folders) 43-mappesystemet med 31 nummererede “dagsmapper” og 12 mapper mærket med årets måneder.
Ideen er ganske enkel: Alt, hvad du skal mindes om på en fremtidig dato, lægges i din tickler file. Hver morgen trækkes den pågældende dagsmappe frem, og indholdet lægges i din indbakke, og det, du har lagt der dage, uger eller måneder tidligere, er lige ved hånden, når du har brug for det.
Den 43-mapper store opsætning gør det muligt – endda nemt – at indstille påmindelser for op til et år frem i tiden. Hver nummereret mappe står for en dag i måneden. Bag dem er alle de mapper, der er mærket med månederne, opstillet, med næste måneds mappe foran. Så eftersom det er den 5. september i dag, vil du se mappe 5 forrest, efterfulgt af 6-31 og derefter oktober til og med september næste år. Når jeg tømmer dagens mappe, placerer jeg den bagest i de nummererede mapper, så “6” står klar til at blive trukket ud i morgen.
I slutningen af måneden åbnes oktobermappen, og dens indhold placeres i de relevante nummererede dage, og den tømte mappe placeres bagest i månedsoversigten. Dette skaber en rullende cyklus af mapper, hvor der hver morgen præsenteres en mappe med den pågældende dags indhold i.
Hvad der kommer i mapperne er op til dig, men alt dateret er helt klart en god kandidat: regninger, fakturaer, dateret materiale, der skal sendes ud, koncert- og showbilletter, rejsedokumenter og så videre. Andre ting, som du ved, at du får brug for på en bestemt dag, kan også tilføjes, f.eks. dit pas den dag, hvor du skal flyve ud af landet, eller dit checkhæfte på dagen for betaling af regninger.
Flere tilbagevendende begivenheder, som du vil minde dig selv om – f.eks. at vande planterne hver tredje dag – kan skrives på kartotekskort. Du tømmer din mappe i din indbakke, behandler indbakken, ser påmindelsen, vander planterne og lægger kortet i det, som datoen vil være tre dage senere.
Nogle mennesker bruger kildemappen som en “udvej” fra deres indbakke. Det vil sige, at hvis de ved slutningen af dagen ikke har behandlet deres indbakke til tømning, ryger alting i morgendagens tikkefil. Jeg er ikke en stor fortaler for dette, men jeg formoder, at det giver dem en vis psykologisk tilfredsstillelse at gå hjem sidst på dagen med en tom indbakke.
Det sværeste ved at bruge en tickler-fil er faktisk at begynde at bruge den. Det kan tage et stykke tid at vænne sig til at lægge ting i tickler-filen og derefter tjekke den hver dag for at få dem ud igen. Faktisk kan det være nødvendigt at gøre det samme, som jeg gjorde, da jeg først begyndte at bruge en tickler file: sæt en påmindelse for dine påmindelser! Det vil sige, at jeg lagde en “check tickler file”-opgave ind i Outlook og indstillede den til at gentage sig hver morgen. Hver morgen glemte jeg det, indtil meddelelsen kom frem for at minde mig om det.
Eventually, though, using the tickler file becomes a habit. Efterhånden som du lægger flere og flere ting i den, bliver du mere og mere tilbøjelig til at tjekke den, og efterhånden som du tjekker den mere og mere, bliver du mere tilbøjelig til at lægge ting i den. De to vaner forstærker hinanden gensidigt, så efter et stykke tid når du en “kritisk masse”, og glemsomheden ophører med at være et problem.
For at nå dertil hjælper det virkelig at opbevare din tickler file et sted, hvor du kan se den (uden at den er i vejen). Skrivebordsmappeæsker er perfekte til dette – generelt er de under 12″/30 cm dybe, de optager ikke meget plads, de fås i en række forskellige attraktive (og, det indrømmer jeg, ikke så attraktive) designs, og deres åbne top betyder, at der ikke er den mindste hindring for at tage dagens mappe frem.
Bruges konsekvent, kan en tickler file blive en vigtig del af din “udenbords hjerne”, der dukker ting op for dig, når du har brug for dem, og holder dem ude af vejen, når du ikke har brug for dem. I dagens højteknologiske verden er det endda lidt beroligende: simpelt, decideret lavteknologisk og effektivt.
Bonustip: Dette er et tip, jeg stødte på her, og det er så godt, at jeg var nødt til at medtage det. Standardopsætningen med 43-mapper giver dig datoer, men ikke navnene på dagene, hvilket kan være forvirrende. Brug ringeklip, der er mærket med ugedagene og klipset fast på toppen af de 7 forreste mapper, til at identificere dagene. Når du fjerner hver enkelt mappe og flytter den til bagsiden, skal du sætte dens klips på mappen efter den sidste mappe med en binderklips. Genialt!