Et kvitteringsbrev, også kendt som et kvitteringsbrev, er ret almindeligt i forretningsforbindelser og er et tegn på professionalisme.
Det kan være en kvittering for modtagelse af ikke blot varer eller produkter. Det kan være en bekræftelse af modtagelse af dokumenter. Vi har CV-bekræftelsesbrevet, der bekræfter modtagelsen af en ansøgers CV. På samme måde bekræfter en kvittering for fratrædelse, at virksomheden har modtaget brevet fra en medarbejder, som han har indsendt, inden han fratrådte. Endelig er det brev, der handler om modtagelse af varer og andre relevante dokumenter, forretningsbekræftelsesbrevet (Business Acknowledgement Letter). Ud over bekræftelsen af materialer og dokumenter kan et kvitteringsbrev også henvise til en tidligere telefonsamtale eller et møde.
Nu undrer du dig måske over, hvad brugen af dette brev er. Den mest indlysende, hvis du har forstået det så langt, er, at det “bekræfter” noget, der tidligere er aftalt, og derfor danner grundlaget for fremtidige handlinger, der skal iværksættes. Desuden tjener det som et juridisk dokument om, at den ene part har opfyldt forpligtelserne i en kontrakt, og er således med til at skabe tillid og goodwill mellem parterne. Rent praktisk angiver det datoen og tidspunktet for modtagelsen af dokumenterne/produkterne, som også er af betydning.
Elementer i en kvitteringsskrivelse:
Så, hvad skaber en kvitteringsskrivelse? Det har følgende elementer:
- Et brevhoved: Hvis du skriver på et personligt plan, er dette ikke påkrævet. Men hvis det er på vegne af en virksomhed, er det vigtigt at nævne navnet og adressen på din virksomhed og modtageren samt datoen for skrivning/afsendelse af brevet.
- Overskrift: Herunder skal du nævne datoen. Den kan være eller ikke være en del af overskriften. Du kan starte fra det næste afsnit og efterlade lidt plads eller fra næste linje.
- Emne: Emnet vil tale om, hvad der blev kvitteret, og det kan erstattes af “henvisning” til en tidligere sag eller et fakturanummer.
- Body: Brevets krop kan starte med et “Kære ……….”. I den første linje vil det indlysende fremgå. Følgende sætninger er almindelige i indledningen:
- Firmaet bekræfter hermed modtagelsen af dokument(er)…
- Jeg, person, bekræfter hermed modtagelsen af følgende dokument(er)…
- Jeg, person, på vegne af firmaet, skriver for at bekræfte modtagelsen af…
- Vi, firmaet, vil gerne takke modtageren for at have sendt os…
- Jeg, person, skriver med henvisning til telefonsamtalen mellem modtageren og person/firma for at bekræfte…
- … eller noget med lignende ordlyd.
- Efter denne indledende linje følger detaljerne om, hvad der blev modtaget eller vil blive gjort som det næste, og hvis der er beskadigede varer, er det her, det skal angives.
- Afslutning: Den afsluttende linje vil handle om, hvordan virksomheden ønsker at gøre yderligere forretninger med modtageren eller en erklæring, der fremmer goodwill. Den kan også angive, hvordan man kan kontakte modtageren yderligere, eller om firmaet/personen vil kontakte modtageren yderligere, hvis der er behov for det. Den kan også afsluttes med en tak, efterfulgt af en personlig underskrift på virksomhedens vegne. Husk, at automatiserede kvitteringsbreve ikke indeholder nogen form for personlig underskrift.
Tips til dig:
Et par ting mere, som du skal huske, omfatter: For det første timing. Bekræftelsen skal gives, når materialerne er i hånden, forsinkelse vil kun skabe forvirring og ængstelse. Fra et andet synspunkt er forsinkelse igen bedre end aldrig selv at bekræfte. For forsinkelse kan man undskylde for. Ikke at anerkende har ikke nogen løsning. For det andet, skitsering. Tjek datoerne, specifikationerne, lav en liste over punkterne og planlæg placeringen af dine oplysninger. Tag dig god tid her. Overvej at læse fra modtagerens perspektiv og lyde oprigtig. For det tredje: Hold det kort og høfligt.
Der har du den perfekte opskrift på et perfekt takkebrev. Du skal bare blande tingene rigtigt, ikke sandt?