Som professionel, iværksætter, freelancer eller leder modtager du sandsynligvis jævnligt e-mails, hvori du bliver bedt om at bekræfte din interesse for eller tilgængelighed til et møde, en begivenhed eller en aktivitet. Dette gøres for at undgå frustrationen ved at aftale en aftale med dig og derefter møde med en chokerende skuffende oplevelse.
Hvad er det store HVORFOR?
Er det muligt, at din vært tror, at du måske ikke kan huske, at du har en aftale; han/hun tror, at du måske ikke tager aftalen alvorligt; eller han/hun er ikke sikker på, at du er til rådighed? Der kan være mange grunde til dette. Uanset hvad der er tilfældet, skal du, hvis du vil undgå skuffelser, bekræfte aftaler pr. e-mail, enten som modtager eller afsender.
- Sådan bekræfter du aftaler pr. e-mail
- 1 – Kom klart ud
- Eksempel I: Bekræftelse af aftaler pr. e-mail
- 2 – Vær kort og præcis
- Eksempel II: Bekræftelse af aftaler pr. e-mail
- 3 – Gør det til en påmindelsesmission
- 4 – Vær detaljeret
- 5 – Gør den ikke for lang
- Eksempel III: Bekræftelse af aftaler pr. e-mail
- 6 – Kom til sagen
- 7 – Følg et professionelt format
- Eksempel IV: Bekræftelse af aftaler pr. e-mail
- 8 – Brug et formelt sprog
Sådan bekræfter du aftaler pr. e-mail
E-mail er en af de bedste måder at bekræfte aftaler på. Den griber ikke ind i din eller modtagerens tid som telefonopkald. Hvis modtageren er en dygtig internetbruger, kan han eller hun endda oprette din e-mail som en del af sin e-mail-liste for at huske det.
Her er ti tips til at bekræfte aftaler via e-mail:
1 – Kom klart ud
Kom klart ud for at bekræfte din aftale på den bedste måde, du kan. Klarhed er en god måde at forsikre din e-mail-modtager om, at du vil mødes med ham eller hende på et bestemt tidspunkt. Klarhed gør også din aftalebekræftelse effektiv.
Eksempel I: Bekræftelse af aftaler pr. e-mail
RE: Bekræftelse af aftale med FRANK WALES
Kære fru Allen,
Jeg vil gerne bekræfte din aftale med Frank Wales i morgen, den 25. august kl. 13.00. Kontakt mig venligst for eventuelle spørgsmål og hold mig underrettet, hvis der skulle ske ændringer.
Kordially,
Linda Brown,
Secretær, Lester Wester Limited
2 – Vær kort og præcis
Være kortfattet, når du bekræfter en aftale via e-mail. Sig det kort og enkelt. Angiv specifikt tidspunkt og dato for aftalen.
Eksempel II: Bekræftelse af aftaler pr. e-mail
RE: Shawn Williams – Bekræftelse af aftale
Kære Clinton,
Dette er en særlig påmindelse om at bekræfte dit møde med Shawn Williams i morgen den 18. juni inden kl. 10.00.
Dit møde er planlagt til at finde sted hos Lintel Scraps, Office 12 i stueetagen på Lanceman Street, Mainland China. Stedet er tilgængeligt med taxaer.
Dette er Shawns mobilnummer, bare for en sikkerheds skyld, +98157479837.
Du er velkommen til at kontakte mig, hvis du har spørgsmål. Jeg vil være klar til at give den nødvendige hjælp.
Tak og hav et godt møde.
Med venlig hilsen,
Alice Maxwell
Administrativ assistent for Shawn Williams, Lintel Scraps Limited
3 – Gør det til en påmindelsesmission
Som i eksemplet ovenfor er det indlysende, at bekræftelsen af udnævnelsen grundlæggende er en mission, der skal minde Clinton om hans møde med Shawn Williams. Den er tydeligt skrevet med specifikt tidspunkt, dato og sted. En god måde at bekræfte en aftale via e-mail er at gøre det til en påmindelse.
4 – Vær detaljeret
En anden god måde at bekræfte en aftale på er ved at give detaljerede oplysninger. Clinton har alle de oplysninger, der skal til for at komme til Shawn Williams til tiden. Han kan kontakte Shawn Williams eller den administrative assistent på telefonen, hvis der er problemer med at finde mødestedet.
Se eksempler på e-mails til accept og afvisning af invitationer her.
Sørg for, at du ikke giver din aftalte person en grund til at misse aftalen. Det vil være irriterende at blive informeret efter at have misset aftalen om, at det skyldtes manglende evne til at finde stedet.
5 – Gør den ikke for lang
Hvis du gør din e-mail for lang, vil din modtager miste interessen og følgelig miste budskabet. Hold din modtagers interesse ved at holde den kort og interessant.
Eksempel III: Bekræftelse af aftaler pr. e-mail
Kære fru Roberts,
Jeg er glad for, at du vil være til rådighed for mødet med vores team kl. 9.00 i morgen 21. januar på vores zonekontor.
Du kan kontakte mig på dette mobilnummer, hvis du har spørgsmål eller ændringer i planerne.
Tak og glæder mig til at mødes med dig i morgen.
Herlig hilsen,
Evelyn Coker
Produktionsdirektør, Micara Productions
6 – Kom til sagen
Der er ingen grund til at spilde nogen lejlighed til at gøre det klart for din modtager, at du ønsker at bekræfte en aftale. Kom til sagen med det samme for ikke at få din læser til at scrolle unødigt nedad.
Se eksempler på e-mails til invitationer her.
7 – Følg et professionelt format
En professionel e-mail skal have dato, hilsen, henvisning, brødtekst og konklusion. Giv ikke en junk til dine kunder i navnet for at bekræfte en aftale. Her er et godt eksempel på en professionel e-mail.
Eksempel IV: Bekræftelse af aftaler pr. e-mail
Dato: 23. september 2012.
RE: Bekræftelse af en aftale
Kære hr. Robinson,
Jeg skriver for at bekræfte en aftale med Dem den 24. september 2015 på Learned Hall, vintervej. Jeg sætter oprigtigt pris på et hurtigt svar fra din side.
De bedste ønsker,
Andrew Paul
Direktør, Adrepal Photos
8 – Brug et formelt sprog
Undgå brugen af slangord. Brug et formelt sprog, der er uden grammatiske fejl, som kan svække din modtagers interesse.