Hvad er et regnskabsinformationssystem (AIS)?
Et regnskabsinformationssystem (AIS) omfatter indsamling, lagring og behandling af finansielle og regnskabsmæssige data, der anvendes af interne brugere til at indberette oplysninger til investorer, kreditorer og skattemyndigheder. Det er generelt en computerbaseret metode til at spore regnskabsaktiviteter i forbindelse med informationsteknologiske ressourcer. Et AIS kombinerer traditionel regnskabspraksis, som f.eks. anvendelse af almindeligt anerkendte regnskabsprincipper (GAAP), med moderne informationsteknologiske ressourcer.
Sådan anvendes et regnskabsinformationssystem (AIS)
Et regnskabsinformationssystem indeholder forskellige elementer, der er vigtige i regnskabscyklussen. Selv om de oplysninger, der er indeholdt i et system, varierer fra branche til branche og virksomhedsstørrelse, indeholder et typisk AIS data vedrørende indtægter, udgifter, kundeoplysninger, medarbejderoplysninger og skatteoplysninger. Specifikke data omfatter salgsordrer og analyserapporter, indkøbsrekvisitioner, fakturaer, checkregistre, lagerbeholdninger, lønninger, hovedbog, prøvebalance og oplysninger om regnskaber.
Et regnskabsinformationssystem skal have en databasestruktur til at lagre oplysninger. Denne databasestruktur er typisk programmeret med et forespørgselssprog, der giver mulighed for tabel- og datamanipulation. Et AIS har mange felter til at indtaste data samt til at redigere tidligere lagrede data. Desuden er regnskabsinformationssystemer ofte meget sikrede platforme med forebyggende foranstaltninger mod vira, hackere og andre eksterne kilder, der forsøger at indsamle oplysninger. Cybersikkerhed bliver stadig vigtigere, efterhånden som flere og flere virksomheder lagrer deres data elektronisk.
De forskellige output fra et regnskabsinformationssystem illustrerer alsidigheden af dets muligheder for databehandling. Et AIS producerer rapporter, herunder aldringsrapporter for tilgodehavender baseret på kundeoplysninger, afskrivningsskemaer for anlægsaktiver og prøvesaldi til finansiel rapportering. Kundelister, skatteberegninger og lagerniveauer kan også reproduceres. Korrespondancer, memoer eller præsentationer indgår dog ikke i AIS, da disse elementer ikke er direkte relateret til en virksomheds finansielle rapportering eller bogføring.
Fordele ved regnskabsinformationssystemer
Interdepartemental Interfacing
Et regnskabsinformationssystem stræber efter at skabe grænseflader på tværs af flere afdelinger. I systemet kan salgsafdelingen uploade salgsbudgettet. Disse oplysninger bruges af lagerstyringsteamet til at foretage lageroptællinger og købe materialer. Ved køb af inventar kan systemet underrette kreditorafdelingen om den nye faktura. Et AIS kan også dele oplysninger om en ny ordre, så produktions-, forsendelses- og kundeserviceafdelingerne er opmærksomme på salget.
Interne kontroller
En integreret del af regnskabsinformationssystemer vedrører interne kontroller. Politikker og procedurer kan placeres i systemet for at sikre, at følsomme kunde-, leverandør- og forretningsoplysninger opretholdes i en virksomhed. Ved hjælp af fysiske adgangsgodkendelser, loginkrav, adgangslister, autoriseringer og adskillelse af opgaver kan brugerne begrænses til kun at få adgang til de relevante oplysninger, der er nødvendige for at udføre deres forretningsfunktion.