Projektomkostningsvurdering og budgettering i projektledelse

Projektets omkostninger kan estimeres ud fra forskellige proceskilder (Eksempler nedenfor)

• Skabelse af arbejdsfordelingsstruktur (WBS)
• Udarbejdelse af tidsplan
• Planlægning af menneskelige ressourcer
• Identificering af risici

Indgangsposterne til omkostningsstyring omfatter,

• Projektstyringsplan
• Projektcharter
• Projektets miljøfaktorer
• Organisationelle procesaktiver

Mens output af dette er

• Koststyringsplan.

Skabelse af estimat og omkostningsberegning for projekt er en yderst afgørende del af enhver projektstyring. Forskellige ting tages i betragtning, mens man beregner budgettet for projektet som f.eks. lønomkostninger, nødvendig anskaffelse af udstyr, materialeomkostninger osv.

Hvad er projektomkostningsberegning?

Projektomkostningsberegning er defineret som processen med at tilnærme de samlede udgifter til projektet. Nøjagtigheden af omkostningsoverslaget og budgetteringen i projektledelse afhænger af nøjagtigheden og detaljerne i projektets omfang, som er omfangsbasislinjen. Omfanget definerer også eventuelle begrænsninger som f.eks. dato, ressourcer eller budget. Risikoregistret vil hjælpe med at beregne de anslåede omkostningstyper, de udgifter, der er forbundet med eventualforanstaltninger, og de udgifter, der er forbundet med at imødegå risici.

For at estimere omkostningerne ved projektet skal du kategorisere forskellige omkostningstyper i kategorier som

• Laboromkostninger
• Udgifter til udstyr
• Udgifter til forsyninger
• Rejseomkostninger
• Udgifter til uddannelse
• Overhead-omkostninger osv.

Teknikker, der anvendes til at estimere projektomkostninger

Der er nogle teknikker, der anvendes til at estimere en projektomkostning som f.eks: Ekspertvurdering, trepunktsberegning, reserveanalyse og kvalitetsomkostninger.

Men til at estimere projektomkostninger er der formelt set nogle få hovedmetoder (teknikker), der anvendes som følger:

Analogisk estimering

Denne estimeringsteknik er baseret på ekspertvurderinger og oplysninger baseret på lignende tidligere projekter. Hvor tidligere udførte lignende projektomkostninger betragtes med et plus eller minus på 20 % for det eksisterende projekt.

Parametrisk estimering

Parametrisk estimering

Der anvendes tidligere data eller optegnelser til at estimere omkostningerne for det aktuelle projekt.

Bottom-up estimering

Når man har defineret projektets omfang, er det den mest pålidelige form for teknik. I denne teknik, der er baseret på WBS, estimerer du omkostningerne for hver ressource eller leverance.

Der er ligeledes andre metoder (teknikker), som kan være nyttige til at estimere omkostningerne som PERT-estimering, analyse af leverandørtilbud osv.

Projektbudgetplanlægning

Det vigtigste formål med denne aktivitet er at allokere og godkende de monetære ressourcer, der er nødvendige for at gennemføre projektet. Hovedoutputtet til fastlæggelse af budgettet omfatter basislinje for omkostningspræstationer. Den angiver ikke kun, hvilke omkostninger der vil blive afholdt, men også hvornår omkostningerne vil blive afholdt. Input til fastlæggelse af budgettet omfatter følgende metoder til budgettering af projektledelse:

• Aktivitetsomkostningsestimater
• Basis for estimater
• Opgavebasislinje
• Projekttidsplan
• Ressourcekalendere
• Kontrakter
• Organisatoriske procesaktiver

Den output af denne proces er

• Basislinje for omkostningseffektivitet
• Projektfinansieringsbehov
• Projektdokumentopdateringer

Projektbudgettering udføres parallelt med projektplanlægningsprocessen. Den er i høj grad afhængig af tre komponent –

• Kostestimat
• Taskvarigheder
• Allokerede ressourcer

Under projektbudgettering og omkostningsberegning kommunikerer projektlederen med forskellige personer, der er ansvarlige for at styre arbejdsindsatsen samt estimere projektomkostningerne.

Han vil bruge forskellige projektperspektiver som projektets arbejdsfordelingsstruktur, omkostningsoverslagene, historiske data og optegnelser, ressourceoplysninger og politikker.

Selv uden risikovurdering er budgetteringsprocessen ikke afsluttet. Risikovurderingsprocessen tager hensyn til faktorer som tidsmangel, tilgængelighed af ressourcer, erfaring med udviklingsteamet, den anvendte teknologi osv. Risikovurderingen kan udgøre et beløb på mellem 25 og 30 procent af de samlede projektomkostninger.

Projektets kvalitetsstyringsplan

Kvalitetsstyringsprocesgruppen består af tre processer,

Plan kvalitet

Plan kvalitetsprocessen indebærer identifikation af, hvilke standardkvaliteter der er relevante for projektet, og hvordan de skal opfyldes. Den omfatter også identifikation af kvalitetsmålinger og standardforanstaltninger for projektprocesser, krav til overholdelse af lovgivningen, produktfunktionalitet, dokumentation osv.

Indgangene i plankvalitetsstyringen omfatter

• Projektstyringsplan
• Indehaverregister
• Risikoregister
• Kravdokumentation
• Enterprise miljøfaktorer
• Organisatoriske procesaktiver

Den output for kvalitetsstyring er

• Kvalitetsstyringsplan
• Procesforbedringsplan
• Kvalitetsmålinger
• Kvalitetschecklister
• Projektdokumenter opdateringer

Kvalitetssikring

Denne fase omfatter hovedsageligt to aktiviteter, først analysere projektkvaliteten og forbedre projektkvaliteten. Det er en proces med revision af kvalitetskravene og resultaterne fra kvalitetskontrolmålingerne for at sikre, at kvalitetsstandarden opretholdes i hele processen. Input til dette vil være det samme som output af plan kvalitetsstyring, mens

Output af denne proces vil være

• Forsøg om ændring
• Projektstyringsplan
• Projektdokumenter opdateringer
• Organisationsproces aktiver opdateringer

Kvalitetskontrol

Dette vil blive udført for at kontrollere kvaliteten i hele projektets livscyklus. Det definerer, hvordan kvalitetsstandarden kan overholde de definerede kvalitetsstandarder. Resultatet af kvalitetssikring vil være input til kvalitetskontrol. Mens outputtet vil

• Kvalitetskontrolmålinger
• Validere ændringer
• Verificerede leverancer
• Informationer om arbejdspræstationer
• Oplysningsanmodning om ændringer
• Projekt ledelsesplan
• Projektdokumenter opdateringer
• Organisationelle procesaktiver opdateringer

Projekt Human Resource Management

HR management omfatter processen med at organisere, styring og ledelse af projektteamet. Det består af de personer med tildelte roller og ansvarsområder for at gennemføre projektet. HR-ledelsen vil beskæftige sig med fire processer.

Udvikle personaleplan

Denne fase definerer projektets roller og ansvarsområder, projektets organisationsdiagrammer og personaleledelsesplan

Input til dette vil

• Projektledelsesplan
• Aktivitetsressourcekrav
• Virksomhedernes miljøfaktorer
• Organisationelle procesaktiver

Outputtet for dette vil være

• Plan for forvaltning af menneskelige ressourcer

Indkøb af projektteam

Denne fase bekræfter tilgængeligheden af den menneskelige ressource og indhentning af det team, der er nødvendigt for at gennemføre projektaktiviteterne. Input til dette trin vil være output fra det foregående trin. Mens outputtet for dette trin ville være

• Projektpersonaletildelinger
• Ressourcekalendere
• Projektstyringsplanopdateringer

Udvikle projektteam

I dette trin er fokus på at forbedre teamets effektivitet, teammedlemmernes interaktion og forbedre teamets og projektets samlede præstation. Input til dette trin vil være output fra det foregående trin. Mens outputtet for dette trin ville være

• Vurderinger af teamets præstationer
• Ajourføringer af virksomhedens miljøfaktorer

Ledelse af projektteamet

Denne proces omfatter sporing af teammedlemmernes præstationer, løsning af problemer, feedback og ledelse af et team med henblik på at optimere projektets præstationer. Input til dette trin vil være output fra det foregående trin. Mens outputtet for dette trin ville være

• Forespørgsel om ændringer
• Projektstyringsplanopdateringer
• Projektdokumentopdateringer
• Forsyningsmæssige miljøfaktorer opdateringer
• Organisationelle procesaktiver opdateringer

Projektkommunikationsstyring

Her, Projektkommunikation betyder ikke at interagere verbalt med hinanden, men at overføre projektrelaterede oplysninger effektivt til projektteamet, interessenterne, projektlederne osv. Den bør omfatte risikoaktioner og -vurderinger, projektplaner, mødeledelse og -aktioner, revisioner og gennemgange osv.

Dette segment dækker hovedsageligt fem områder

Kommunikation med interessenter

Det er processen med at udvikle en tilgang til at kommunikere effektivt med interessenter og forstå deres krav. Input til dette ville være

• Projektstyringsplan
• Indehaverregister
• Indehaverregistrering
• Entreprise miljøfaktorer
• Organisationelle procesaktiver

Mens output for dette vil være

• Communication management plan
• Project documents updates

Manage Communications

Det er processen med at lagre, distribution, indsamling og genfinding af projektinformation i overensstemmelse med en kommunikationsplan. Input for denne fase ville være

• Enterprise environmental factors
• Organizational process assets
• Work performance reports
• Communication management plan

Mens output ville være

• Project communications
• Projektstyringsplanopdateringer
• Projektdokumentopdateringer
• Organisationelle procesaktiveropdateringer

Kontrol af kommunikation

Det er processen med at styre og overvåge kommunikation gennem hele projektets livscyklus. Input for denne fase ville være

• Projektstyringsplan
• Projektkommunikation
• Sagslog
• Arbejdspræstationsdata
• Organisationelle procesaktiver

Mens output for denne fase ville være

• Arbejdspræstationsdata
• Organisationelle procesaktiver

Mens output for denne fase ville være

• Arbejds performance information
• Oplysninger om ændringer
• Pådateringer af projektstyringsplan
• Pådateringer af projektdokumenter
• Organisationelle procesopdateringer

Summary

Koststyring er processen med at planlægge og kontrollere projektets omkostninger effektivt. Omkostningsbudgettering i projektledelse hjælper dig med at registrere og spore de udgifter, der er foretaget efter projektet.

For at se, at dit projekt bliver gennemført inden for en given tidslinje og et givet budget, vil vi se, hvilken risikofaktor der skal afbødes i næste tutorial.

Projektomkostningsvurdering og budgettering er defineret som processen med at tilnærme de samlede udgifter til projektet.