Organisationskommunikation: 9 trin til at skabe en succesfuld strategi

Organisationskommunikation er en af de vigtigste forudsætninger for at opbygge en succesfuld virksomhed. Dens indvirkning på medarbejdernes engagement, samarbejde, tillid på arbejdspladsen og medarbejdernes oplevelse gør den til en vigtig del af enhver arbejdspladsstrategi.

📚Download vores e-bog “10 principper for moderne medarbejderkommunikation” og lær hvordan du kommunikerer med den moderne medarbejder i dagens digitale tidsalder.

I denne blog vil vi gennemgå nogle af de vigtigste fordele ved at opbygge en effektiv organisatorisk kommunikation samt de trin, der er nødvendige for at implementere en succesfuld organisatorisk kommunikationsstrategi.

Hvad er organisatorisk kommunikation?

Organisationskommunikation omfatter formel og uformel kommunikation i hele en organisation, herunder kommunikation mellem medarbejdere og kommunikation mellem medarbejdere og leder og medarbejder.

Vi kan opdele organisatorisk kommunikation i 4 hovedtyper:

Formel kommunikation

At være formel, klar og specifik er en god måde at sikre en ordentlig informationsstrøm på arbejdspladsen. Med formel kommunikation er alle informeret om og på linje med virksomhedens mål.

Denne type kommunikation er også nødvendig for at opfylde juridiske krav. For eksempel skal arbejdsordninger samt sikkerhedsregler og retningslinjer kommunikeres til medarbejderne på en formel måde (e-mails, trykte dokumenter).

Informel kommunikation

Som du måske har gættet, er denne type kommunikation det modsatte af formel kommunikation. Den er også kendt som “grapevine-kommunikation”. I det væsentlige omfatter den dialoger, chats, telefonsamtaler samt de “vandkøler-samtaler”, der normalt finder sted i nærheden af kaffemaskinen, og som ikke er baseret på nogen formalia.

En af de største fordele ved uformel kommunikation er, at det er en hurtigere måde at dele information på på arbejdspladsen. Det er også med til at dele og udvikle nye idéer til forbedring af produkter samt interne eller eksterne processer. Du ville blive overrasket over at vide, hvor mange innovationsidéer der startede med en snak ved siden af kaffemaskinen!

Horisontal kommunikation

Denne type organisatorisk kommunikation finder sted blandt hold, grupper eller enkeltpersoner, der befinder sig på samme hierarkiske niveau. Horisontal kommunikation spiller en vigtig rolle for at nedbryde siloer og forbedre samarbejdet på tværs af afdelinger på arbejdspladsen. Den spiller en afgørende rolle for at afstemme teknik-, marketing- og salgsteams og sikre, at alle er på samme side.

Vertikal kommunikation

Den mest almindelige form for kommunikation inden for strukturerede organisationer følger et vertikalt mønster op og nedad. Den omfatter kommunikation mellem virksomhedsledere, teamledere og medarbejdere. Denne form for kommunikation er afgørende på arbejdspladsen. Uden vertikal kommunikation ville det ikke være muligt at dele retningslinjer, feedback eller idéer.

Og uanset hvilken type kommunikation vi taler om, er kommunikation på arbejdspladsen en vigtig ledelseskomponent for enhver organisation.

Nogle af de vigtigste formål med organisatorisk kommunikation er at opdatere medarbejderne om nye politikker, krisekommunikation, sikre sikkerhed i hele organisationen, styre forandringsledelse, digital transformation, fusioner og opkøb samt at give og modtage feedback fra medarbejdere.

📚Læs videre: Forandringsledelse: Definition, bedste praksis & Eksempler

For at få succes bør organisationer have omfattende organisatoriske kommunikationsstrategier, hvor medarbejderne føler sig informeret om de vigtige opdateringer i virksomheden og er engageret i daglige organisatoriske samtaler.

15 mål for effektiv organisatorisk kommunikation

Effektiv organisatorisk kommunikation påvirker organisatorisk succes på mange måder. Nogle af dem omfatter:

1. Skabelse af en positiv medarbejderoplevelse, øget medarbejdermoral, tilfredshed og engagement.
2. Hjælpe medarbejderne med at forstå vilkårene og betingelserne for deres ansættelse og drive deres engagement og loyalitet.
3. Fremme medarbejdernes medbestemmelse, hvilket i høj grad forbedrer medarbejdernes tilfredshed med deres arbejdsgiver.
4. Hjælpe med at mindske risikoen for misforståelser og spredning af misinformation på arbejdspladsen.
5. Forbedre kommunikation og samarbejde på tværs af afdelinger blandt medarbejderne.
6. Hjælpe medarbejderne med at tilpasse sig virksomhedens mission, vision og kerneværdier.
7. At skabe et højere medarbejderengagement ved at holde medarbejderne informeret på alle tidspunkter.
8. Gøre det nemt for medarbejderne at finde vigtige og relevante oplysninger, når de har brug for det.
9. Strømlining af informationsstrømmen i organisationen.
10. Forbedring af medarbejdernes produktivitet ved at eliminere spild af tid, der bruges på informationssøgning og kommunikation om irrelevante emner.
11. Forbedring af processer og procedurer og i sidste ende skabelse af større effektivitet og omkostningsreduktioner.
12. Opbygning af bedre relationer mellem medarbejderne og deres ledere.
13. Forbedring af tilliden på arbejdspladsen.
14. Gør kommunikation sjovere.
15. Forbedring af kommunikationen med medarbejdere uden kabel, fjernbetjente og skrivebordsløse medarbejdere.

Se infografikken nedenfor, hvor vi deler nogle af de vigtigste fordele ved kommunikation på arbejdspladsen 👇

Organisationskommunikation i COVID-19-tider

Organisationskommunikation har spillet en afgørende rolle under coronavirus-pandemien. Mere end nogensinde før havde medarbejderne brug for at blive støttet og hørt under udbruddet. De måtte nemlig pludselig ændre deres arbejdsvaner og tilpasse sig i farten.

Mens nogle af dem var vant til at arbejde hjemmefra før pandemien, var denne arbejdsform helt ny for andre.

📚Læs videre:

Den organisatoriske kommunikation spillede ikke kun en afgørende rolle for at støtte medarbejderne under pandemien, men den spillede også en afgørende rolle for at holde virksomhederne i gang så gnidningsløst som muligt.

Da de fleste aktiviteter blev forstyrret, gjorde IC-eksperterne et fantastisk stykke arbejde med at nytænke deres kommunikationsstrategier, så medarbejderne kunne holde deres moral og produktivitetsniveau højt.

Nøglestatistikker om organisatorisk kommunikation under udbruddet

De følgende statistikker fremhæver vigtigheden af at have en effektiv organisatorisk kommunikationsstrategi på plads i tider hvis krise såsom coronavirus-pandemien:

• Samlet set, 93 % af de ansatte, der blev spurgt af The Institute for Public Relations og Peppercomm, sagde, at deres virksomhed håndterede COVID-19 krisen effektivt (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• 85 % af medarbejderne siger, at de er mest motiverede, når ledelsen tilbyder regelmæssige opdateringer om virksomhedens nyheder (Trade Press Services)
• 81 % af de adspurgte sagde, at kommunikationsfunktionen var MEGET involveret i den interne kommunikation (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• Personlige kontaktpunkter blev foretrukket som de bedste kanaler til at kommunikere til medarbejderne under udbruddet. Direkte kommunikation gennem supervisorer/ledere (61 %) og en-til-en-one checkins (76 %) blev noteret som “meget effektive” kanaler (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• Kun 42 % af medarbejderne er helt enige i, at ledelsen effektivt leder deres organisation gennem krisen (Perceptyx)
• 54 % af HR-lederne angav, at dårlig teknologi og/eller infrastruktur til fjernarbejde er den største hindring for effektivt fjernarbejde i deres organisation (Gartner)
• 15 % af de virksomheder, som Willis Towers Watson har undersøgt, sagde, at pandemien havde en negativ indvirkning på produktiviteten (Corporate Adviser)
• En britisk undersøgelse, der blev gennemført under pandemien, viste, at 73 % af de adspurgte mente, at de var mere effektive, når de arbejdede hjemmefra (Statistica)
• Retur-forberedelserne til at vende tilbage til arbejdet var i de tidlige stadier, idet kun 10 % af lederne inden for kommunikation havde foretaget en “omfattende” planlægning. Specifikke ændringer af det fysiske arbejdsmiljø er medtaget i denne rapport (Peppercomm & The Institute for Public Relations)

📚Læs videre: Den ultimative COVID-19-krisestyringscheckliste for arbejdsgivere

9 trin til at skabe en succesfuld organisatorisk kommunikationsstrategi

Lad os nu gennemgå de 9 afgørende trin til at skabe en succesfuld organisatorisk kommunikationsstrategi i din organisation.

Hvis du har travlt, så se videoen nedenfor 👇

Link din organisatoriske kommunikationsplan til din forretningsstrategi

De fleste HR-folk, interne kommunikationsstrateger og organisatoriske ledere er enige om, at det er afgørende for en effektiv og konsekvent forretningsdrift at forbinde den organisatoriske kommunikation med deres forretningsstrategi.

Men alligevel har mange organisationer stadig ikke en intern kommunikationsplan og -strategi på plads.

For at udvikle en effektiv organisatorisk kommunikationsstrategi bør arbejdsgiverne begynde med at knytte kommunikationen til deres overordnede strategiplan, herunder organisationens mission, vision og virksomhedens kerneværdier.

📚Læs videre: Virksomhedens værdier: Definition, betydning og eksempler

For eksempel kan din virksomhedsstrategi være at forbedre resultaterne ved at øge medarbejderfastholdelse eller medarbejderengagement.

Da medarbejderkommunikation spiller en afgørende rolle her, bør din organisatoriske kommunikationsstrategi være direkte forbundet med din forretningsstrategi.

Forstå din målgruppe/ dine målgrupper

Identificering af din målgruppe er et vigtigt skridt for at sikre effektiviteten af din organisatoriske kommunikationsstrategi.

En af hovedårsagerne til ineffektiv organisatorisk kommunikation er, at arbejdsgivere ikke segmenterer deres målgrupper på baggrund af deres jobroller, afdelinger, lokationer, interesser og præferencer.

Som følge heraf får de fleste medarbejdere den samme type information, selv om denne information måske slet ikke er relevant for dem.

Hvad sker der så?

Meget lavt engagement og forbrugsprocent med dit interne kommunikationsindhold.

Da dette er noget, som alle kommunikatører forsøger at eliminere og undgå, er det et afgørende skridt for udviklingen af en god organisatorisk kommunikationsstrategi at definere og forstå dine interne målgrupper.

Inddrag alle medarbejdere

Organisationskommunikation er den proces, som alle medarbejdere bør inddrages og deltage i.

Den tankegang, hvor kommunikation primært omfatter levering af meddelelser til medarbejderne om forretningsspørgsmål, politikker og procedurer samt opdateringer fra virksomheden, er den forkerte tankegang.

Kommunikation på arbejdspladsen bør aldrig være envejskommunikation. Tovejssamtaler har derimod stor magt til at skabe og støtte en sund arbejdsplads-kultur. At lytte til medarbejdernes problemer, spørgsmål, kommentarer, idéer og bekymringer skaber loyalitet og fremmer medarbejdernes produktivitet.

I sidste ende har alle i organisationen en rolle i opbygningen af en organisatorisk kommunikationsstrategi, der fungerer godt:

1. CEO’er og øverste ledere er i sidste ende ansvarlige for at slå tonen an og etablere en god organisationskultur. Et af de vigtigste ansvarsområder, som disse ledere har, er at sikre effektiv kommunikation i hele virksomheden.
2. De HR-faglige medarbejdere og andre personalestrateger spiller også en afgørende rolle i den organisatoriske kommunikation, især på nutidens arbejdsplads, hvor medarbejdernes forventninger, præferencer og behov har ændret sig betydeligt.
3. Chefer og teamledere er ansvarlige for den daglige kommunikation med deres medarbejdere.
4. Alle medarbejdere har et ansvar for at dele deres stemme, deres bekymringer og problemer, give feedback og samarbejde med deres holdkammerater.

📚Læs videre: 8 Employee Engagement Statistics You Need to Know in 2020

Skab engagerende og relevant indhold

Der er desværre mange medarbejdere, der ikke engagerer sig i deres virksomheds interne indhold. Desuden ignorerer mange medarbejdere de budskaber, der bliver leveret til dem via virksomhedens intranet eller e-mail.

Dette sker for det meste, fordi det indhold, der leveres til dem, ikke er relevant for det, de laver. At sende et massebrev ud til alle medarbejdere i håb om, at de vil læse det, er slet ikke realistisk i dag.

En effektiv organisatorisk kommunikationsstrategi kræver meget mere end det. Da IC-praktikere nu betragtes som vigtige strategiske forretningspartnere, er deres nye rolle at intensivere deres indsats ved at sikre, at det interne indhold rent faktisk bliver konsumeret af medarbejderne.

Men indholds- og målgruppesegmentering, især i store organisationer, er imidlertid umulig uden de rigtige værktøjer til medarbejderkommunikation, der gør det muligt for kommunikatører at skabe og distribuere mere engagerende indhold til medarbejderne.

Distribuer dit indhold gennem de rigtige kanaler

Selv om du har det rigtige indhold klar, og du ved, hvem der skal modtage det, er der endnu en vigtig faktor at overveje: de kommunikationskanaler, du vil bruge til at distribuere dit indhold.

Da antallet af forskellige kommunikationskanaler, som vi bruger på arbejdspladsen, hele tiden stiger, bliver det en stor udfordring for kommunikatører at vælge de rigtige kanaler.

📚Læs videre: Topkommunikationskanaler, der skal overvejes for din virksomhed

Intranet, e-mails, interne sociale medier, private messaging-apps som Slack, dokumentdeling og projektstyringsværktøjer er alle midler til intern kommunikation i organisationer.

Derfor er dette kommunikationsøkosystem blevet meget komplekst og svært at administrere effektivt.

Af denne grund vender mange organisationer sig nu mod moderne medarbejderkommunikationsløsninger, der gør det muligt for dem at forbinde alle deres organisatoriske kommunikationskanaler til et enkelt sted, hvor alle vigtige oplysninger er tilgængelige for alle medarbejdere til enhver tid.

Implementer den rigtige kommunikationsteknologi

Valg af den rigtige medarbejderkommunikationsteknologi kan virkelig bringe din organisatoriske kommunikationsstrategi op på det næste niveau.

Hvis du ved, at engagementet gennem dine nuværende løsninger, som f.eks. intranet, er lavt, er det sandsynligvis et tegn på, at noget skal ændres.

Mange intranet er stadig forældede, og de matcher ikke medarbejdernes præferencer med hensyn til den måde, de kommunikerer på, selv i deres privatliv.

Derfor er implementeringen af mobile-first-løsninger til medarbejderkommunikation ikke længere en mulighed, det er et must-have!

Hvis vi ved, at størstedelen af vores arbejdspladser udgøres af Gen Z- og millennial-arbejdere, ved vi også, hvor meget tid de bruger og kommunikerer via deres smartphones.

Det er derfor garanteret, at skift til mobile første interne kommunikationsløsninger som Smarp vil ændre den måde, som din arbejdsplads kommunikerer på.

Måler resultaterne

Selv om de fleste organisationer er enige om, at det er nødvendigt at måle og kvantificere resultaterne af kommunikationsplaner, er dette mål svært at nå.

Og desuden måler 60 % af IC-praktikerne stadig ikke deres interne kommunikationsindsats.

Sporing og måling af den interne kommunikationsindsats er ekstremt vigtigt for at forstå, hvad der fungerer godt, og hvad der skal forbedres.

Indsamling af disse data kan hjælpe dig med at besvare spørgsmål som:

• Hvor engagerede er dine medarbejdere i dit interne indhold?
• Hvordan reagerer de på dine budskaber?
• Hvilke kommunikationskanaler er de bedste til at levere information?
• Hvilken type indhold engagerer medarbejderne sig mest i?
• Hvilke medarbejdere engagerer sig mest (likes, delinger, kommentarer)?

Brug dine data til at forbedre din organisatoriske kommunikationsstrategi

Når du har indsamlet og analyseret data, er det lettere at foretage forbedringer og træffe bedre beslutninger i fremtiden.

Hvis du f.eks. opdager, at dine medarbejdere engagerer sig mest i videoindhold, er det et tegn på, at du skal producere mere af dette indhold.

Og desuden er video virkelig den type indhold, som de yngre generationer elsker at forbruge på grund af dets enkelhed og sjov.

En anden god måde at udnytte data på er at forstå, hvem dine interne influencers er, så du kan belønne dem og gøre dem til ambassadører for dit brand.

📚Læs videre: Top 5 kommunikationsfærdigheder og hvordan du forbedrer dem

Med Smarp har virksomheder over hele verden formået at transformere deres organisatoriske kommunikationsindsats ved hjælp af data, der er tilgængelige via vores løsning til medarbejderkommunikation.

Se din arbejdsplads forvandle sig

Dette er det bedste skridt i din nyligt implementerede organisatoriske kommunikationsstrategi!

Hvis du kan gennemføre alle ovenstående trin med succes, vil hele din arbejdsplads kultur forvandles. Dine medarbejdere vil være meget mere tilfredse med deres job og virksomheden som helhed, hvilket vil resultere i et højere medarbejderengagement og produktivitetsniveau.

Selv om denne proces måske ikke virker let at gennemføre, vil det hårde arbejde betale sig, og dit afkast af investeringen vil være indlysende.

Kostprisen for dårlig organisatorisk kommunikation

Som det fremgår tidligere i dette blogindlæg, er organisatorisk kommunikation et emne, som virksomheder bør koncentrere sig mere om. Ifølge forskning fra Society for Human Resource Management (SHRM) mister mange virksomheder imidlertid penge på grund af dårlig kommunikation.

En undersøgelse af 400 virksomheder med 100.000 ansatte nævner et gennemsnitligt tab pr. virksomhed på 62,4 millioner dollars om året på grund af utilstrækkelig kommunikation til og mellem medarbejdere.

Dertil kommer, at dårlig kommunikation kostede mindre virksomheder med 100 ansatte i gennemsnit 420.000 dollars om året.

Men desuden kan ineffektiv kommunikation øge misforståelser, skade relationer, bryde tilliden, sænke medarbejdernes produktivitet og øge frustrationen på arbejdspladsen.

Styrk din organisatoriske kommunikationsstrategi med Smarp

Smarp er en mobilførste medarbejderkommunikationsplatform, der er designet til at hjælpe organisationer med at forbedre kommunikationen på arbejdspladsen og skabe bedre kontakt med deres medarbejdere, uanset hvor de befinder sig.

Da medarbejderne bruger alt for meget tid på at søge efter relevante oplysninger, har arbejdsgiverne brug for at gøre denne proces mere strømlinet og effektiv.

Med intern kommunikationsteknologi som Smarp kan arbejdsgivere nu levere personligt tilpasset indhold til deres medarbejdere, kommunikere på en mere autentisk måde og forbedre relationerne mellem medarbejderne.

Hvad er det næste? Download e-bogen “10 Principles of Modern Employee Communications”, hvor vi deler tips & bedste praksis for vellykket kommunikation med dine medarbejdere i dagens digitale tidsalder.