Tænker du på at åbne et advokatkontor? Følgende er en simpel, grundlæggende tjekliste til at få dit kontor op at køre, men tjeklisten vil faktisk variere afhængigt af dine individuelle behov, den type jura, du vil praktisere, personalebehov og forskellige andre faktorer.
Nævn dit firma
På nogle måder er dette en af de vigtigste beslutninger, der skal træffes, da dit firma vil blive identificeret og husket med det navn, du vælger. Traditionelt set var navnene på de advokater, der var involveret i opstarten af et firma, en sikker vej til at gå. Nogle føler dog måske, at denne navngivningskonvention ikke vil være tilstrækkelig til at adskille deres firma fra andre og gøre det attraktivt for potentielle klienter, og vælger i stedet et navn, der er relateret til deres praksisområde. Glem ikke at tage samme hensyn ved valget af domænenavn til dit firmas websted.
Lokalisering, beliggenhed, beliggenhed, beliggenhed!
Og selv om beliggenhedens betydning for en lille virksomhed til en vis grad er mindsket i forbindelse med et advokatfirma, er det stadig en vigtig overvejelse. Nogle advokater, især når de er i gang, kan beslutte at arbejde hjemmefra af hensyn til finansieringen. På den anden side er det normalt ikke en bæredygtig løsning på lang sigt at mødes med klienter og drive en praksis hjemmefra, så det kan betale sig at vælge et kontor fra starten. Desuden kan deling af lokaler på et kontor mindske de økonomiske konsekvenser for en advokat eller et firma, der lige er begyndt. Virtuelle advokatkontorer er imidlertid ved at blive et godt valg for soloadvokater.
Godkendelser, licenser og identifikationsnumre.
Din praksis vil næsten helt sikkert have brug for et føderalt arbejdsgiver-id-nummer (EIN), og der kan være yderligere statslige eller lokale licenskrav, der varierer fra sted til sted.
Bureauudstyr
Du får brug for møbler og elektronik:
- Telefonsystem og nødvendig service;
- Computere, software, printere, scanner
- Fotokopimaskine
- Faxmaskine (hvis du tror, du får brug for en)
Personale
Sikkert, hvis du er en rigtig praktisk anlagt advokat, kan du selv klare de daglige opgaver i forbindelse med at drive en solopraksis og virkelig reducere omkostningerne. Men lyder det virkelig som en god udnyttelse af din tid at bruge halvdelen af din dag på at arkivere, betale regninger og betjene telefonerne? Når først en praksis er kommet i gang, vil den slags administrative opgaver og kontoropgaver blive meget tidskrævende, og du vil sandsynligvis have hjælp til at klare dem.
Bibliotek
En advokat har brug for et ordentligt bibliotek for at fungere ordentligt, men et ordentligt bibliotek er ikke kun dyrt, men er en løbende udgift på grund af lovens udvikling. De fleste praksisvejledninger og naturligvis al retspraksis ajourføres løbende, og det er en dyr affære at have et ajourført bibliotek. Hvis man vælger en beliggenhed i nærheden af et tilgængeligt juridisk bibliotek, kan man dog fjerne denne udgift, og man kan også overveje at benytte sig af online ressourcer.
Design og opsætning af alle nødvendige kontorsystemer
Den daglige drift af et firma kræver, at der etableres forskellige metoder. Følgende er nogle af de vigtigste systemer:
- Systemer til registrering af sager og kalendere – Et firma skal absolut have et system, elektronisk eller på anden måde, til registrering af sager og kalendere. En advokat bør på forhånd vide, at han eller hun slet ikke vil kunne stole på hukommelsen i forbindelse med sit arbejde.
- Regnskab – Der findes mange softwaremuligheder til regnskabsformål, og det er naturligvis altid en god idé at ansætte en revisor eller blive venner med en.
- Tidsregistrering og fakturering – At holde klienterne tilfredse og tjene penge går hånd i hånd via etablering af et godt tidsregistrerings- og faktureringssystem. Hvis klienterne faktureres regelmæssigt og rettidigt for det arbejde, der udføres, kan en af advokaternes almindelige hovedpine – den vrede klient, der ringer om fakturering – oftere undgås.
- Arkivering – Det er vigtigt for en advokat at have let adgang til filer og finde dokumenter med kort varsel, og det er afgørende at etablere et pålideligt arkiveringssystem. Selv om der findes utallige metoder, er det af største vigtighed for den organiserede advokat at vælge en metode og konsekvent bruge den.
- Konflikter – Det er vigtigt for advokaten at etablere et system til at kontrollere konflikter. For en solo, der lige er kommet ud af jurastudiet, er dette normalt mindre af et problem, men det er godt at etablere systemet tidligt.
Forsyninger
Et advokatkontor kræver typisk alt det sædvanlige kontorudstyr, herunder papir, kuverter, en stor forsyning af klistermærker, kuglepenne, blyanter, blyanter, hæftemaskiner, 2- og 3-hullers, et kron datostempel, sagsmapper, elastikker, tape, ringbind, hæfteklammerfjerner, papirclips, farvede klistermærker og meget mere. Det kan være bedst at besøge den nærmeste kontorforsyningsbutik og bare rydde op i de relevante gange.
Andre vigtige overvejelser
Her er et par vigtige punkter at overveje, når du åbner et advokatfirma.
- Opnå de nødvendige konti til dit kontor som f.eks. en trustkonto, og udarbejd et budget for firmaet.
- Obne nødvendige forsikringer som f.eks. en forsikring mod fejl og forsømmelser. Det er afgørende at opnå og opretholde professionel ansvarsforsikring og yderligere gældende forsikringer.
- Det er vigtigt at fastlægge, hvilken type markedsføring og reklame du vil bruge. Da et advokatfirma er en virksomhed i enhver forstand, bør markedsføring og reklame være vigtige overvejelser. Online-reklamer, nyhedsbreve, brochurer, skiltning og visitkort er forskellige muligheder, der bør overvejes.
Bottom line
Det kan være udfordrende, men også yderst givende at åbne et advokatfirma. For yderligere oplysninger kan du besøge afsnittene Malpractice Insurance og Law Marketing i FindLaw’s Law Practice Management Center.