Hvordan man starter en klub – 12 nemme trin til at organisere en social klub

Klubber er en fantastisk måde at komme i kontakt med folk fra forskellige samfundslag på og komme på sporet af rentable forretningsmuligheder. Der findes forskellige typer klubber – social klub, sportsklub, studenterklub, serviceklub, fritidsklub og så videre. Alle har forskellige funktioner, men de er etableret på et meget fælles grundlag – at bringe personer med fælles interesser sammen. Hvis du har drømt om at starte din egen klub, uanset hvilken klub det drejer sig om, kan du gøre det ved at følge de trin i processen, som vi har nævnt. Det eneste, du skal gøre, er at identificere den type klub, du vil starte, og fokusere på at nå umiddelbare og langsigtede mål.

Strin 1: Find formålet med din klub

Du skal identificere målsætningerne for at danne en klub. Du er nødt til at definere dem for at forstå formålet med at oprette den. Start med at tænke over, hvilken slags klub du ønsker at starte, og hvad du ønsker at opnå med den. Hvis du f.eks. ønsker at starte en klub for karnatisk musik, vil du gerne tale med folk med interesse for musik. Du har brug for folk med samme interesse for at iværksætte aktioner, bygge ting, skabe opmærksomhed, afholde shows og arrangementer, udforme projekter og hjælpe hinanden med at udvikle sig og finde en karriere.

De fleste klubber er hobbyklubber, f.eks. musikklubber, skakklubber, haveklubber, videnskabsklubber eller keramikklubber. Du kan dog også danne en trosbaseret klub, en social klub, der skaber opmærksomhed om en sag, professionelle klubber som f.eks. en kokkeklub, en lægeklub osv. eller en klub, der er dedikeret til frivilligt arbejde.Ideerne til at åbne en klub er mange. Du skal finde din og holde dig til den for at følge de næste trin.

Strin 2: Vælg stedet

Klubber drives udelukkende på møder, men naturligvis. Så du skal bruge et godt sted til at holde møderne. Stedet skal være tilgængeligt nok og stort nok til at alle kan være med. En klub har normalt månedlige eller 14-dages møder, og hvis der er et arrangement foran, så er der næsten alle alternative datoer. Du kan udpege ét sted til dine møder, så du slipper for at finde et nyt sted hver gang.

Du kan indlede mødet i dit hjem, på en café eller restaurant, i skolen eller et andet sted, der passer dig. Undgå dog at møde fremmede i hjemmet første gang. Når din klub er etableret, bør du fastsætte et sted, hvor du kan holde disse møder ofte, eller hvert klubmedlem bør på skift være vært for mødet efter planen.

Stræk 3: Vælg dato og tidspunkt for det første møde

Det næste skridt er, at du skal beslutte, hvornår du ønsker at være vært for mødet. Du bør vælge en dato, hvor alle klubbens medlemmer er til rådighed. Lørdage og fredag aftener er altid et populært valg. Når der er rekrutteret flere medlemmer, kan du forberede en roaster under hensyntagen til alles tilgængelighed. For arbejdende mennesker er aftener det bedste tidspunkt for møder, og for hjemmegående er tetid ideelt. Sørg for at fastsætte mødets varighed, f.eks. en time eller to timer. Det bør ikke krydse mere end dette.

Strin 4: Skaf klubmedlemmer

Nu er det tid til at rekruttere medlemmer til din klub. Din nærmeste omgangskreds bør være det bedste sted at begynde at rekruttere. Familiemedlemmer, venner, venners venner, klassekammerater, kolleger og naboer er en del af denne kreds. Find ud af fra hver enkelt af dem, om de ville være interesserede. Du kan bede dem om at henvise flere personer.

Afhængigt af denne sociale kreds kan du indrykke annoncer på Facebook, LinkedIn, Twitter og andre klassificerede websteder, f.eks. Craigslist. Ting, du bør medtage i din annonce, er:

• Klubbens navn
• Formål med klubben
• Dato, tid og sted
• Dine kontaktoplysninger

Du kan udskrive flyers og sætte dem op på opslagstavler, på skolecampusser, i caféer, i fitnesscentre, i andre klubber osv. Din skræddersyede indsats bør korrelere med målgruppen af medlemmer. Hvis det f.eks. er en trosbaseret klub, bør du sætte flyerne op på kirkens opslagstavle, eller hvis det er en madbaseret klub, kan du sætte dem op på forskellige restauranters opslagstavle, kokkeskoler osv.

Stræk 5: Vær vært for dit første møde

På dit første møde bør du lære medlemmerne og deres synspunkter og forhåbninger for klubben at kende. Sørg for at invitere alle medlemmer og minde dem om mødet en dag før med tid, sted og varighed. Du kan også dele dagsordenen med medlemmerne. Det er bedre at udpege en tillidsmand, som kan hjælpe dig med at få det hele samlet og ordnet.

Forbered et par lege eller nogle isbryderaktiviteter, så medlemmerne bliver tabt og føler sig trygge i hinandens nærvær. Gem noget god tid til at drøfte klubbens fremtid, de enkelte medlemmers håb om klubben, deres ideer til markedsføring, aktiviteter, fundraising og arrangementer. I bør alle sammen udforme klubbens vision og mission på jeres første møde.

Sørg for at opfordre hvert enkelt medlem til at skrive deres ideer for klubben ned og læse dem højt for alle. Eller du kan samle deres idéer og tanker på separate stykker papir og læse dem selv højt, så medlemmerne forbliver anonyme.

Stræk 6: Planlæg dine møder

Find sammen med de andre medlemmer ud af, hvor ofte I vil mødes for at drøfte det fremtidige kursus. Tjek hvert enkelt medlems tilgængelighed.I kan planlægge møderne en gang om måneden eller hver anden uge og mødes efter arbejdstid eller når flertallet af jer er enige om det. Ikke alle medlemmer vil være i stand til at deltage i disse møder. Det er ikke meningen, at I skal fastsætte en dato og et tidspunkt, hvor alle er tilgængelige. Det ville være en lang og besværlig proces. Så hvis 80 % eller flere medlemmer er til rådighed på den planlagte dato, så gør det.

Det vigtigste er, at du på dit første møde får fat i alle medlemmernes kontaktnumre, herunder deres foretrukne kommunikationsform og alternative kontaktoplysninger. Du kan med fordel starte en gruppe på sociale medier for at holde dem alle sammen med de seneste nyheder, opdateringer osv. Sørg for at inddrage alle medlemmer af klubben. Hvis folk ikke er tilgængelige på sociale medier, kan du oprette en WhatsApp-gruppe eller noget lignende.

Strin 7: Find ud af klubbens regler og bestemmelser

Hvis din klub er dannet via en skole eller et universitet, en kirke eller et tempel eller af en organisation, så find ud af deres regler og bestemmelser for at drive en klub. For at få klare og præcise oplysninger kan du tale med den administrative leder af organisationen. Hver organisationsetableret klub vil have et andet sæt regler og retningslinjer. For eksempel kan en klub, der drives af en skole, kræve, at du har en studievejleder i klubben, eller en trosbaseret klub kan kræve, at du har en præst som en af de vigtigste beslutningstagere.

Stræk 8: Bestem de ledende medarbejderes og officerers roller

Hvis din klub er oprettet for at opfylde et specifikt formål, er fokuseret på at gennemføre handlinger eller er dannet for en social sag, vil det være godt, hvis du bakkes op af et solidt team af ledende medarbejdere, som vil være ansvarlige for planlægning, markedsføring og kommunikation. En målorienteret klub har typisk følgende bestyrelsesmedlemmer: Formand, næstformand, kasserer, sekretær og PR. Hvis du har etableret klubben, kan du indtage posten som præsident, dvs. den leder, der styrer klubben og håndhæver regler og bestemmelser.

Personerne, der er udpeget med ovenstående vigtige roller, skal have god kommunikation og koordinering inden for hinanden. Desuden kan du udpege en betroet person til rollen som kasserer, for han skal tage sig af økonomien, holde styr på bidrag og betalinger og registrere indtægter og udgifter.

Stræk 9: Fastlæg sekundære opgaver

Når du har rekrutteret klubbens øverste myndigheder og fastlagt deres opgaver, skal du stemme om sekundære ledere og skrive deres opgaver ned. Hvis din klub er af mindre størrelse med ikke mere end 50 medlemmer, kan du springe dette trin over. En stor klub kan have brug for yderligere ledere for at klubben kan fungere korrekt. Du kan vælge en anden fremgangsmåde til at vælge disse embedsmænd. I stedet for at rekruttere kan du f.eks. beskrive de enkelte funktionærers roller for dine klubmedlemmer og bede dem om at afgive stemme til hver enkelt rolle.

Afhængigt af klubbens størrelse skal du måske stemme til en historiker, en eventmanager og et reklamehold. Mens du ved, hvad en eventmanager og et reklamehold laver, er en historiker normalt ansvarlig for at føre optegnelser over de begivenheder, aktiviteter eller milepæle, som klubben har opnået.

Strin 10: Arbejde med klubbens regler og procedurer

Kommunikation, beslutningstagning, katastrofehåndtering, problemløsning og andre procedurer skal defineres og videregives til alle klubbens medlemmer. Reglerne kan også omfatte, hvor længe et medlem skal tale, hvem der får den første chance, hvor meget hver enkelt skal bidrage, og hvordan afstemningerne skal foregå. Selv om en uformel klub ikke har mandat til at udforme procedurerne, er det altid en god idé at udforme nogle få for at opretholde klubbens decorum.

Strin 11: Planlæg budgettet og bestem medlemsgebyret

Din klubs type og de mål, du håber at nå, vil bestemme budgettet. Finansiering kræver for det meste at informere sociale klubber, hvor medlemmerne går med for at skabe opmærksomhed gennem arrangementer og programmer. De fleste klubber drives af medlemsgebyr, der betales månedligt eller årligt. For at få yderligere midler kan du være vært for fundraising-arrangementer, bede om donationer fra dit lokalsamfund eller finde sponsorer til at støtte sagen.

Sørg for at have planlagt dit budget rigtigt, før du begynder at realisere dine mål.

Strin 12: Kør klubben effektivt

For at drive en klub effektivt og sikre, at den forbliver intakt i flere år, skal du fokusere på et par ting, nemlig møder, kommunikation og udvidelse.

Mødes ofte

Hvis du kun afholder hyppige møder, vil medlemmerne så blive mindet om klubbens eksistens? Klubben skal være aktiv og livlig. Hvert møde bør påbegyndes med et formål og have en masse sjove og underholdende elementer. Sørg for, at I afholder møder regelmæssigt efter planen. Det kan være en gang om måneden, en gang om ugen eller en gang hver fjortende dag. Lav en klar dagsorden, og sørg for at involvere klubbens ledere i at deltage i udformningen af en sådan.

Giv alle medlemmer lige muligheder for at sige deres mening og handle. For at få alle til at føle sig involveret og bidrage på lige fod, kan du uddelegere specifikke opgaver til hvert medlem. For at øge underholdningskvotienten bør du arrangere spil og skuespil. Du kan også uddele præmier til spil.

Kommunikér og hold kontakten

Du skal få hvert enkelt klubmedlem til at føle sig inkluderet og informeret. Sørg for at sende information om kommende arrangementer eller oversigt over det næste møde ud til hver enkelt. Du bør gøre en dyd ud af at sende en synopsis om det gennemførte møde til de klubmedlemmer, der ikke kunne være til stede. Hvis et klubmedlem bliver hædret eller har nået et mål i sin karriere, skal du opdatere om det på dit klubforum eller på den sociale medieside. Du kan også udgive et ugentligt eller månedligt nyhedsbrev om klubbens aktiviteter og udviklinger. Opmuntre til telefonsamtaler og kvartalsvise ture, vandreture, frokostsammenkomster med familien eller andre venskabelige aktiviteter for at holde klubben samlet.

Skab nye rekrutter

Det betyder ikke, at du skal holde op med at invitere eller rekruttere flere mennesker, bare fordi din klub har 50 medlemmer nu. Enkeltpersoner forlader klubben af uventede og usikre årsager. Så du skal sørge for at skaffe mindst et eller to medlemmer om måneden.

Bede dine klubmedlemmer om at tale med deres venner, familie, klassekammerater, kollegaer og slægtninge. Fortsæt med at reklamere på sociale medieplatforme og gennem flyers i dit lokalsamfund. Jo flere mennesker, jo bedre vil målresultaterne være. Dette gælder især i forbindelse med sociale sager og begivenheder.