Hvad er nedadrettet kommunikation? Problemer? Hvordan bruger man den?

Efter 15 år som leder og kommunikator finder jeg mig selv mere og mere fascineret af kommunikation. Denne artikel beskriver begrebet nedadgående kommunikation samt nogle af mine erfaringer fra det i forretningsverdenen.

I de fleste større organisationer flyder den nedadgående kommunikation fra toppen af organisationen til bunden af organisationen. Typen af information varierer, det kan være ordrer, instruktioner, direktiver, information, anmodninger, politikker og mange andre ting. Normalt foregår dette gennem det organisatoriske hierarki eller kommandokæden, men i denne digitale tid er det ikke usædvanligt, at den nedadgående kommunikation springer et eller flere lag i hierarkiet over. Hvordan kommunikationen foregår, afhænger naturligvis ofte af, hvilken type information der er tale om.

Definition af nedadgående kommunikation

I henhold til Oxfordreference.com kan nedadgående kommunikation defineres som “Message sending, and information flow, within organizationalhierarchies from superiors to subordinates, often taking highly directive formsessch such as instructions and orders. En sådan kommunikation forstærker organisationers hierarkiske karakter. Det er karakteristisk for en organisatorisk struktur, der betegnes som ‘mekanistisk’, hvor rollerne er klart definerede.”

Jeg tror, at de fleste organisationer har en form for hierarki, uden at det nødvendigvis behøver at blive betegnet som “mekanistisk”, men det er en anden historie. Jeg vil snarere sige, at nedadgående kommunikation er et kendetegn ved den bureaukratiske ledelsesstil.

Hvad er nedadgående kommunikation?
Nedadgående kommunikation er at sende information nedad gennem et organisatorisk hierarki fra lederne til tilhængerne. Den er karakteristisk for organisationer, hvor hierarkier følges nøje, og ofte også for opadgående kommunikation. Det kan ofte føre til informationstab, da hvert lag sender budskabet videre, men det er ofte en nødvendighed i store organisationer.

Som topleder skal du være velbevandret i at tale i offentligheden. Hvis du ønsker at forbedre dine evner til at tale offentligt, kan du overveje at tage onlinekurset Dynamic Public Speaking via Coursera, der udbydes af University of Washington. Tjek også vores artikel om, hvordan du forbedrer din kommunikation, hvis du er interesseret: 17 måder at forbedre din kommunikation.

Hvordan fungerer nedadgående kommunikation?

Den nedadgående kommunikation kan bestå en lang på mange måder ofcourse, især i disse dage. Det kan være mundtlig kommunikation, e-mails, præsentationer, videoer eller en anden form.

Når en organisation vokser, vil det i sidste ende være umuligt for den øverste leder at kommunikere på en god, effektiv og hyppig måde med hele organisationen. Forestil dig en virksomhed med 200 ansatte fordelt på tre forskellige steder – i en sådan situation kan og skal den administrerende direktør ikke kommunikere individuelt med hver enkelt af de ansatte. I stedet anvendes normalt organisationsstrukturen.

Forestil dig, at denne virksomhed med to hundrede ansatte er opdelt i følgende afdelinger: For at sende en meddelelse til alle i virksomheden kunne den administrerende direktør benytte sig af traditionel nedadgående kommunikation og informere lederne af disse afdelinger.Disse afdelingsledere ville derefter kommunikere dette til deres direkte underordnede ledere på mellemniveau, som i sidste ende vil informere de medarbejdere, der er længst nede i det organisatoriske hierarki. Så enkelt er det egentlig.

Hvad er problemerne med nedadgående kommunikation?

Der er flere problemer med nedadgående kommunikation, og jeg har personligt oplevet mange af dem.

• Informationstab og ændret indhold: Dette er lige som den gamle børneleg. Hvis den administrerende direktør i vores eksempel informerer afdelingslederne, vil de til gengæld tilpasse budskabet en smule enten frivilligt eller ufrivilligt, når de videregiver det til deres mellemledere. Når budskabet når frem til den medarbejder, der er længst nede, kan der mangle nogle oplysninger eller endda være blevet ændret undervejs.
• Mangel på feedback: Som leder er det vigtigt at forstå, hvordan oplysningerne blev modtaget, hvordan de blev modtaget, hvordan der blev reageret på dem, hvilken feedback de fik, om de var villige til at gennemføre eventuelle instruktioner osv. Dette går i høj grad tabt i den nedadgående kommunikation. De forskellige ledelseslag kan naturligvis give feedback på disse oplysninger opad, men det vil aldrig være det samme som for den øverste leder selv at forstå, hvordan oplysningerne blev modtaget.
• Forlængelse af tidslinjen for kommunikation: De skridt, der er beskrevet ovenfor, tager tid. Nogle gange endda lang tid. Forestil dig, at den administrerende direktør kommunikerer på et møde i et ledelsesteam. Det næste niveau får måske informationen ugen efter. De kan til gengæld vente på forskellige allerede aftalte afdelingsmøder, og før man ved af det, vil der gå flere uger, før meddelelsen er nået ud til alle
• Ukendt virkning: Det er bogstaveligt talt umuligt for den øverste leder at vurdere, om de lavere lag har valgt at ignorere informationen eller acceptere en udvandet eller ændret version af budskabet. Lederen kan ikke antage, hvornår eller om alle virkelig er blevet nået af informationen.

Hvordan undgår man ulemperne ved nedadgående kommunikation?

Så, hvordan kan man som kommunikator og som leder være i stand til at afbøde nogle af disse ulemper? Der er et par tips i denne artikel, men jeg vil på det kraftigste anbefale, at du også læser vores artikel om 17 tips til bedre kommunikation. Ved at informere andre chefer og ledere om, at feedback på modtagelse af information er afgørende, kan du få en bedre forståelse af informationens effekt. Desuden kan du informere gennem flere forskellige kanaler, såsom breve, e-mails, plakater på væggen osv. og frem for alt kan du sikre gentagelse af budskabet. Om dette kan lade sig gøre eller er nødvendigt, afhænger naturligvis ofte af, hvad der skal kommunikeres. Hvis informationen virkelig er vigtig, kan man overveje en slags undersøgelse til sidst for at kunne måle, hvor “klæbrig” informationen og kommunikationsmetoden var.

I mit tilfælde forsøger jeg altid at koble vigtige nedadrettede meddelelser med personlig kommunikation på rådhusmøder, online-møder eller e-mail. Jeg gør dette oven i den normale informationsstrøm af typen “kommandokæde”, som er klassisk nedadgående kommunikation. Hvis dette gøres, er der ikke længere tale om traditionel nedadgående kommunikation, da der anvendes flere kanaler og metoder.

Dertil kommer, at hvis man som topleder udelukkende baserer sit kommunikationsflow på nedadgående kommunikation gennem flere lag, vil der være andre ulemper. Folk vil til sidst begynde at undre sig over, hvor du er, de vil føle sig uvæsentlige osv. Du vil også blive afskåret fra meget vigtig feedback gennem lagene, så sørg for at overveje personlig involvering, når tiden er inde, og vigtigheden er høj nok.

Downward communication – bad example

Jeg har set tilfælde, hvor ulemperne ved downwardcommunication er gået helt over gevind. Jeg har også oplevet mildere og desværre ret normale problemer med nedadgående kommunikation med informationsmangler, misforståelser i forbindelse med buy-in og forskelle i forventninger til udførelsen. Lad mig beskrive et scenarie, hvor tingene er gået rigtig galt.

Hyggelige bivirkninger i dette tilfælde af nedadgående kommunikation

Dette eksempel er baseret på virkelige begivenheder, men der er tilføjet lidt smag for at give et eksempel, hvor tingene virkelig går galt.
En organisation, som jeg var i kontakt med, foretog flere store ændringer, der blev iværksat fra det øverste niveau i virksomheden for flere år siden. Dette blev meddelt på en meget gammeldags nedadgående og meget direktiverende måde at kommunikere på, i det væsentlige en tilgang af typen “min vej eller vejen”. Det andet ledelseslag fik simpelthen at vide, at det bliver sådan her, og hvis I ikke kan lide det, ser vi frem til at se jeres afsked så hurtigt som muligt.

Hvad førte denne ufordelagtige kommunikation nedad til?

Da en dialog tydeligvis var udelukket, gjorde det andet ledelseslag præcis, hvad de fik besked på, hverken mere eller mindre. Desuden var der for nogle af de krævede ændringer ikke fastsat en bestemt tidsfrist, så den lokale ledelse besluttede at gennemføre dem på et senere tidspunkt. Faktisk på et meget, meget senere tidspunkt.
Dette gik så galt, at i hvert efterfølgende kommunikationslag blev yderligere vantro og en dagsorden for modstand yderligere cementeret af den kommunikerende leder på det pågældende niveau. Efter et stykke tid var der blevet skabt en stor kløft. Da information begyndte at komme fra topniveauet til et bredt publikum, herunder de nederste niveauer i hierarkiet, var der en betydelig kløft i motivation, instruktion og information i forhold til det, som alles direkte leder havde fortalt dem.
Ud over ikke rigtig at kunne gennemføre var slutresultatet i denne situation, at ledelsen på topniveau var helt overbevist om, at gennemførelsen var i gang, selv om den i virkeligheden knap nok var begyndt på de fleste af handlingspunkterne. Det tog mange måneder at indse og forstå denne mangel på viden, og det tog endnu længere tid at begynde at afhjælpe problemet og komme videre. Omkring et år senere blev de fleste ændringer faktisk rullet tilbage, og tro det eller ej – roll back-handlingerne blev udført utroligt hurtigt og beslutningsdygtigt.

I dette tilfælde var kommunikationen et problem ud af mange. De ændringer, der blev beordret, og den metode, der blev anvendt, var meget ubehagelige for et stort flertal i denne organisation. Den strenge nedadgående kommunikation gjorde det desværre umuligt at forstå og afhjælpe denne store forskel mellem holdningerne hos topledelsen og det meste af organisationen.

Har du eksempler på, hvordan nedadgående kommunikation fungerer? Nogle historier om, hvornår det har fungeret godt eller dårligt for jer? Del gerne i kommentarfeltet.

Hvis du er interesseret i, hvordan du kommunikerer som leder, kan du tjekke dette blogindlæg om Leadership Posture eller 17 tips til at forbedre din kommunikation. Hvis du er specielt interesseret i at tale offentligt, kan du overveje at tage onlinekurset Dynamic Public Speaking via Coursera, der udbydes af University of Washington.