Hvad er et timesheet?

Et timesheet er et fysisk eller virtuelt værktøj, der giver dig mulighed for at registrere og holde styr på din arbejdstid. Det betyder, at du som arbejdsgiver kan se præcis, hvor mange timer hver enkelt medarbejder har arbejdet.

Timesheets var tidligere kendt som tidsbøger. De blev første gang brugt i det 19. århundrede i form af et papirark, hvor opgaver, arbejdsdage og arbejdstimer var skrevet på. Medarbejderne stemplede dem gennem stempelurmaskiner, hver gang de ankom eller forlod arbejdet. De var afgørende for fastsættelsen af en arbejdstagers løn.

Hvordan en tidsbog så ud, Metcalfe’s “Systems of cost accounting”, 1885.

Hvad er formålet med en tidsbog?

I et arbejdsmiljø er deres primære anvendelse til lønregistrering, personalestyring og regnskab. Timesheets fungerer som en database, der indeholder alle de nødvendige tidsangivelser, så arbejdsgiverne kan betale arbejdstagerne retfærdigt. De udgør også beviset på dit arbejde, hvis du ikke har en anden lignende løsning på plads endnu.

Du kan også bruge timesheets i projektledelse. Hvis du ved, hvor meget tid dit team bruger på opgaver, kan du få hjælp til at opdage problemer med tidsstyring og forbedre din måde at arbejde på.

Parret med andre metoder og værktøjer øger timesheets gennemsigtigheden. Flere mennesker vil kunne se, hvor længe du har arbejdet, hvor mange pauser du har holdt, og hvornår du har taget en fridag. I tilfælde af virtuelle timesheets, som f.eks. projektstyringsværktøjer eller time tracking software, kan projektledere se, hvad de andre har arbejdet på, og hvor længe.

Gennem at tælle de nøjagtige timer, der er brugt på opgaverne, kan du også beregne projektets omkostninger, dine medarbejderes engagement og hvor mange ressourcer, du har brug for.

Onlineværktøjer kan give dig mulighed for at tilføje tid i henhold til et specifikt projekt eller en specifik opgave:

Tilføj tid i bulk i Paymo

Medarbejderne kan endda bruge dem til at forbedre deres produktivitet. De vil kunne se præcis, hvor mange timer de har brugt på en opgave, og visualisere, hvordan de har brugt tiden på daglig basis.

Groet gennemsigtighed og objektive data kan hjælpe dig med at vinde dine medarbejderes tillid. De vil ikke længere sætte spørgsmålstegn ved, om de andre arbejder lige så meget som dem, eller om lederne betaler dem mindre, end de fortjener.

En af de vigtigste fordele ved timesheets og årsagen til deres udbredte brug er, at de giver alle medarbejdere mulighed for at arbejde lige mange timer.

For typiske 8-timers skemaer vil det være obligatorisk for alle medarbejdere at tilføje daglige timer, der matcher denne tærskel. Ideelt set vil alle arbejde i nøjagtig den samme tidsperiode som de andre teammedlemmer.

Firksomheder kan drage fordel, fordi ledere vil få et overblik over, hvor deres penge går hen, og hvordan de fordeler udgifterne. Som følge heraf kan de sænke omkostningerne eller holde op med at investere penge på områder, hvor det ikke giver økonomisk mening, og omdirigere disse midler til mere rentable aktiviteter.

Og videre til betydningen af tid for løn og regnskab. Hvis du bliver betalt på grundlag af fakturerbare timer, vil et timesheet være dit første bevis, som du kan fremvise for at retfærdiggøre din indtjening. Freelancere og timelønnede kan bruge disse timesheets til at sammenligne deres tidligere tidsregistreringer indbyrdes eller til at lave realistiske estimater for fremtidige projekter.

Digitale versus papirtimesheets

I forhold til papirtimesheets er du med cloud-baserede onlineværktøjer mindre tilbøjelig til at miste data.

Overdækker du dig selv med alle de papirer? De fleste af disse gemmer dine data sikkert på servere eller i skyen i mange år fremover og kan endda gøre det nemmere at søge i alt rodet.

Getro det eller ej, men nogle virksomheder bruger stadig papirbaserede timesheets. Det skyldes, at fysiske timesheets har deres fordele som at spare omkostninger og holde hele processen enkel.

Men ulemperne er, at medarbejderne sandsynligvis mister disse timesedler og dermed ender med ikke at have noget bevis for deres arbejde at vise deres overordnede. Desuden er det meget sværere at søge i arkiverede timesheets end gennem en software. Sidstnævnte sorterer alle dokumenter efter dine præferencer, så du hurtigere kan finde frem til det, du har brug for.

Parring af elektroniske timesheets med avancerede projektstyrings- eller faktureringsværktøjer kan lette ledernes arbejde. Disse gør arkivering, rapportering og fakturering nemmere gennem automatiserede værktøjer og processer.

Online timesheets giver dig også mulighed for at se dine medarbejderes timer i realtid uden at skulle vente på, at papirdokumenterne skal gå gennem HR-afdelingen, indtil de endelig når frem til dig. På den måde skærer du en masse af den unødvendige tid, der går til spilde, når de går fra den ene afdeling til den anden.

Den vigtigste fordel ved digitale timesedler er, at de normalt leveres med en time tracking-løsning. Dette giver medarbejderne mulighed for at overvåge de nøjagtige timer, de bruger på specifikke opgaver eller projekter, hvilket gør hele tidsregistreringsprocessen nemmere.

Nogle værktøjer omdanner automatisk dine arbejdstimer til timesedler og rapporter. Dette vil hjælpe dig med at spare tid på organisatoriske opgaver og dedikere mere opmærksomhed til det, der er vigtigt for dit projekt i det lange løb.

Sådan vil de bedste tidsregistreringsværktøjer straks tilføje de tidsregistreringer, der er sporet med deres stopur, til dit timeseddel. Hvis du er bange for, at du glemmer at starte og stoppe tidsuret, kan du tilføje tid manuelt eller i bulk. Disse to tidsregistreringsløsninger er dog ikke så præcise, når det gælder estimering af udførte timer, som det er at spore tiden i realtid ved hjælp af et stopur.

Det afhænger af, hvor villig du er til at investere i et digitalt system, eller om du bare ønsker at holde dig til den klassiske papirbaserede proces. Tag hensyn til dit teams behov og de eksisterende HR-systemer. For at få nøjagtige resultater skal du teste begge muligheder i en måned for at se, hvilken løsning der passer til din organisation.

Overvej, om du ønsker et simpelt timeseddel, der hjælper dig med at beregne lønninger, eller en komplet løsning til at registrere og overvåge din tid. Før du implementerer en af disse, skal du overveje, om du vil bruge den internt eller til at sende timesedler til dine kunder.

Dine teamets egenskaber er også vigtige. Nogle af dine medarbejdere kan arbejde eksternt. At være uden for kontoret betyder, at de ikke får så let adgang til dine papirer. Hvis du ikke bruger virtuelle timesheets, skal du sende dem via post eller finde på en separat løsning til disse medarbejdere.

På den anden side, hvis dit team er lille, har du måske ikke engang brug for en løsning med mange funktioner. Et simpelt værktøj kan klare opgaven for dig. Men når din virksomhed vokser, bliver du nødt til at genoverveje brugen af timesheets og andre værktøjer. Disse vil hjælpe dig med at arbejde mere effektivt og klare den øgede arbejdsbyrde.

Hvordan fungerer et timesheet?

Firksomhederne beder medarbejderne om at bruge timesheets til at overvåge den tid, de bruger på og uden for arbejdet. Arbejdsgiverne kan godkende timesheets eller bede om beviser for at se, om en arbejdstager har brugt den ekstra tid produktivt.

Hele proceduren er meget enkel. Medarbejderne tilføjer deres nøjagtige arbejdstid, pauser eller feriedage i henhold til hver dag i ugen. Dataene sendes derefter til HR-cheferne eller registreres i systemet, hvis der er tale om softwareværktøjer. Endelig tilføjes de til arkivet eller modtager godkendelse fra medarbejdernes ledere, før de gemmes.

De fleste virksomheder vil fortælle dig præcis, hvornår og hvordan du skal udfylde dit timesheet. Til dette formål opretter de timesheet-politikker. Disse dokumenter indeholder de oplysninger, du har brug for, herunder hvilket værktøj du skal bruge, hvordan din tid kontrolleres, og hvornår du skal sende timesedlerne. Din virksomhed ønsker f.eks. måske, at du skal udfylde dit timesheet i slutningen af hver dag eller i slutningen af en hel arbejdsuge.

Den pligt til at tilføje arbejdstid regelmæssigt øger ansvarligheden i arbejdet. Medarbejderne vil være dem, der er ansvarlige for at tilføje og overvåge deres egen tid. Dette forhindrer folk i at spilde tid, da du kan bede dem om at bekræfte det arbejde, de hævder at have udført. På den måde vil de være mindre tilbøjelige til at spilde tid på ikke-produktive aktiviteter.

Sådan kan et medlem af et digitalt markedsføringsteam se ud på sit ugentlige timesheet:

I vores eksempel arbejder teammedlemmet på både kort- og langsigtede opgaver fra tre forskellige projekter. Vi har taget det klassiske tilfælde med en almindelig 9 til 6 arbejdsdag med en times pause. Bemærk, hvordan nogle dage er dedikeret til et enkelt projekt, mens aktiviteterne i løbet af de andre dage er fordelt efter prioritet eller kundekrav.

Jeg ved nu, hvad timesheets er, og hvordan jeg kan drage fordel af dem, men hvornår skal jeg bruge dem?

Hvis du ikke er sikker på, hvor ofte du skal bruge et timesheet, så tænk over din virksomheds behov. Normalt bruger organisationer timesedler til lønregistrering. Det betyder, at de faktisk kun har brug for timesheetet en gang om måneden. Men medarbejderne ville ikke være i stand til at huske, hvad de har lavet hver dag, når der er gået så lang tid. Af denne grund er der groft sagt fem typer timesheets, som du kan vælge imellem:

• Daglige timesheets – medarbejderne logger deres tid i begyndelsen og slutningen af hver arbejdsdag
• Ugentlige timesheets – medarbejderne logger deres tid for alle fem arbejdsdage i slutningen af hver uge
• Ugentlige timesheets – medarbejderne sender deres arbejdstimer hver anden uge på en bestemt dag
• Månedlige timesheets – medarbejderne sender deres timesheets hver måned på en dato, du har valgt
• Halvårlige-månedlige timesheets – medarbejderne kan sende deres timesheets to gange om måneden

Hvis du er tøvende med at indføre timesheets i din organisation, så husk, at det ikke behøver at være kompliceret at bruge dem. Online-apps gør det endnu nemmere at tilføje arbejdstid, hvis deres brugerflade er enkel, og de leveres med instruktionsguider eller videoer. Det burde ikke være svært at skifte fra papirbaserede timesheets til virtuelle timesheets, hvis du afprøver alle de værktøjer, der passer til dine behov.

Fandt du denne artikel nyttig? Spred gerne viden og del den med dine holdkammerater og følgere.