En guide til prioriteringsmatrixen for små virksomheder

Projektlederens ansvarsområder har mange former: fremme af ændringsstyring, formidling af opdateringer, proceskortlægning, styring af interessenter, projektintegrationsstyring – listen kan fortsætte.

Og så er der prioriteringen af opgaver og projekter – en vigtig ledelseskompetence, da organisatoriske prioriteter ofte ændrer sig som reaktion på ændrede kundeforventninger, markedsskift og andre faktorer. Desuden er projektressourcerne, uanset projektets størrelse eller type, næsten altid knappe.

G heldigvis findes der et værktøj, som både enkeltpersoner og teams kan bruge til at strømline processen med at vælge, hvilke projekter der skal fokuseres på – prioriteringsmatrixen.

Oversigt: Hvad er en prioriteringsmatrix?

Værktøjer er afgørende for projektsucces. Projektstyringssoftware til teamsamarbejde og et Gantt- eller burndown-diagram til at holde projekterne i gang efter tidsplanen er blot nogle få eksempler. En prioriteringsmatrix er et andet eksempel. Det er et værktøj til forretningsanalyse, der ved hjælp af specifikke kriterier giver enkeltpersoner og projektteams mulighed for objektivt at sammenligne valgmuligheder og dermed bestemme:

• Hvilke projekter der er presserende og kritiske
• Hvilke der bringer mest værdi til organisationen
• Hvilke der har de bedste chancer for succes

Alle, lige fra enkeltmandsteams til store virksomheder, kan bruge projektprioriteringsmatrixen til enhver opgave eller ethvert projekt, uanset om det er enkelt eller kompliceret. Når den bruges korrekt, er den en troværdig teknik til konflikthåndtering og -løsning og giver en mere effektiv måde at udvælge de projekter, som teams skal fokusere på.

Der findes flere typer prioriteringsmatricer, herunder:

2×2-matrix

Denne enkle skabelon til prioriteringsmatricer, der også er kendt som Eisenhower-matrixen, indeholder to akser og fire kvadranter, som illustreret nedenfor. X-aksen (den vandrette akse) repræsenterer vigtighed, mens Y-aksen (den lodrette akse) repræsenterer vigtighed.

Den Eisenhower-matrix til prioritering indeholder fire kvadranter på to akser. Den hjælper enkeltpersoner og ledere med at afgøre, hvilke opgaver der er vigtige, presserende og nødvendige. Kilde: Appfluence.com

Når du placerer opgaver i deres respektive kvadranter, har du stort set allerede en idé om, hvad du skal prioritere:

• Quadrant 1 (vigtigt og presserende): Disse opgaver er vigtige og skal løses lige nu. Ideelt set ønsker du ikke at have noget i dette område. Eksempler er krisesituationer, nødsituationer og projekter med hårde deadlines.
• Quadrant 2 (vigtigt, men ikke presserende): Dette er de opgaver uden presserende deadlines, men som er afgørende for din succes. Husk dog, at hvis du ikke er forsigtig, kan opgaver i kvadrant 2 let finde vej til kvadrant 1, hvis du ikke er forsigtig. Eksempler herpå er forskning, projektplanlægning, procesudvikling osv.
• Kvadrant 3 (presserende, men ikke vigtig): Disse opgaver bidrager ikke til dine slutresultater, men bør stadig behandles med hastende karakter. Hvis og når det er muligt, skal du afvise eller uddelegere dem. Eksempler er at hjælpe nogen med at fuldføre en opgave, visse e-mails og telefonopkald og andre former for afbrydelser eller distraktioner.
• Quadrant 4 (ikke presserende og ikke vigtigt): Dette er dine typiske tidsspild, såsom at tage lange pauser, surfe på sociale medier eller surfe på internettet efter oplysninger, der ikke er relateret til den aktuelle opgave – i bund og grund alle former for udskydende aktiviteter.

Six Sigma-prioriteringsmatrix

Six Sigma-tilgangen handler om løbende procesforbedring, analyse af mangler og eliminering af spild. Som sådan er en Six Sigma-prioriteringsmatrix et uundværligt værktøj til at identificere kritiske problemer, der kræver øjeblikkelig opmærksomhed.

Six Sigma-prioriteringsmatricer sammenligner flere – mindst to – datasæt ved hjælp af vægtede kriterier. De er mere komplekse end 2×2 gittermatrixen og følger en mere grundig design- og anvendelsesproces.

Dette eksempel på en prioriteringsmatrix for årsag og virkning sammenligner flere datasæt. Kilde: CIToolkit.com

Hvornår skal du bruge en prioriteringsmatrix?

En prioriteringsmatrix bruges, når du ønsker at sammenligne valgmuligheder med det formål at rangordne mulighederne ud fra foruddefinerede udvælgelseskriterier.

For at prioritere projekter

Når du vil prioritere projekter, er ikke alle projekter lige gode. Projektledere og teams kæmper med et væld af begrænsninger for at levere aftalte leverancer ved projektets afslutning. For ikke at spilde dyrebar tid og ressourcer skal organisationer prioritere projekter, der giver den største fordel for organisationen og har de bedste chancer for succes med implementeringen.

For bedre at styre tiden

Hvis du føler, at den almindelige to-do-liste ikke længere er tilstrækkelig til din produktivitet, er prioriteringsmatrixen et alternativt værktøj til tidsstyring. Ved at bruge et simpelt prioriteringsdiagram (se 2×2 matrixfiguren ovenfor) kan du bestemme:

• Hvilke opgaver er kritiske og presserende, f.eks. projekter, der skal gennemføres i dag, og som bør gennemføres med det samme
• Hvilke opgaver du skal undgå eller bruge mindre end 5 % af din tid på, som f.eks. langvarige spil eller meningsløs internetbrowsing

For at fremme konsensus

Hvis du er marketingchef, og din afdeling har syv forskellige projekter, der konkurrerer om finansiering og opmærksomhed, har du brug for en faktabaseret, logisk proces til at afgøre, hvilke projekter du skal prioritere. Alt efter hvem du spørger, er prioriteterne forskellige. Den brandingansvarlige vil måske, forståeligt nok, have organisationens brandingstrategi prioriteret, mens den produktansvarlige måske vil have forskning og udvikling øverst på afdelingens prioriteringsliste.

Selv et simpelt prioriteringsskema kan hjælpe med konfliktløsning. Hvis det gøres rigtigt, giver det teams mulighed for at udglatte uenigheder og i sidste ende nå til enighed.

Sådan bruger du en prioriteringsmatrix

Så hvordan kommer du i gang med at bruge prioriteringsmatricer? Her er nogle generelle retningslinjer.

Stræk 1: Fastlæg dine kriterier

Alle projekter starter med et mål. Ethvert produkt, enhver tjeneste eller enhver løsning starter med et problem, som det har til formål at løse. Og enhver prioriteringsmatrix begynder med et sæt kriterier, som dine løsninger eller elementer skal vurderes i forhold til.

Tips til fastlæggelse af dine kriterier

• Dine kriterier skal stemme overens med projektets overordnede mål: Afhængigt af dine mål for forretningsudvikling eller arten af de muligheder, du vurderer, kan kriterierne omfatte indflydelsesmuligheder, problemets udbredelse og sandsynligheden for at forbedre undersøgelsesresultaterne. Tabellen nedenfor viser et eksempel, hvis du skulle beslutte, hvilke motivationsproblemer hos medarbejderne der skal undersøges.

I dette eksempel er emnerne til rangordning, “motivationsproblemer”, anført som rækkeemner i kolonne 1, mens hvert prioriteringskriterium overskriver hver efterfølgende kolonne. Kilde: Syque.com

• Fastsæt scoring værdier: Dine scoringsværdier vil danne grundlag for sammenligning eller rangordning. Der er ikke én måde at tildele scoringer på, så vælg den bedste model eller skala til dit mål.

Her er et andet eksempel på en prioriteringsmatrix fra Western Region Public Health Training Center. Læg mærke til den vurderingsskala, der anvendes i højre side. Kilde: YouTube

• Tildel en vægt til hvert kriterium: Hvert prioriteringskriteriums vigtighedsniveau er repræsenteret ved en kriterievægt. De fleste modeller fordeler et bestemt antal point mellem kriterierne – 100, som i eksemplet “motivationsproblemer” ovenfor – eller tildeler en numerisk værdi, som i eksemplet nedenfor.

Determiner kriterievægten og pointværdierne for din matrix. Kilde: Process.st

Stræk 2: Vurder dine elementer/løsninger

På dette tidspunkt er du klar til at begynde at vurdere dine muligheder.

Tips til vurdering af dine løsninger

• Vurder mulighederne sammen som et team i stedet for alene: Du ønsker, at vurderingen skal være relevant og objektiv. Du vil ikke have, at nogens fordomme favoriserer et yndlingsprojekt. Hvis det er muligt, skal du få to forskellige hold til at bedømme hver løsning og derefter beregne gennemsnittet.
• Saml folk, der forstår problemet: Inddrag fageksperter eller de personer, der har et indgående kendskab til situationen. Sørg også for at orientere dem om formålet med evalueringen og giv dem materiale som f.eks. virksomhedens politikker og strategiske planer, hvis det er relevant.

Stræk 3: Beregn de vægtede scorer

Når du har vurderet dine muligheder, kan du begynde at beregne de vægtede scorer for hver enkelt. Hvordan du beregner den vægtede score afhænger af den prioriteringsmatricetype, du har besluttet at bruge.

Tips til beregning af de vægtede scores

• Multiplicer hver options score med kriterievægten for at få den vægtede score: Når du er færdig, skal du lægge alle de vægtede scorer sammen for at få hver options kumulative score. Den mulighed med den højeste kumulative værdi har den højeste prioritet.

I dette eksempel har mulighed B, baseret på de kumulative scorer (se rækken “samlet score”), prioritet frem for mulighed A. Kilde: Process.st

• Hent den rå totalsum, derefter den relative decimalværdi: For at få den rå totalsum skal du addere decimalværdierne for hver række. Når det er gjort, beregnes den samlede totalsum. Divider derefter hver rækkes totalsum med den samlede totalsum for at få den relative decimalværdi. Jo højere den relative decimalværdi er, jo højere prioritet.

Baseret på valgmulighedernes relative decimalværdier har ernærings- og motionskurser i dette eksempel den højeste prioritet i dette diabetesforebyggelsesprojekt. Kilde: Trin 4: Sammenlign resultaterne

Og du ønsker igen, at evalueringen skal være objektiv og fri for fordomme, så det giver mening at sammenligne resultaterne med resten af holdet. På den måde kan eventuelle uenigheder diskuteres, indtil I når frem til en løsning, som alle er enige i.

Tips til sammenligning af resultater

• Sammenlign og konsolider resultaterne: Nu, hvor alle har vurderet mulighederne, er det tid til at kombinere resultaterne for at skabe en hovedliste over prioriteter.
• Diskuter og forhandle: Uenigheder er normale for teams, så vær forberedt på at foretage justeringer. Det er også god praksis at diskutere prioriteringsscorerne åbent for at fjerne enhver skjult dagsorden.

Fokuser på de rigtige projekter, og forvalt din tid bedre med de rigtige værktøjer

Hvad enten du arbejder alene eller med et team, er tid, penge og energi begrænsede ressourcer. Når der er tale om projektteams, er det afgørende, at projektlederen holder styr på de forskellige involverede projektstyringsprocesgrupper – i bund og grund projektets livscyklus – for at nå frem til projektets afslutning. Som sådan giver det mening at prioritere opgaver og projekter efter, hvilke opgaver og projekter der giver størst udbytte. En prioriteringsmatrix kan helt sikkert hjælpe i denne henseende.